מגזין הפתרונות של יזמקו

5 הוצאות בחישוב עלויות הדפסה

מדפסת לייזר היא אחד הכלים המרכזיים בכל בית עסק, אך באופן מפתיע במשרדים רבים לא מתבצע מעקב אחר הוצאות השימוש בה. חלק גדול מהמנהלים פועלים כך משום שהם סבורים שמעקב אחר הוצאות ההדפסה הוא מיותר; "כמה כבר אפשר לחסוך?" הם שואלים את עצמם. התשובה – הרבה מאוד. להלן סקירה קצרה.

ציוד

הצעד הראשון בייעול עבודת ההדפסה במשרד היא ביצוע בדיקת מלאי מקיפה של הציוד הקיים. מנהלי המשרד צריכים לבדוק לא רק אילו מדפסות קיימות ברשותם, אלא גם כיצד הן מנוהלות. האם המדפסות הן רכושו של בית העסק או שמדובר בציוד המושכר על פי חוזה קבוע? במקרים שבהם קיימת חברה חיצונית המספקת מדפסות לעסקים, חשוב מאוד לבדוק מהם תנאי החוזה והאם יש באפשרות מנהלי העסק להשיג חוזה משופר. מעבר לכך, על המנהלים לוודא כי המדפסות עונות על צרכי העובדים, ועליהם לבנות תוכנית עתידית להמשך עבודת ההדפסה במשרד.

תחזוקה

כידוע, אחת מההוצאות המשמעותיות ביותר בכל הנוגע למדפסות הוא נושא התחזוק. הדבר נכון במיוחד כאשר מדובר במדפסת מרכזית במשרד המשמשת עובדים רבים. במשך הזמן מתבלים חלקים שונים, וישנם רכיבים הדורשים החלפה או תיקון. על מנת שהמדפסת תוכל לבצע את עבודתה, יש גם צורך לנקות אותה מדי פעם, ובמשרדים רבים שבהם לא קיים גורם אחראי לכך, הדבר לא מתבצע כלל. כדי לוודא שהמדפסת תאריך ימים חשוב מאוד שמנהלי העסק יבררו לעומק את נושא התחזוקה. האם הם נעזרים בחברה חיצונית האחראית לבדיקה תקופתית של המדפסת, האם יש מישהו במשרד הדואג לכך, או שמא ברגע שמדפסת מתקלקלת, היא למעשה יוצאת משימוש. גם בתחום זה ניתן להביא לחיסכון משמעותי בעלויות, ועל כן מומלץ שלא לזלזל בחשיבותה של בדיקה זו.

ניהול אספקה

גורם מרכזי נוסף המשפיע באופן משמעותי על עלויות ההדפסה הוא נושא האספקה. מדפסת כידוע מצריכה חומרים כגון טונרים ודפי הדפסה, והזמנתם של מצרכים אלו לא תמיד מתבצעת באופן חכם וחסכוני. במשרדים רבים מתבצעת הזמנת החומרים באמצעות אותו הספק ללא בחינה של עלויות וללא משא ומתן תקופתי. אין ספק כי נוח מאוד לעבוד עם ספק קבוע המכיר את צרכי המשרד, אך לעתים, בדיקה קצרה תעלה כי למעשה קיימים ספקים אחרים המציעים את אותו המוצר במחיר זול הרבה יותר. על כן, מומלץ לבצע בדיקה תקופתית שתבחן את עלויות החומרים בשוק ותשווה אותן למחירים שמשלם המשרד.

זמן פציעות

כל מדפסת משרדית מתקלקלת לפעמים, או פועלת שלא כשורה. דפים שנתפסים במכונה, טונר שאינו נקלט היטב במדפסת, פידר עליון שאינו עובד כראוי; כל אלו מעכבים את העבודה ופוגעים בפעילות המשרדית השוטפת. ברוב המקרים העובדים סופגים תקלות אלו, משחררים את הדף שנתפס במדפסת או עוברים להשתמש במדפסת אחרת מרוחקת יותר. כך מתבזבז אחד המשאבים החשובים ביותר של בית העסק – זמן. לכן, על מנת להפוך את פעולת המדפסת לאפקטיבית יותר, חשוב שמנהל המשרד יהיה מודע לבעיות ולתקלות שונות במדפסת כדי שניתן יהיה לבצע את התיקונים הנדרשים או להחליף את המדפסת.

לתקן או לקנות חדש?

שאלה זו מטרידה כמעט כל אחד המחזיק ברשותו מכשיר חשמלי שהתקלקל, ואין לה בהכרח תשובה אחת נכונה. במקרים רבים אכן ניתן לתקן את המדפסת בעלות זולה יחסית, אך במיוחד כשמדובר בדגם ישן בן כמה וכמה שנים, כדאי לשקול החלפה בדגם חדש יותר. אין מדובר רק בעלותו של התיקון; לעתים קרובות מדפסות ישנות צורכות כמות טונר גדולה הרבה יותר, וכך עלות ההדפסה בהן היא גבוהה הרבה יותר לעומת מדפסות חדשות וחסכוניות יותר. מלבד זאת, כיום קיימות מדפסות לייזר ומדפסות רב תכליתיות הכוללות פונקציות רבות כגון סריקה ושליחת פקסים, וגם הן עשויות לסייע בייעול עבודת המשרד. בסופו של דבר, על מנהלי העסק מוטלת האחריות ליצור תמונה מלאה של מצב המדפסות בבית העסק, להתייעץ עם אנשי מקצוע ולהחליט מהי דרך הפעולה הנכונה.

 

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *