מגזין הפתרונות של יזמקו

האם מיקור חוץ למיכון משרדי מתאים למשרדים קטנים?

בעלי עסקים קטנים ובינוניים מתמודדים לא פעם עם אתגרים לוגיסטיים מורכבים. לרוב, בבתי עסק גדולים ישנן מחלקות רבות שלכל אחת מהן תחום האחריות שלה. לעומת זאת, בעל עסק קטן נאלץ בדרך כלל להוביל בכוחות עצמו את כל מערך השירותים של העסק, וכן – גם לנהל את תחום המיכון המשרדי. במקרה זה, בעל העסק נדרש לעיתים לפעול תחת עומס עבודה גבוה, וכך קידום העסק ופיתוחו עלולים להתעכב בשל הצורך לטפל בענייני הלוגיסטיקה היום-יומיים. לכן, כיום מוצע פתרון חדש גם לבעלי עסקים קטנים – מיקור חוץ למיכון משרדי.

לפני הכל- מהו מיקור חוץ?

לפני שנדון בתחום המיכון המשרדי ובאפשרויות המתקדמות הקיימות היום, חשוב להבין מהו בדיוק מיקור חוץ וכיצד הוא יכול לסייע לבעל העסק בשגרת היום-יום. בקצרה – מיקור חוץ, או אאוטסורסינג, משמעותו פנייה לגורם חיצוני לבית העסק לצורך השלמתה של משימה ספציפית או לשם רכישתו של מוצר או שירות מסוימים. לשיטת פעולה זו יתרונות רבים, וביניהם:

  • פונים למומחים: לכל עסק תחום המומחיות שלו. אלא שלעיתים קרובות, כדי לספק את צורכי הלקוחות שלנו, אנו נדרשים למוצר או לשירות שיאפשרו לנו לנהל כהלכה את המשרד ולהעניק ללקוחות שלנו את השירות שאותו הזמינו. אם לדוגמה נצטרך לרכוש מכונות צילום או מדפסת משולבת, נוכל כמובן לעשות סקר שוק מקיף, לחקור את הנושא ולמצוא את הדגמים המתאימים לנו. תהליך זה עשוי לגזול זמן רב, ובסופו ייתכן שבכל זאת לא נאתר את הדגם המתאים לנו, וזאת בשל אי מומחיות בתחום. לכן, במקרים אלו, הפנייה למומחים יכולה לחסוך לנו משאבי זמן וכסף יקרים.
  • ניהול חסכוני: בכל בית עסק יש "גלים" של פעילות. יש תקופות עמוסות שבהן מספר העובדים במשרד גדל ויש חודשים "רגועים" יותר שבהם כמעט ולא נשתמש במיכון המשרדי. גם הצרכים שלנו עשויים להשתנות; ייתכן כי בתקופה מסוימת נצטרך מכונות צילום צבעוניות, אך בזמנים אחרים תספיק לנו מדפסת משולבת שחור-לבן. במקרים אלו, שירותים גמישים המותאמים לצרכים המשתנים שלנו יסייעו לנו להשיג חיסכון משמעותי בעלויות.
  • כל השירותים במקום אחד: כל מי שרכש אי-פעם מדפסת או מכונת צילום, יודע כי הרכישה הראשונית היא רק ההתחלה. כדי שימשיכו לפעול ביעילות, מכונות אלו דורשות תחזוקה סדירה, ולעיתים נדרש גם טכנאי לתיקון של תקלות שונות. מלבד זאת, ישנם מקרים שבהם עובדי המשרד צריכים סיוע בהפעלתה של פונקציה זו או אחרת במכונה, ולשם כך זקוקים להדרכה או לסיוע מרחוק של נציג שירות. מיקור חוץ עונה על כל הצרכים הללו במקום אחד, כאשר לרוב גם יעמדו לרשות הספק החלפים הנדרשים לביצוע תיקון מהיר.

מיכון משרדי – מה זה כולל בעצם?

כפי שניתן להבין, למיקור חוץ יתרונות רבים עבור העסק, בייחוד כאשר מדובר בעסק קטן שבעליו טרוד באין-ספור ענייני לוגיסטיקה וניהול. 

מיקור חוץ בתחום המיכון המשרדי יכול לכלול למשל את הפתרונות הבאים:

  • מכונות צילום ומדפסות: אומנם מספרים לנו שאנחנו חיים בעידן הדיגיטלי, אך בפועל, הצורך במדפסות ובמכונות צילום עדיין קיים. הדפסה של חוזים ארוכים, חוברות הדרכה, חומרי פרסום ומכתבים ללקוחות – כל אלו מחייבים אותנו להשתמש במכונת צילום או במדפסת העונה על הצרכים של העסק. חשוב לציין כי כיום כל העת יוצאים לשוק דגמים חדשים הכוללים מאפיינים מתקדמים יותר המאפשרים עבודה יעילה יותר. לכן, אין בהכרח צורך ברכישה של מדפסות או מכונות צילום, ויש אפשרות לבחור בשירות השכרת מכונות צילום ומדפסות. שירות זה זמין בדרך כלל גם במסגרת של שירותי מיקור חוץ, ובזכותו יכול בית העסק לפעול באופן חסכוני ובכל זאת להישאר מעודכן בטכנולוגיה האחרונה.
  • מכונות שתייה: שתייה חמה היא חלק משמעותי מכל חוויית אירוח. כאשר אנחנו מארחים במשרד לקוחות או מבקרים, חשוב לנו שהם ירגישו בבית, ולשם כך רצוי מאוד שנוכל להציע להם מגוון רחב של משקאות. עניין זה נכון במיוחד עבור עסקים קטנים המעוניינים ליצור אווירת "בוטיק" ומגע אישי. כדי לוודא שהלקוחות אכן זוכים לקבל אפשרויות בחירה עשירות, ניתן להיעזר במכונות שתייה מסוגים שונים. לצד ברי המים הסטנדרטים, הכוללים גם אפשרות למים חמים, ניתן היום למצוא מכונות קפה מתקדמות ופשוטות לתפעול, וגם מכונות שתייה רב תכליתיות לשתייה קרה וחמה מכל הסוגים. כדי לבחור במכונה המתאימה, כדאי כמובן להתייעץ עם שירות מיקור החוץ ולוודא כי המכונה מתאימה לממדי המיקום המיועד לה במשרד.
  • שירותי מחשוב: מלבד מכונות צילום, מדפסות ומכונות שתייה, מיקור חוץ יכול גם להציע שירותי מחשוב מתקדמים. שירות מעין זה נחוץ במיוחד בעסקים קטנים שבהם אין בנמצא מחלקת IT ייעודית האחראית לתשתית המחשוב של בית העסק. במקרים אלו, מיקור חוץ יכול לסייע לבעל העסק לבחור את הציוד המתאים עבורו, ולתת לו ליווי עסקי צמוד בכל תהליך בניית תשתית המחשוב והתקשורת. לצד שירות זה, ניתן להיעזר בשירותי מיקור חוץ גם לשם הקמת שירותי ענן בעסק, שיאפשרו לעובדים לבצע את מטלות היום-יום שלהם מכל אתר. שירותי מיקור חוץ יכולים גם להגיש תמיכה טכנית בעת הצורך וכך להבטיח את רציפות העבודה במקרה של תקלות.
  • אבטחת מידע: לכל בית עסק הסודות המסחריים שלו והמידע החסוי שהוא היה מעדיף לשמור לעצמו. מלבד זאת, קיים כמובן המידע ומאגרי הנתונים המשמשים את בית העסק באופן שגרתי. אובדן או דליפה של נתונים כגון פרטי קשר של לקוחות או מידע בדבר רכישות שנעשו עלול לפגוע משמעותית בניהולו התקין של העסק. לכן, כיום אחד משירותי מיקור החוץ ההכרחיים ביותר הן שירותי אבטחת מידע. שירותי אבטחת מידע מספקים כלים מקצועיים המאפשרים להגן על מאגרי המידע של העסק וכמובן לגבות אותם.

לסיכום, מיכון משרדי, הכולל מכונות צילום, מכונות שתייה ושירותי מחשוב, הוא כיום תנאי בסיסי לניהולו התקין של העסק. מכיוון שתחומים אלו מחייבים ידע מקצועי רב, עסקים קטנים יכולים להיעזר בשירותי מיקור חוץ לשם קבלת מענה על צורכי העסק.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *