מגזין הפתרונות של יזמקו

מה עליך לדעת על תוכנת ניהול הדפסה

אנחנו חיים אומנם בעולם דיגטלי, אך חלק ניכר מהפעילות העסקית מתבסס עדיין על מסמכים מודפסים. חוזים שונים, עלוני פרסום, חוברות הדרכה, מכתבים וחשבוניות – את כל אלו נדרש בית העסק להדפיס, ומכאן החשיבות הרבה שיש לניהול המדפסות בבית העסק. על מנת שניתן יהיה לבנות צי מדפסות יעיל ומתקדם, יש לוודא כי בידי בית העסק תוכנת ניהול הדפסה המתאימה לצרכיו. 

מהי תוכנת ניהול הדפסה

יותר ויותר אנשים מכירים היום בצורך לנהל בצורה חכמה את משאב מכונות ההדפסה העומד לרשותם; לא בכדי רבים חותמים את מכתבי הדוא"ל שלהם בכיתוב המודה לנמען על כך שאינו מדפיס את המכתב. ואכן, עלויות הנייר והטונר, כמו גם הדאגה לסביבה, מדגישים עד כמה חשוב לנהל היטב את צי המדפסות של המשרד. תוכנה לניהול הדפסה מאפשרת איסוף אפקטיבי של מידע מכל מחלקה במשרד, כך שניתן להרכיב תמונה מלאה באשר לאופן השימוש במדפסת על ידי עובדי המשרד. התוכנה גם תומכת באפשרות ללקט את המידע בעבור כל משתמש בנפרד, וכך לנהל באופן מיטבי את פונקציות ההדפסה של העסק. תוכנת הדפסה כוללת גם מאפיינים חשובים אחרים כגון הדפסה מאובטחת, המאפשרת להשלים את עבודת ההדפסה רק לאחר הקשה של קוד סודי או שימוש בכרטיס אישי.

הגדרת צרכי המשרד

לפני שרוכשים מדפסות לייזר למשרד, ולפני ששוקלים להתחדש במדפסות משולבות למשרד, כדאי מאוד לבצע הגדרת צרכים ברורה שתבטיח כי נבחרו הדגמים שישרתו את עובדים המשרד כראוי. מדפסת לייזר מתאימה לדוגמה עבור מי שנזקק לשירותי הדפסה בלבד, ואפשר למשל למקם אותה בעמדת קבלה של לקוחות, שעבורם יש להדפיס מסמכים שונים. אך לעתים קרובות עובדי המשרד נדרשים להשלמה של משימות אדמיניסטרטיביות נוספות, ולשם כך יש צורך במדפסת משולבת שהמפרט שלה כולל גם אפשרות לשליחת פקסים ולסריקה של מסמכים. על הגדרת הצרכים להתבצע גם כאשר בוחרים בתוכנת ניהול ההדפסה. בעלי עסק רבים מבקשים למשל לעקוב אחר דפוס השימוש במדפסת על מנת לוודא כי במשרד קיימת כמות נאותה של טונרים. בעל העסק צריך גם לברר האם יש לו צורך בהדפסה מאובטחת המאפשרת לשמור על אבטחת ההדפסה גם במשרדים שבהם יש מדפסת אחת בלבד.

הטמעת תוכנת ניהול ההדפסה

מנהלי עסק שאינם בטוחים איזו תוכנה לניהול הדפסה תתאים להם, כדאי שיוועצו לפני הרכישה עם מומחים בתחום. על מנת לעשות את הבחירה בתוכנה הנכונה חשוב לאפיין היטב את הצרכים הייחודיים לבית העסק, להבין מהן הנקודות שיש לחזק בכל הנוגע לתהליך ההדפסה, וכיצד יכולה התוכנה לסייע בהוזלת העלויות ובהגברת הפרודוקטיביות של בית העסק. התייעצות עם גורם מומחה תסייע להעריך באופן מדויק ומלא את המצב הקיים, לבנות תמונה מלאה באשר לסטטוס של המדפסות הקיימות, וכך להרכיב צי מדפסות משופר ויעיל יותר. ניתן להיעזר במומחים גם בעת הטמעת התוכנה בבית העסק ובעת הדרכת העובדים באשר לאופן השימוש בה. בכל מקרה, אם עבר זמן מה מאז שמצב המדפסות במשרד נבדק – הרי שככל הנראה הגיעה העת לטפל בנושא זה.  

 

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.