מגזין הפתרונות של יזמקו

דוחות סוף שנה בפתח- האם אתה יודע לחשב את הוצאות המיכון?

סוף השנה האזרחית הוא המועד האידאלי לביצוע סקירה של הוצאות המשרד השונות. לצד עלויות כגון שכר עובדים, תחזוקה וחשבונות, אסור לשכוח כמובן גם את הוצאות המיכון המשרדי. מכיוון שמדובר בהוצאה שוטפת המתפרסת על פני השנה כולה, לעתים נדמה כי הוצאות המיכון המשרדי זניחות יחסית ואינן מצריכות התייחסות מיוחדת. אלא שלרוב, כאשר בוחנים במדויק את הרכישות השונות שבוצעו לאורך השנה ואת מחירי התפעול, מתברר כי הוצאות המיכון המשרדי מצטברות לסכום מכובד בהחלט. לכן, כדי שתהיו מוכנים לקראת השנה הבאה וכדי להכין תקציב חסכוני וריאלי, בדקו שאתם יודעים לחשב היטב את הוצאות המיכון השנתיות של המשרד. איך עושים את זה? קראו במאמר הבא.

בניית תקציב הוצאות ההדפסה

בשלב הראשון, חשוב לאפיין את המצב הקיים ולהכין רשימה מסודרת של כל סעיפי ההוצאות השונים. לשם כך, כאשר מכינים סקירה של הוצאות המיכון המשרדי, שימו לב שאתם מתייחסים לנקודות הבאות: 

  • חומרי הדפסה – כולנו יודעים שרכישה של מיכון משרדי היא רק ההתחלה. העלות המרכזית של שירותי ההדפסה למשרד היא העלות השוטפת של החומרים השונים המשמשים את המדפסות. הכוונה היא בעיקר לטונר ולנייר שבהם משתמשים העובדים, אך ייתכנו גם הוצאות נוספות. אם למשל אתם נוהגים להדפיס מדבקות או מעטפות לצורך שליחת מסמכים ללקוחות, חשוב לקחת גם הוצאות אלו בחשבון.
  • רכישות – התחום של מיכון משרדי מתחדש כל העת ומציע פתרונות מתקדמים יותר ויותר בהתאם לצרכים של הלקוחות. לדוגמה, אם בעבר במשרד היה גם סורק, גם מכונת פקס וגם מדפסת, הרי היום יש בכל משרד מדפסת משולבת המאפשרת לבצע את כל הפעולות במקום אחד. לכן, כאשר מתכננים תקציב יש להתייחס גם לסעיף של חידוש המיכון העומד לרשות העובדים. כמובן שבמקרה זה יש לנהוג בזהירות יתרה ולחדש את המיכון המשרדי רק כאשר מתעורר צורך אמיתי בפתרון הדפסה עדכני ויעיל יותר.
  • תחזוקה קבועה – כמו כל מכשור חשמלי, גם מיכון משרדי מחייב מפעם לפעם ביצוע של עבודות תחזוקה. כדי שמכונות ההדפסה והצילום יפעלו כראוי יש להסיר אבק מהמכונות, לנקות את המרכיבים שלהן, ולוודא כי החלקים השונים פועלים כשורה. אם המשרד נעזר בספק מיכון משרדי, ייתכן כי שירותי התחזוקה יינתנו כחלק מחבילת השירות הכוללת, אך אם אין זה המקרה, חשוב מאוד לשכלל את סעיף התחזוקה בתוך התקציב הכללי.
  • תיקונים – אומנם היום נהוג לומר כי עדיף לרכוש מכשיר חדש מאשר לתקן אותו, אך הגישה הזאת לא תמיד מוכיחה את עצמה. כל מכשיר, בין אם הוא ישן ובין אם הוא חדש עלול להתקלקל, ובמרבית המקרים מדובר בתיקון קטן שאינו מצדיק רכישה של מכשיר חדש. עם זאת, חשוב כי תקציב המיכון המשרדי יתחשב גם בסעיף זה וישקלל אותו במסגרת החישוב הכללי.

ניהול יעיל יותר

בסיום שלב הסקירה הראשוני שתואר לעיל, כאשר יש בידיכם את התמונה המלאה, כדאי לחשוב איך אפשר לייעל את תהליך ההדפסה ולהפוך אותו לחסכוני יותר. לשם כך תוכלו להיעזר בקווים המנחים הבאים:

  • טיב חומרי הגלם: בדרך כלל ההמלצה היא לרכוש חומרי גלם איכותיים שיאפשרו ביצועים מיטביים, אך אין זה אומר שחובה לרכוש חומרי גלם יקרים שלא לצורך. לדוגמה, אם במשרד רוכשים ראשי דיו צבעוני או נייר באיכות גבוהה מאוד, כדאי לבדוק אם הוצאה זו אכן מוצדקת. אם הרוב המוחלט של עבודות ההדפסה הן לצורך שימוש פנימי, לא תמיד יהיה כדאי להשתמש במדפסות צבע ובדפים יקרים. בדרך כלל מדפסת משולבת איכותית המדפיסה בשחור-לבן תספק את כל צורכי המשרד ותאפשר התנהלות חסכונית ויעילה.
  • סקרי שוק: במסגרת בדיקת עלות חומרי ההדפסה, חשוב לבחון מה המחיר המשולם לספק נכון להיום, ולבדוק אם קיימות אפשרויות זולות יותר. את סקר השוק הזה מומלץ לבצע לפני רכישת מיכון משרדי חדש, ואז עליו לכלול גם בדיקה מקיפה של המפרטים הטכניים של המכונות. כך תוכלו לוודא כי המדפסת שבה אתם משתמשים אכן עונה על הדרישות שלכם, ובמידת הצורך תוכלו גם לבחור מדפסת שתתאים לצורכי המשרד באופן מדויק יותר. 
  • מכונות שאינן בשימוש: על מנת לנהל באופן יעיל את שירותי ההדפסה של המשרד, מומלץ לוודא כי בנמצא מכונות ישנות שאינן בשימוש. מכונות תקולות או מכונות שאינן מתפקדות כראוי תופסות מקום יקר ולפעמים מפריעות להתנהלות במשרד. מעבר לכך, ייתכן כי בשל הרגל שהשתרש, מחלקת הרכש דואגת להזמין טונר עבור המדפסת שאינה בשימוש וכך מתבזבזים משאבים יקרים. 

קביעת מטרות לעתיד

לצד ניהול חכם של משאבים קיימים ושל שירותי ההדפסה במשרד, תמיד מומלץ לקבוע מטרות חדשות ואתגרים לשיפור ההתנהלות בעתיד. שימו לב למשל להצעות הבאות:

  • חיפוש פתרונות הדפסה חסכוניים – בעבר רכישה של מדפסות הייתה האפשרות היחידה, אך כיום ידוע כי שירותי השכרת מדפסות יכולים להתאים לעסק הרבה יותר. כאשר משכירים מדפסת הרבה יותר קל להחליף אותה בחדשה בעת הצורך, כאשר מתעוררים צרכים חדשים. שכירת מדפסת יכולה להיות אידאלית גם כאשר יש צורך להשלים פרויקט זמני או כאשר מתעורר צורך מיוחד ומוגבל בזמן כגון – הדפסה בצבע.
  • צמצום היקף ההדפסה – אנחנו רגילים לקרוא מהדף ולכן נוטים לעיתים להדפיס מסמכים שלא לצורך. התכתבויות דוא"ל, מסמכים שונים, טבלאות אקסל – במרבית המקרים אין צורך  להדפיס אותם, במיוחד אם במשרד ישנם מסכים איכותיים המקלים את הקריאה. לכן, מומלץ לעודד את העובדים שלא להדפיס מסמכים לחינם, וכך לחסוך בכסף ולפעול בהתאם לגישה אקולוגית יותר.
  • הדפסה על שני הצדדים ושימוש חוזר בדפי טיוטה – דפים עולים כסף, אך לא פחות חשוב מזה – השימוש הבזבזני בהם פוגע בסביבה. לכן, כדאי להדריך את העובדים בדבר האפשרות להדפיס משני צידי הדף, ולעודד אותם להשתמש בדפים מודפסים ישנים כבדפי טיוטה.

לסיכום, כדי לדעת איך לתקצב את שירותי ההדפסה במשרד חשוב לבצע בדיקה מעמיקה וללקט את כל המידע הדרוש. סקירה זו תסייע לא רק בקביעת התקציב, אלא היא עשויה גם לעזור באיתור דרכי התייעלות וכך בצמצום עלויות התפעול של שירותי ההדפסה.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *