איך מדפסת רב תכליתית תועיל לעסקים קטנים
מהי מדפסת רב תכליתית
לכל בית עסק נקודת ההתחלה שלו, שממנה הוא גדל ומתפתח. בתחילת דרכו, צרכיו של העסק הם צנועים יחסית, כמו גם המשאבים הכלכליים העומדים לרשותו. בכל בית עסק, קל וחומר בבית עסק קטן חשוב להתייחס לעלותו של הציוד המשרדי ולתור אחר דרכים שבהם יהיה ניתן לצמצם את התקציב הנדרש לשם כך. אחד מכלי העבודה המשרדיים שבהם נעשה שימוש תכוף בשגרת היום-יום היא המדפסת המשרדית. אלא שמלבדה עובדי המשרד נזקקים גם לשירותי פקס ולשירותי סריקה. במקום לרכוש כל מכשיר בנפרד ניתן לרכוש מדפסות משולבות למשרד או מדפסת לייזר משולבת. להלן סקירה המפרטת את יתרונותיה של מדפסת רב תכליתית עבור בתי עסק קטנים.
חיסכון כספי
ישנם משרדים המעדיפים לרכוש כל מכונה משרדית בנפרד. הנחת העבודה העומדת בבסיסה של החלטה כזאת היא שמכונה שנועדה לביצוע מטרה ספציפית תהיה איכותית יותר. אלא שכיום, ברור לחלוטין כי שיקול זה אינו מדויק, במיוחד כשמדובר במכונות משרדיות שנועדו לשמש בתי עסק קטנים. מדפסות משרדיות אינן נדרשות בדרך כלל לעבודות הדפסה מורכבות, ועל כן אין מניעה לרכוש מכונה שתשלב מספר פעולות. עלותה של מכונה רב תכליתית תהיה בדרך כלל נמוכה באופן משמעותי מרכישה של כל מכשיר בנפרד. בנוסף על כך, עלויות האחזקה אף הן זולות יותר כאשר מדובר במכונה אחת. כאשר המשרד מחזיק במכונה אחת בלבד, אין צורך ברכישה של טונר נפרד עבור כל מכשיר, וגם תחזוק המכונה עצמה הוא זול יותר.
פונקציונליות
שנים רבות עברו מאז נכנסה המדפסת למשרד, ומאז השתנה עולם העבודה באופן ניכר, בין השאר בשל התפתחויות טכנולוגיות שונות. בעבר, כשחלק גדול מהתקשורת בבית העסק נעשה באמצעות מכונת הפקס, היה היגיון ברכישתה של מכונת פקס נפרדת שעליה הופקד הגורם האחראי. אלא שכיום, נוספו לפקס אפשרויות תקשורת מתקדמות יותר, ומרבית התקשורת מנוהלת באמצעות הדואר האלקטרוני. משרדים רבים, בייחוד משרדים ממשלתיים, עדיין עושים שימוש בפקס, אך מלבדו קיים הסורק החשוב לא פחות. באמצעותו ניתן לסרוק ישירות למחשב או לכתובת הדוא"ל את המסמך המבוקש וכך לקצר את משך העבודה או את הצורך להמתין לשליחת הפקס. מכונות חדישות מאפשרות להזין מספר כתובת דוא"ל לתוכן וכך בעת הצורך יש אפשרות לשלוח את המסמכים למספר משתמשים שונים. מכיוון שמדובר בשתי פונקציות משלימות, מעדיפים היום לרכוש מדפסת רב תכליתית המאחדת את כל השימוש הללו במכשיר אחד. כך מרוכזים כל פתרונות התקשורת במקום אחד ומאפשרים עבודה מהירה ויעילה.
ניהול נכון של המלאי
מנהליהם של בתי עסק קטנים טרודים בעניינים רבים הדורשים את טיפולם. בית עסק קטן אינו כולל בדרך כלל מצבת כוח אדם גדולה, ולכן פעמים רבות נדרשים המנהלים לטפל בתחזוקה השוטפת של מכונות המשרד ובאספקה של הציוד המשרדי. על מנת שיוכלו לעסוק בדברים החשובים באמת, מומלץ כי מנהלי העסק יפשטו ככל הניתן את הטיפול בצרכי היום-יום של המשרד. בחירה במדפסת רב תכליתית עשויה להקל באופן משמעותי על ניהול המלאי של בית העסק. מלבד זאת, מדפסת רב תכליתית אינה מצריכה מקום רב, והיא ניתנת לאחסון בקלות גם בבית עסק קטן.
