מגזין הפתרונות של יזמקו

טיפים למנהלי OFFICE

מנהל משרד איכותי ומיומן הוא אחד הנכסים המרכזיים בכל בית עסק. משרד המנוהל כהלכה מאפשר לכל העובדים האחרים להשלים המטלות שלהם באופן יעיל ומהיר. אך גם מנהל המשרד המוצלח והטוב ביותר יכול להיעזר בטיפים הבאים.

לדאוג ל-כ-ו-ל-ם

על מנת שמשרד או עסק יתנהלו על מי מנוחות, נדרש שיתוף פעולה מלא בין כל חלקיו. כל עובד צריך לדעת היטב מהן הגדרות התפקיד שלו בארגון, מהי הדרך הטובה ביותר לביצוע המטלות שלו ולמי עליו לפנות כאשר הוא זקוק לעזרה. לעתים קרובות, במיוחד כאשר נקלט בארגון עובד חדש, האחריות למתן הכוונה וסיוע מצויה בידי מנהל המשרד. מנהל משרד המבצע את עבודתו כשורה מכיר את הגורמים השונים, דואג לצרכיהם ויודע כיצד לקשר בין העובדים השונים במשרד בעת הצורך. דאגה זו היא חשובה ביותר, שכן בזכותה חשים שאר העובדים כי ישנו גורם שניתן לפנות אליו ושיכול להגיש סיוע בעת הצורך. במקרים שבהם מנהל המשרד שם לב כי אינו יכול לתת את המענה המתאים לצורך של העובד, עליו לנסות לאתר את הגורם המתאים במקום העבודה ולעדכן אותו.  

עוד פעם נגמר הטונר?

גם כיום, כשחלק גדול מעבודת המשרד מתבצעת באמצעות המחשב, עדיין נעשה שימוש בכלי כתיבה ובמכונות הדפסה שונות. אחד מתפקידיו של מנהל המשרד הוא לבצע מעקב אחר הציוד המשרדי ולוודא כי לא קיימים חוסרים. תפעול תקין של מדפסת משרדית מחייב החלפה סדירה של הטונר, מעקב אחר אופן פעולתה התקין וכמובן אספקה מתאימה של דפי הדפסה. מדפסת משולבת מצריכה התייחסות אף יותר מדוקדקת; מדפסת מסוג זה מאפשרת לא רק הדפסה של חומרים שונים, אלא אף שירותי סריקה ושליחה של פקס. פונקציות אלו הופכות אותו לאחד מכלי העבודה המרכזיים העומדים לרשות עובדי המשרד. במידה שאחת הפעולות הללו אינה מתפקדת, צריך מנהל המשרד לנסות לאתר את המקור לבעיה ובעת הצורך להזמין איש מקצוע. אם מנהל המשרד מבחין בכך שמכונות צילום ומדפסות במשרד אינן מתפקדות עוד כשורה, וכי הן מעכבות את העבודה השוטפת, עליו להתריע בפני הגורם הרלוונטי במשרד. 

סדר ויעילות

אחד מתנאי הבסיס להתנהלות תקינה ויעילה במשרד הוא שמירה על סדר. לשם כך נדרשים כל עובדי המשרד להכיר היטב את נוהלי העבודה, לדעת אילו משימות נמצאות בראש סדר העדיפויות ולשתף פעולה זה עם זה. במקרים רבים, מנהל המשרד הוא המסייע להם בכל פונקציות אלו; מנהל המשרד יכול לדעת לעתים קרובות מהו סדר היום הצפוי, אילו מטלות זוכות לקדימות, ואיזה גורם מקצועי במשרד זמין לסיוע בעת הצורך. על כן, עליו להקפיד על ניהול יעיל ומסודר של סדר היום, ולוודא כי לא חומק ממנו פרט זה או אחר. אם בעבר עמדו לרשות מנהל המשרד כלי ניהול מוגבלים, כגון לוח שנה או לוח האאוטלוק הסטנדרטי, הרי שכיום קיימות תוכנות שונות המאפשרות לבצע מעקב יעיל ומסודר אחר השלמתן של משימות שונות. מנהל משרד מיומן ידע לאפיין מהם הצרכים שלו עצמו, ויפעל באופן עצמאי לאתר פתרונות ניהול שיסייעו לו בעבודתו.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.