מגזין הפתרונות של יזמקו

הגורמים שיכולים להוביל להוזלת עלות הצילום שלכם

בין אם יש לכם מדפסת משולבת, מדפסת צבעונית חדשנית או דגם פשוט ופונקציונלי, דבר אחד משותף לכל בעלי העסקים באשר הם: אתם רוצים להפחית את עלויות הצילום למינימום, וליהנות מהתמורה הטובה ביותר להשקעתכם. גם כשמדובר באגורות בודדות לכל דף צילום, במצטבר החיסכון שלכם עשוי להגיע לעשרות ומאות שקלים בחודש. איך עושים זאת נכון? אילו צעדים תוכלו ליישם כבר היום כדי להוזיל את עלויות הצילום המשרדיות שלכם? לא משנה אם מדובר בארגון גדול או קטן, סטארט אפ בתחילת דרכו או עסק ותיק ולא משנה איזו מדפסת יש לכם, הנה כל מה שכדאי לדעת בדרך לחיסכון מבורך, שחשבון הבנק העסקי שלכם יודה לכם עליו.

  1. PDF ולא נייר

העצה הכי פשוטה ליישום דורשת מכם פשוט מעט יותר תשומת לב. לפני כל הדפסה בדקו: האם אתם באמת זקוקים למסמך הפיזי המודפס? אם לא, הניחו לו להישאר וירטואלי ואל תעבירו אותו למדפסת. כמה פשוט, ככה חסכוני.

כדי לשמור על מסמכים בצורה חכמה, שמרו כל מסמך חשוב כמסמך PDF (תוכלו לעשות זאת בקלות באמצעות שימוש בכפתורי "שמירה בשם" ו"שמור כ", ולאחר מכן בחירה באפשרות PDF). כך תוכלו לשמור את המסמך בפורמט המתאים לכם, לשמור אותו במחשב, להעלות לענן או להעביר במייל. בדרך זו תוכלו לשמור את המסמך לתיעוד ולשתף אותו בכל עת, מבלי להשתמש ולו בטיפת דיו אחת. מהר מאוד אתם עתידים לגלות שיש אינספור מסמכים שאפשר להסתדר בלעדי הדפסתם, מבטיחים!

  1. שחור ולבן

העלות להדפסה צבעונית יכולה להגיע – שימו לב לזה – עד פי 8 מהעלות המקבילה להדפסה בשחור לבן, והיא גם דורשת מהמדפסת שלכם שימוש בהרבה יותר אנרגיה. מדפיסים צבעוני, לעתים ללא כל צורך? במקום שברירת המחדל בהדפסה תהיה צבעונית, העבירו את מצב ברירת המחדל להדפסת שחור לבן וחסכו הוצאות באופן משמעותי.

  1. שני עמודים, גיליון אחד

לא תמיד זה אפשרי, אך כשכן – העדיפו תמיד להדפיס בגיליון נייר אחד שני עמודים, משני הצדדים. בייחוד כשמדובר במסמכים המיועדים לשימוש פנים ארגוני, אתם עתידים לגלות שאין צורך בהדפסה הנפרשת על פני דף שלם – והצעד הפשוט הזה יפחית את השימוש בנייר במשרד ב-50%!

  1. ביי ביי, שוליים

שנו את העדפות ההדפסה שלכם בתוכנת מייקרוסופט וורד בכל הנוגע לשוליים של הדף. ברירת המחדל שלכם, כפי שתגלו, היא 1.25 אינצ' – וכדאי לשנות את הגדרות השוליים ל-0.175 אינצ'. על פי מחקר שערכו ב- Penn State Green Destiny Council, הפעולה הפשוטה והמהירה הזו עשויה להפחית את השימוש בנייר ב-4.75%!

  1. תצוגה מקדימה לפני ההדפסה

השתמשו בתצוגה מקדימה לפני כל הדפסה וחפשו בעיות פרישה או שגיאות דפוס. אם תקדישו מספר שניות לפני כל הדפסה כדי לוודא שמה שאתם רואים בתצוגה המקדימה הוא אכן מה שאתם רוצים לראות על הנייר, תוכלו להימנע מהדפסות חוזרות ומיותרות. אם התמונה אינה מתאימה לרזולוציית ההדפסה, הקטינו את גודל התצוגה ל-80-90% כך שהטקסט יתאים לדף.

  1. זה כזה פשוט: הדפיסו רק מה שהכרחי

האם אתם מדפיסים מתוך דפי אינטרנט מקוונים? מכיוון שדפי רשת נגללים נפוצים כל כך ברשת בימים אלה, קל מאוד פשוט ללחוץ על הדפסה ולשלוח את המסמך אל מחוזות המדפסת הנוחים, למרות שכל מה שאתם צריכים זה רק קטע בודד מתוך המסמך. מה עושים? פשוט מתחילים לבדוק לפני שמדפיסים, מוודאים שבאמת זקוקים לכל המסמך או רק לחלקים ממנו ואם מדובר בקטע טקסט קצר או תמונה מסוימת, מדפיסים רק אותם.

  1. לא לוחצים פעמיים (או שלוש)

לחצתם על כפתור ההדפסה אך כלום לא קרה? רגע לפני שתתפתו ללחוץ עליו שוב, בדקו אם אין הודעות מערכת במסך המחשב שלכם הנוגעות לתקלות במדפסת. גם אם במחשב אין, בדקו את המדפסת עצמה. יכול להיות שתגלו שיש צורך להחליף את הנייר או את אחת ממחסניות הדיו. אם אתם לא רוצים לקבל תשעה עותקים של מסמך אחד ברגע שהבעיה מסתדרת – הטיפ הזה מומלץ בחום!

  1. מדפסת במצב שינה

כמו רוב המכשירים האלקטרוניים, גם מכונות צילום ומדפסות צורכות אנרגיה כשהן פועלות. אתם יכולים לחסוך את הבזבוז הזה בכך שתגדירו את המכשיר למצב שינה כשהוא לא בשימוש, למשל בשעות בהן המשרד סגור או במהלך סופי השבוע או חגים. 

  1. שקלו לעבור לפתרונות הדפסה מנוהלים

אם צרכי ההדפסה שלכם מרובים וההוצאות גדולות, ייתכן ותעדיפו לעבור לשירותי הדפסה מנוהלים. במסגרת שירות זה תוכלו ליהנות מדגמי מדפסת חדשניים ומתקדמים, וגם משירותי תחזוקה ושירות מלאים – בהתאם למסלול שתבחרו – מבלי להיקלע להוצאות שוטפות על שירותים אלה, או הוצאות נוספות על דיו ודפים.

  1. הדפסות אישיות? שקלו מחדש

אם העובדים שלכם עושים שימוש תכוף במדפסת לצרכים אישיים, שקלו לנטר את הפעילות הזו ולבדוק מהו היקף ההדפסות שהם מבצעים וכמה אתם משלמים מכיסכם על התענוג. יכול להיות שתגלו שמדובר בהוצאה זניחה מאוד ואין טעם לעורר רגשות שליליים במקום העבודה וייתכן ותגלו שניצול המדפסת לטובת הדפסת עבודת השורשים האחרונה של הבת של העובד המצטיין מתרחשת לעתים יותר תכופות מהנורמה – ואתם משקיעים בזה לא מעט הוצאות. אל תחששו להציף את הנושא, וכמובן שאין צורך להגביל לחלוטין את השימוש במדפסת לצרכים אישיים, אך כדאי לעורר אותו ולהעיר על כך במפגש הקרוב ולבקש להפחית את השימוש.

 

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.