מגזין הפתרונות של יזמקו

איך לקבל תוצאות איכותיות ממכונת הצילום - ארבע דרכים

צילום והדפסה הם אומנם טכנולוגיה שמשרדים רבים עושים בה שימוש על בסיס יומיומי, אך על מנת להשיג תוצאות איכותיות יש צורך לעתים קרובות בניסיונות רבים המייקרים את השימוש במדפסת. כל מי שחש אי פעם תסכול בעת השימוש במכונת הצילום – כדאי שיקרא את המאמר הבא.

בוחרים בסטנדרט ה-PDF הנכון

כמעט כל משרד נעזר בפורמט ה-PDF לצורך השלמה של עבודות הדפסה ושל עבודות צילום. אך אף על פי שמדובר בפורמט מוכר, לא כל עובד מודע לכל האפשרויות שהוא מציע. ה-PDF או portable document format, משמש משרדים רבים בעיקר משום שלאחר הפקתו לא ניתן להכניס בו שינויים בקלות רבה. את הקובץ עצמו ניתן לשמור בשמונה סטנדרטים שונים בהתאם לצורך. מלבד ה-PDF הרגיל שבו עושים שימוש בדרך כלל, קיימים למשל גם סטנדרטים המתאימים למי שעוסק בתחום ההנדסה (סטנדרט PDF/E ), סטנדרט המתאים למעצבים גרפיים (PDF/X), וסטנדרט המקל את הקריאה מתאים להפקת מסמכים לשימושם של בעלי מוגבלויות (PDF/UA). כדי לקבל את התוצאה הרצויה בעת ביצוע עבודות הדפסה וצילום, יש להקפיד לבחור בסטנדרט המתאים לשימוש.

אופן השמירה של הקובץ

איכות הצילום היא עניין שאין לזלזל בו, במיוחד כשמדובר בבית עסק המדפיס מסמכים ומכתבים המיועדים ללקוחות. במקרים רבים מתגלה כי המסמך המודפס אינו תואם את איכותו של המסמך שהופיע על צג המחשב; במקרים אלו, ייתכן בהחלט כי שמירת המסמך בוצעה שלא כשורה. על מנת להבטיח הדפסה איכותית, חשוב לשים לב ששומרים את המסמך בפורמט המתאים להדפסה. לשם כך יש לבחור בפורמט המתאים להדפסה ולא בפורמט המתאים לשימוש ברשת האינטרנט בלבד (נקרא גם Minimum Size).

מציאת מקור הבעיה

ישנם מקרים שבהם המכונה המשמשת את המשרד ידעה ימים טובים יותר ונדרשת מכונת צילום חדשה על מנת להשיג תוצאות איכותיות. יחד עם זאת, ישנם מצבים אחרים שבהם כל שנדרש הוא בחינה של המסמך המקורי. לפני שממהרים להאשים את מכונת הצילום או את המדפסת, כדאי לוודא כי הקובץ עצמו הוא תקין. ישנן מספר בעיות נפוצות שכדאי לשים לב אליהם. מסמכים רבים כוללים אימג'ים שונים ופונטים ייחודיים, אם המסמך לא הושלם ונשמר בידי איש מקצוע ייתכנו תקלות שונות שלעתים מתגלות רק לאחר ההדפסה. לעתים תוכנת המחשב שבה עושים שימוש היא שדורשת את השדרוג, וכדאי מדי פעם לבצע את העדכונים הנדרשים. כמובן, שכאשר נדרשת החלפה של מכונת הצילום או של המדפסת, מומלץ לטפל בנושא בהקדם, וניתן גם לבחור בהשכרת מכונות צילום אם לא מעוניינים להתחייב לדגם מסוים.

מציאת פתרונות מהירים

כל מי שמפעיל מכונת צילום או מדפסת על בסיס יומיומי, מכיר בוודאי את התקלות החוזרות על עצמן. מדובר כמובן במקרים שבהם הנייר נתקע במדפסת, במצבים שבהם מכונת הצילום אינה מזהה את הטונר, בדפים שיוצאים מהמכונה מקומטים, ובמקרים שבהם מופיעים כתמים שונים על גבי הדף המודפס. לעתים אכן מדובר במכונת צילום תקולה, אך לפעמים תקלות אלו נובעות מאופן השימוש, ועל כן מומלץ לשים לב לדברים הבאים; אם למשל הנייר נתקע במדפסת באופן קבוע או יוצא כשהוא מקומט, כדאי לבדוק האם גודלו של הדף מתאים למכונת הצילום והאם הוא מונח כראוי במגש של המכונה. סיבה נוספת לתקלות מסוג זה הוא הצטברות של אבק או חלקיקי נייר המקשים את משיכת הדף. על כן, חשוב מאוד להקפיד על ניקיונה של המדפסת, מנהג שעשוי גם למנוע את היווצרותם של כתמים שונים על הדף. ניקוי המכונה צריך לכלול גם את ניקיון הזכוכית של מכונת הצילום, כשיש להקפיד להשתמש בחומר ניקוי מתאים לשם כך.

בשורה התחתונה, תחזוקה ראויה של מכונת הצילום ותפעול נכון שלה יסייעו בהשגה של תוצאות הדפסה איכותיות הרבה יותר, ומדי פעם מומלץ לבצע בדיקה כללית של מכונות הצילום וההדפסה במשרד על מנת לוודא כי הן עונות על הצרכים ועל הדרישות של בית העסק.

 

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.