מגזין הפתרונות של יזמקו

המדריך השלם לבחירת מדפסת לייזר למשרד

בחירה במדפסת משרדית היא אחת הבחירות החשובות שנעשות עם תכנון ואבזור המשרד, כאשר גם בעידן דיגיטלי טרם נעלם הצורך בהדפסה מהירה, נקיה ואיכותית, וחשוב לא פחות מכך, בעלויות דיו ותחזוקה משתלמות וכלכליות.

בין מגוון המדפסות והמכונות המשולבות המוצעות כיום בשוק, התחום המשרדי מעדיף בבירור מדפסות לייזר, דור מתקדם למדפסות הדיו המסורתיות הנשען על טכנולוגיית קרן הלייזר, מה שמספק לה יתרונות של מהירות, איכות הדפסה וחיסכון בעלויות.

לפני בחירת מדפסת לייזר משרדית כדאי לתת את הדעת על מספר פרמטרים חשובים העשויים להשפיע על הבחירה:

סוג המכשירניתן לרכוש כיום מדפסת לייזר מעולה שתתפקד כמדפסת בלבד, או לחילופין מגוון מכשירים משולבים בהם מדפסת, פקס ומכונת צילום מתפקדים במכשיר אחד. במידה וכל אלו נדרשים לצרכי המשרד ופעילותו הארגונית, מכשיר אחד יחסוך במקום פיזי ויספק מענה מעולה. החסרונות הם בתפעול המעט מורכב לעתים, כמו גם במקרה של תקלה שתשבית מספר פעולות ולא את פעולת ההדפסה בלבד.

היקף הדפסה צפוי – במפרט המוצע עם כל מדפסת לייזר הנמכרת כיום בשוק מפורט היקף ההדפסה אותו היא מסוגלת לספק. אין מדובר בנתון שולי, וחשוב להבין ולתכנן את צרכי ההדפסה של הארגון ולהתאים את הרכישה אליהם. על מנת להצליח לאמוד את היקף העבודה הצפוי למדפסת יש להעריך את כמות המשתמשים, כמות המסמכים היומית הממוצעת לה נדרש כל משתמש ולהכפיל ברמה החודשית. מדובר כמובן בנתון משוערך בלבד ויש לקחת ממנו טווח ביטחון על מנת להבטיח תפקוד רציף של המדפסת.

רזולוציה – הרזולוציה הוא הנתון המתייחס לאיכות וחדות ההדפסה. ככלל מדפסות לייזר מגיעות עם רזולוציה גבוהה ואיכות הדפסה מעולה, אולם גם פרמטר זה נבחן על פי אלמנטים של צורך. כאשר הצורך המשרדי הוא בהדפסת מסמכים כתובים כגון קבלות, הצעות מחיר ומכתבים בלבד, אין צורך להשקיע במדפסות לייזר בעלות חדות הדפסה ורזולוציה גבוהה במיוחד. כאשר הצורך הוא הדפסה של חומרים פרסומיים, הדפסות צבע, גרפים ומצגות, תמונות וכדומה כדאי להשקיע ברזולוציית ההדפסה, אשר מטבע הדברים מאמירה את מחיר המדפסת .

מהירות ההדפסה – מהירות הדפסת דפים סטנדרטיים במדפסת עומדת על 12-60 עמודים לדקה. בהדפסה של עמוד בודד הנתון נראה כחסר חשיבות, אולם הדפסת חוברות ומדריכים או הדפסה של חומרים מרובים הופכת את מהירות ההדפסה לשיקול. בעבודה משרדית בלבד הנתון עשוי להיות חסר חשיבות, אולם מדפסת המיועדת בין היתר לשרת לקוחות במקום, חייבת לספק מהירות תגובה שטומנת בחובה גם יעילות כלכלית בפינוי ושחרור העובדים והלקוחות.

שפות הגדרה – מדפסות לייזר ומדפסות משרדיות בכלל מגיעות כיום ככלל בשפה האנגלית, כאשר פיתוח תוכנה וחומרה גם יחד מאפשר ייצור של מדפסות הפועלות בתגובה לשפות מוגדרות שונות. מדפסת הכוללת מערכת הפעלה בעברית תהיה קלה יותר לתפעול, נוחה לעובדים וללקוחות ולטווח הארוך גם תכלול פחות תקלות שנובעות מחוסר היכרות והבנה של המשמשים בממשק העבודה. כמובן שכאשר מדובר במשרד המספק שירותים ו/או בעל עובדים דוברי שפה זרה (ערבית, איטלקית, רוסית ועוד) מוטב להתאים את שפת המדפסת למשתמשים.

הדפסה אלחוטית – אין סיבה לכבול את המשרד לכבלים ולחבר את המדפסת פיזית למחשב על מנת לקבל מענה. הדפסה באמצעות הרשת האלחוטית גם תאפשר את מיקום המדפסת בנוחות ללא תלות במיקום המחשב השולט בה, וגם תאפשר גישה ליותר משתמשים ומחשבים אל ממשק ההדפסה. החיסרון כמובן הוא שבמידה והאינטרנט האלחוטי אינו פעיל המדפסת לא תוכל לקבל פקודות הדפסה מן המחשבים. יחד עם זאת נקודת ההנחה כיום היא כי אינטרנט אלחוטי חזק ויציב חשוב למשרד לא פחות מחשמל, תאורה ומערכות בסיס אחרות.

זיכרון ותוכנה – המדפסת אמנם מוגדרת בתחום מוצרי החומרה, אולם לתוכנה המפעילה אותה ישנה משמעות גדולה בתפקודה. חשוב לבחור מדפסת בעלת זיכרון רחב שתוכל לקבל פקודות הדפסה רחבות לחומרים בהיקפים גדולים, כמו גם לזכור פקודות משתמשים ולהגיב אליהן, לעצור פקודות הדפסה שגויות ולהימנע מהדפסות מיותרות ומבזבזות. 

אחריות – בכל רכישת מוצר חשמלי ו/או אלקטרוני חשוב להבין מהו היקף האחריות הניתן למוצר. במקרה של מדפסת לייזר משרדית לא רק טווח האחריות חשוב לציון, כי אם ספק התמיכה, היקף התמיכה, עלויות נלוות במידה וקיימות, אפשרות לתמיכה טלפונית, טווח הגעת טכנאי וכל פרמטר שיבטיח תגובה מהירה ויעילות בשירות, במטרה שלא לפגוע בעבודה המשרדית השוטפת.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *