מגזין הפתרונות של יזמקו

איך שירותי מיקור חוץ יחסכו לכם זמן משאבים?

עסקים בתחילת דרכם מתנהלים פעמים רבות באותו האופן; הארגון פועל באמצעות כוח אדם מצומצם, כאשר כל עובד ממלא לרוב כמה תפקידים. דרך פעולה זאת יכולה אולי להיות אפקטיבית כאשר מדובר בעסק קטן, אך כאשר העסק מתחיל לצמוח, לעיתים קרובות נדרש שינוי. במצב שבו עובד נאלץ לטפל בכמה נושאים, או לעסוק בתחומים שהוא אינו מומחה בהם, לא יהיה ניתן לממש את מלוא הפוטנציאל של העסק. לכן, אם בעל העסק נדרש לשירותים ספציפיים הדורשים ידע מקצועי מסוים, כדאי לשקול פנייה לחברת מיקור חוץ המתמחה בנושא.

מיקור חוץ לשירותי מחשוב

שירותי מחשוב הם דוגמה מצוינת לתחום שבו מומלץ להיעזר בחברת מיקור חוץ. לכאורה לא תתקשו למצוא בשוק מגוון רחב של פתרונות מחשוב, ובדרך כלל נדמה כי התפעול והתחזוקה הם פשוטים יחסית ואינם מצריכים ידע מקצועי מקיף. אך בפועל, דווקא בשל האפשרויות הרבות, קשיי התפעול והניהול של שירותי המחשוב מתרבים.

במקרים הבאים לדוגמה, מיקור חוץ יכול לחסוך לעסק זמן רב ומשאבים יקרים

  • גיבוי – כיום המוצרים המרכזיים שמציעה כל חברה הם מידע וזמן עבודה. במסגרת העבודה נוצרים דוחות, מצטברים נתונים ונאגר ידע מקצועי ומסחרי שבו תלויה הצלחתו של העסק. אובדן של מידע חשוב זה עלול לגרום נזק פיננסי לעסק, כאשר כל שעות העבודה שהושקעו בפיתוח מוצרים שונים ירד לטמיון. ניתן כמובן לסמוך על הגיבוי הסדיר שמבצעים העובדים או על גיבוי אוטומטי, אך כדי להבטיח שהגיבוי מבוצע כראוי ובאופן מלא, ניתן גם להיעזר בספק מיקור חוץ. 
  • ניהול סיכונים – תכנון יעיל חייב לקחת בחשבון את הסיכונים השונים למערכות המחשוב של העסק. בעל עסק שאינו מומחה בעניין זה יתקשה לבצע הערכת סיכונים מדויקת, וכך העסק לא יהיה מוכן למצבים של כשל או של קריסת תשתית. על כן, גם בתחום זה מומלץ להיעזר או לפחות להתייעץ עם ספק שירותי חוץ המתמחה בתחום. 
  • זמינות תמידית – כיום, כל חברה עושה שימוש בתשתית תקשורת פנימית המאפשרת לה לקיים את שגרת העבודה. את התשתית הזאת משלימה כמובן רשת האינטרנט שבאמצעותה ניתן לשמור על קצר רציף עם לקוחות ועם עמיתים העובדים מחוץ למשרד. אך כדי שתשתיות תקשורת אלו ימלאו את תפקידן נאמנה, עליהן להיות זמינות כל העת. ניתוק מרשת האינטרנט או תקלה ברשת התקשורת הפנימית של העסק עלולה לגרום לעיכוב משמעותי בעבודה ולנזק חמור לעסק. על כן, אם בבית העסק אין מחלקת IT מסודרת, מומלץ לפנות לספק שירותי חיצוני שיוכל לספק זמינות מלאה של תשתיות התקשורת. 
  • הקמה ותחזוקה של עמדות עבודה – עניין זה נראה פשוט לכאורה. פשוט מדי. בפועל, הקמת עמדת עבודה, התקנת תוכנות ואפילו הגדרת תיבת הדוא"ל של העובד הן מטלות שרצוי שיתבצעו בידי אנשי מקצוע. אם לדוגמה תיבת הדוא"ל הוגדרה לא נכון, ייתכן כי העובד לא יוכל לקבל או לשלוח הודעות ואולי אף לא תהיה לו אפשרות להשתמש בלוח השנה ולקבוע לו"ז יומי. מלבד זאת, מטלות מסוג זה גוזלות זמן יקר, ובדרך כלל ספק מקצועי יבצע אותן במהירות רבה יותר וביעילות רבה יותר.

מיקור חוץ למיכון משרדי

תחום המיכון המשרדי לא תמיד זוכה להתייחסות הרצינית המגיעה לו. מכיוון שכיום מחירה של מדפסת משולבת אינו גבוה בהכרח, לא תמיד בעל העסק מבצע את סקר השוק הנדרש לפני רכישה או שכירה של מדפסות. כך נוצר מצב שבו במשרד קיימות מכונות שכלל לא עונות על צורכי העובדים והן גורמות לעיכוב העבודה ולבזבוז זמן. במקרים אחרים, ייתכן כי למשל נבחרה מדפסת לייזר צבעונית שעלות התפעול שלה גבוהה מאוד, אך בפועל אין לעסק כל צורך בהדפסה בצבע. לכן, כדי לחסוך בעלויות כספיות וכדי לייעל את העבודה המשרדית, רצוי בהחלט להיעזר בשירותי מיקור חוץ, גם כאשר מדובר במיכון משרדי. 

שירותי מיקור חוץ מציעים כמה יתרונות מרכזיים:

  • התאמת תוכנית מיכון לצורכי העסק – לכל ארגון צרכים משלו. במקרים מסוימים מדפסת לייזר איכותית תספק את כל דרישות העובדים, ואילו במקרים אחרים, לצד מדפסת משרדית יהיה צורך גם בסורק או מכונת צילום . כדי לוודא כי דרישות העסק זוכות למענה הראוי, חברת מיקור החוץ תבצע בדיקה מקדימה ומקיפה של המצב הקיים בעסק ותאפיין את הצרכים שלו. בהמשך, חברת מיקור החוץ תתאים לעסק את תוכנית המיכון הנכונה עבורו ואף תציע פתרונות שאולי מנהל העסק לא חשב עליהם. לדוגמה – במקום לרכוש מדפסת, סורק ומכשיר פקס, ניתן לבחור מדפסת רב-תכליתית שתהיה גם זולה יותר וגם יעילה יותר.
  • תיקונים דחופים – לפי הכלל הידוע, מכשירים נוהגים להפסיק לעבוד דווקא ברגע שבו אנו זקוקים להם הכי הרבה. במצבים אלו צריכים למצוא בדחיפות שירותי טכנאי ולא תמיד ניתן לקבל מענה במסגרת הזמן הדרוש. אך אם עובדים עם ספק שירות קבוע, ניתן בדרך כלל לקבל שירות מהיר יותר ויעיל יותר, וההפרעה לשגרת העבודה תהיה מינימלית.
  • תחזוקה קבועה – כל מכונה, גם החדשה ביותר והמתקדמת ביותר, זקוקה לשירות תחזוקה סדיר. הסרת אבק מהרכיבים, ניקוי זכוכית הסריקה או ניקוי שאריות טונר – כל אלו הן פעולות שיש לבצע מעת לעת על מנת להבטיח את פעילותה התקינה של המכונה. לרוב, עובדי המשרד עמוסים מדי מכדי לטפל במטלות מסוג זה, או שחסרה להם המיומנות הטכנית לבצע אותן. לעומת זאת, ספק שירותי מיקור חוץ איכותי יכול לדאוג גם לעניין זה וכך לוודא כי המכונות ימשיכו לפעול כשורה.
  • חידוש קל של הציוד בעת הצורך – בכל משרד מגיע הרגע שבו יש צורך לחדש את צי המדפסות או לרכוש מיכון משרדי אחר. במצב זה מנהל העסק נדרש לבצע השוואות ובדיקות מרובות כדי לבחור את הדגם המתאים לצרכיו. שירותי מיקור חוץ מקצועיים יוכלו לסייע גם בעניין זה, וכך לחסוך זמן יקר למנהל המשרד. לרוב, הספק יוכל גם להציע פתרונות יצירתיים נוספים כגון השכרת מדפסות, וכך יתאפשר חיסכון כספי משמעותי.

לסיכום, גם הארגון המצליח ביותר יכול להיעזר בשירותי מיקור חוץ. אם בעל העסק משקיע זמן רב מדי בקריאה של מפרטי מדפסות או בניסיון להבין איזה שרת הכי מתאים לצרכיו, ייתכן כי זה הרגע לפנות לייעוץ מקצועי של המומחים בתחום. שירותי מיקור חוץ יסייעו לכם בתחומים הפחות חזקים שלכם, ויאפשרו לכם להתרכז במה שחשוב באמת – הצלחת העסק.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *