מגזין הפתרונות של יזמקו

ענה על השאלות הללו לפני קניית מדפסת למשרד

גם כיום, שירותי הדפסה הם מצרך מבוקש בכל בית עסק ובכל משרד. מדפסות משרדיות משמשות לצורך הדפסת חוזים, קבלות וחשבונות ומסמכים נוספים. על כן, כאשר המדפסת משרדית מפסיקה לפעול כראוי, יש צורך לתקן אותה או להחליף אותה במדפסת חדשה. אך לפני שממהרים לבחור בדגם הרצוי, ולפני שרוכשים את המדפסת המבוקשת, חשוב שכל מנהל עסק ישאל את עצמו את השאלות הבאות.

צבעוני או שחור לבן?

על מנת שניתן יהיה לבחור בדגם שיענה על צורכי המשרד, חשוב להגדיר צרכים אלו במדויק. בשוק קיימים דגמים רבים של מדפסות, ועל כן חשוב קודם כל לבדוק האם לבית העסק נדרשת מכונה המדפיסה בצבע, או שניתן לבחור מדפסת המאפשרת הדפסה בשחור לבן בלבד. מדפסות צבע יהיו כמובן יקרות יותר, וגם עלות הדיו תהיה גבוהה יחסית, ועל כן, במידת האפשר מומלץ לבחור במדפסת שחור-לבן.

לייזר או הזרקת דיו?

בבחירת מכונת ההדפסה לבית העסק, חשוב לשים לב כי כיום ישנם שני סוגים עיקריים של מדפסות. את מדפסת הזרקת הדיו כמעט כולם מכירים והיא מתאימה בעיקר לצורך שימוש ביתי. היא אומנם זולה יחסית, אך את מחסניות הדיו שלה יש להחליף לעתים קרבות יותר, ועל כן הן אינן מקובלות כל כך לשימוש במגזר העסקי. לעומת זאת, מדפסת לייזר למשרד היא בדרך כלל הבחירה של רוב מנהלי העסק, בעיקר בשל עלות התפעול הנמוכה שלה. מדפסת מסוג זה נעזרת במחסניות של טונרים, ועלות ההדפסה של דף בודד שלה זולה הרבה יותר מהדפסה של אותו הדף במדפסת הזרקת דיו.

מהן הפונקציות הנדרשות?

הבחירה בדגם המתאים של מדפסת משרדית צריכה גם להיות תלויה בפונקציות המצופות מן המכונה. את המכונה הסטנדרטית ניתן לחבר למחשב ויש אפשרות להשתמש בה לעבודות הדפסה שוטפות, כמו הדפסת קבלות וחשבוניות ללקוח. אלא שלעתים קרובות נדרשים שירותי משרד נוספים; בין השאר ייתכן כי העובדים יצטרכו לשכפל מסמך כלשהו או לשלוח פקס לגורם חיצוני. לשם כך ניתן להיעזר במכונות רב תכליתיות הכוללות פונקציות של צילום, שליחת פקס וסריקה. כך ניתן למשל לסרוק מסמך ישירות לתיבת הדוא"ל של העובד ולשלוח אותו לגורם הרצוי.

דרישות נוספות

לאחר שבוחרים בפונקציות הנדרשות ובדרישות הבסיסיות מן המכונה, יש לשקול גם עניינים נוספים. בין שיקולים אלו, יש לשים לב למהירות פעילותה של מכונת ההדפסה. במשרד שבו יש צורך להשלים עבודות הדפסה רבות, או כאשר יש מכונה אחת משרתת מספר מחלקות, חשוב לבחור במכונה במהירות מרבית. הדפסה איטית מדי עלולה לגרום לעיכוב העבודה במשרד, או למקרים שבהם מסמכים מודפסים ונשכחים במכונה – העובד עשוי לשלוח מסמך להדפסה ולגשת למכונה רק מאוחר יותר מתוך הנחה שלמכונה "ייקח זמן" להשלים את העבודה. ייתכן גם שיהיה צורך בתכונות ייחודיות אחרות; ישנן למשל מכונות המסוגלות לבצע הידוק של הדפים לאחר ההדפסה, וכך ניתן לחסוך זמן עבודה יקר.

בשורה התחתונה, את המדפסת יש לבחור בהתאם לצרכים הספציפיים של בית העסק ובהתאם לפונקציות הנדרשות מן המכונה. על מנת לקבל החלטה מושכלת כדאי כמובן להתייעץ עם גורם מקצועי שיסייע לבצע בחירה מדויקת.

 

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *