מגזין הפתרונות של יזמקו

כמה מיקור חוץ למיכון משרדי יחסוך לכם?

אין ספק כי גם כיום, כאשר רוב התכתובת העסקית מבוצעת באמצעות הדוא"ל, עדיין ישנו צורך במדפסות משרדיות. מדפסות ומכונות צילום משמשות להדפסה של מסמכים חשובים, חוזים ולעתים אף עלונים שיווקיים ועלוני מידע אחרים. עלותן של כל עבודות הדפסה אלו עשויה להיות משמעותית, ועל כן יש לבחור מדפסות ומכונות צילום המאפשרות עבודה חסכונית ויעילה. אך בניגוד לדעה רווחת, אין משמעות הדבר כי חובה בהכרח לרכוש מכונות אלו. כיום ישנה דרך נוספת, מיקור חוץ, ובאמצעותה ניתן להוזיל משמעותית את עלויות ההדפסה ולהפוך את התהליך כולו לפשוט הרבה יותר.

לפני הכול – מיפוי המצב הקיים

בכל משרד מגיעה העת לחדש את צי המדפסות המשמשות את בית העסק; במצבים מסוג זה מגלה מנהל העסק כי מדפסות רבות אינן פועלות כלל, אחרות פועלות לסירוגין, ומדפסות נוספות מחייבות הפעלה מחדש אחרי כל הדפסה. אך רגע לפני שממהרים לבחור מדפסות חדשות למשרד, חשוב קודם כל לאפיין את מצב המלאי הקיים בעסק. במקרים רבים אכן מתגלה כי קיימות מדפסות רבות שאינן יעילות כלל, ואילו מדפסות אחרות צורכות כמות רבה מאוד של טונר ועל כן השימוש בהן אינו חסכוני ועלותו גבוהה. לעומת זאת, לעתים לאחר בדיקה מקיפה של המלאי הקיים מתברר כי המדפסות הקיימות כלל אינן עונות על הצרכים של בית העסק, וכי רוב עבודות ההדפסה מבוצעות על ידי גורם חיצוני תמורת תשלום גבוה. על כן, לפני שממהרים לרכוש מדפסות חדשות למשרד חשוב למפות היטב את הצרכים של בית העסק ואת הדרישות שבהן המדפסות צריכות לעמוד.

בחירת הדגם המתאים

כאמור, לפני שבוחרים את הדגמים המבוקשים יש להגדיר מהן עבודות ההדפסה הצפויות במשרד, ומהו התקציב העומד לרשות מנהל העסק. בשלב הזה חשוב לבדוק האם המשרד נזקק לשירותיה של מדפסת לייזר הכוללת אפשרות של הדפסה צבעונית, או שניתן להסתפק בהדפסה בשחור-לבן. חשוב לשים לב כי לרוב, מדפסות הכוללות אפשרות של הדפסה בצבע יהיו יקרות יותר, וגם מחסניות הדיו שלהן יהיו כרוכות בעלויות גבוהות בהרבה. עניין נוסף שחשוב לבדוק לפני בחירת הדגם, הוא האם נדרש מן המדפסת למלא פונקציות נוספות. כיום ניתן למשל למצוא מדפסת משולבת, שמלבד אפשרויות הדפסה כוללות גם פעולות כגון שליחת פקס, סריקת מסמכים וסריקה ישירות לדוא"ל. בחירה במדפסות מסוג זה עשויה לחסוך את הצורך ברכישה של מכשור נפרד כגון סורק מסמכים ופקס, וכך לחסוך במקום ובעלויות. בסיום הגדרת הצרכים של עובדי המשרד, ניתן להתחיל בתהליך בחירת המדפסות, ולשם כך מומלץ להתייעץ עם איש מקצוע שיוכל לסייע בבחירת המדפסת בעלת המפרט הטכני המתאים.

מיקור חוץ

גם כאשר אין ספק כי יש צורך בחידוש מלאי המדפסות המשרד, חשוב לדעת כי מלבד רכישה, ישנה אפשרות אחרת. כיום, ניתן לבחור בשירות מיקור חוץ וכך לשכור למעשה את המדפסת במקום לרכוש אותה במחיר מלא. לאפשרות פעולה זו יתרונות רבים; ראשית, חידוש המדפסות מתבצע בקלות ותוך ייעוץ המותאם לבית העסק; שנית, כאשר נדרשת מדפסת חדשה, אין צורך לעסוק במציאת דרכים ידידותיות לסביבה להשלכת המדפסת. במקרים רבים מיקור החוץ כולל גם ליווי צמוד ושירותי תיקון ותחזוקה, וכך ניתן לרכז את כל הטיפול בצי המדפסות אצל ספק אחד. בסיכומו של דבר, מיקור חוץ עשוי להיות פתרון מצוין, במיוחד עבור עסקים שבהם יש צורך במדפסות איכותיות המותאמות לצרכים של עובדי המשרד. בעזרת מיקור חוץ ניתן לחסוך את עלויות הרכישה של מדפסת חדשה ולעתים אף חלק מעלויות התחזוקה שעלולות להיות יקרות מאוד.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.