אילו שינויים דיגיטליים עולם המשרדים עובר עקב הקורונה

בעשר השנים האחרונות, אופי העבודה המשרדית לא השתנה באופן משמעותי. עובדים הגיעו מדי בוקר למשרד, הדליקו את המחשב, קראו הודעות דוא"ל והתחילו את יום העבודה. מדי פעם היו נערכות ישיבות צוות או התייעצויות דחופות והתקשורת הייתה מתבצעת דרך כמה ערוצים שונים – פנים מול פנים, בטלפון או בדוא"ל. אלא שאז הגיעה מגיפת הקורונה ושינתה את הכל. פגישות פרונטאליות בוטלו כמעט לגמרי, ועובדים רבים החלו לעבוד מהבית. במצב זה, משרדים נדרשו להסתמך יותר ויותר על החידושים בעולם הדיגיטלי, ואת החשובים שבהם נסקור במאמר הבא.

עבודה מרחוק ואבטחת מידע

האפשרות לעבוד מהבית היא משאת נפשם של רבים, אך כעת נראה שהיא הופכת להכרח. הצורך למנוע מקרי הידבקות מחייב את המעסיקים לצמצם את מספר האנשים השוהים במשרד בכל רגע נתון, וגם האיום המתמיד בסגר מחייב אותנו להיות מסוגלים לעבוד גם מהבית. אך כדי שיהיה אפשר לעבוד רחוק מהמשרד נדרשים תנאי עבודה בסיסיים, כמו גם הקפדה על אבטחת המידע העסקי.

• התחברות בטוחה לסביבת הענן: חלק גדול מהעבודה מתבצע היום באמצעות התחברות לסביבת עבודה בענן. לצורת עבודה זו יתרון משמעותי כיוון שהיא מאפשרת לעובד להיכנס לסביבת הענן מכל מקום שיש בו חיבור אינטרנט. עם זאת, מומלץ להתייעץ עם מומחים בתחום, ולוודא שהחיבור מאובטח וכי מתבצע גיבוי של המידע במרווחי זמן סבירים.
• מחשבים מוקשחים: במידת הצורך, ניתן לצייד את העובדים במחשבים מוקשחים הכוללים אמצעי הגנה מתקדמים. גם במקרה זה, ניתן להיעזר באנשי מקצוע שיסייעו להבטיח כי המידע הסודי של העסק מוגן כראוי.
• הנחיות לעובדים: אמצעי אבטחה הם הכרחיים, אך הם אינם מחליפים את שיקול דעתו של העובד. לכן, חשוב מאוד לתדרך את העובדים בדבר הסכנות השונות הקיימות ברשת ולהציג בפניהם את כל דרכי ההתמודדות העומדות לרשותם. בעת הצורך, ניתן למנות גורם שיהיה אחראי על טיפול בתחום ה-IT או לפנות לחברה המתמחה בתחום זה.

מיכון משרדי לעבודה מהבית

אחת ההוצאות המשמעותיות ביותר של כל עסק היא עלות השכרת המשרדים. במובן זה, מגפת הקורונה הוכיחה לבעלי עסקים רבים שניתן לצמצם באופן ניכר את עלויות השכירות, ולאפשר למרבית העובדים לעבוד מהבית. אך כדי להבטיח יעילות מקסימלית גם בעת עבודה מהבית, חשוב לוודא שלרשות העובדים עומד מיכון משרדי העומד בדרישות.

ציוד מסוג כולל בדרך כלל את הדברים הבאים:

• • מחשוב: אומנם כמעט לכל עובד יש מחשב אישי בבית, אך לא תמיד למחשב זה יהיה את המפרט הטכני הדרוש לצורך העבודה. תוכנות מסוימות דורשות שבמחשב יהיו תוכנות הפעלה מסוג מסוים, ולעיתים גם הגרסה של תוכנת ההפעלה המותקנת במחשב אינה מתאימה. מלבד זאת, עובדים רבים נעזרים במהלך עבודתם בשני מסכים או יותר, ותנאים אלו לא תמיד קיימים בביתם. לכן, כאשר שוקלים מעבר לעבודה מהבית, יש לוודא כי לעובד ציוד המחשוב הנחוץ לצורך עבודתו.
  • תשתיות תקשורת: כל עבודה משרדית היום מחייבת קישור מהיר לרשת האינטרנט. חלק מהעבודה מתבצע באמצעות התחברות לסביבת העבודה בענן, וגם הדוא"ל ושיחות הווידאו מחייבות חיבור יציב וחזק. לצורך זה, לא תמיד נוכל להסתפק בהתחברות לרשת האינטרנט הביתית, לעיתים יהיה מומלץ מאוד לצייד את העובדים בחבילת גלישה מתאימה ובציוד שיאפשר להם גלישה מהירה ללא הפרעות.
  • שרתים: עבודה מהבית מחייבת לא פעם התחברות לשרתים של החברה. לכן, אם השרתים של העסק אינם מסוגלים לעמוד בעומס ונוטים לקרוס לעיתים קרובות, ייתכן כי הגיע הזמן להחליף אותם. בכל מקרה של התלבטות באשר ליכולות השרתים רצוי מאוד לפנות לייעוץ מקצועי בתחום.

• מדפסות: מלבד הדפסת מסמכים, מדפסות מתקדמות רב-תכליתיות כוללות היום מאפיינים רבים אחרים. לדוגמה, הן מאפשרות לעובדים לשלוח ולקבל פקסים, וניתן גם לסרוק באמצעותן מסמכים ולשלוח אותם ישירות לתיבת הדוא"ל של עמיתים לעבודה. לכן, אם המדפסת נחוצה לעובד לצורך עבודתו, יש לוודא כי עומדת לרשותו מדפסת בעלת המפרט המתאים.

יחסי עבודה בתקופת הקורונה

בחודשים האחרונים עסקים רבים נאלצים לסגל לעצמם הרגלי עבודה חדשים ברוח התקופה. שינוי זה מתברר לעיתים כהתפתחות חיובית המסייעת לייעל את אופן העבודה במשרד, וניתן להצביע על כמה שיטות עבודה וכלים מובילים בתחום זה:

• שיחות זום: נכון, אין ספק כי בדרך כלל הרבה יותר נעים לשוחח עם העמיתים שלנו פנים מול פנים, אך לשיחות הזום יש כמה יתרונות מרכזיים. שיחת הזום בדרך כלל מוגבלת בזמן ומעודדת שיחה ממוקדת ועניינית. יתרון נוסף הוא האפשרות של יוזם השיחה לשלוט ברמקולים של כל המשתתפים האחרים; באופן זה, מנהל השיחה יכול לנהל את השיח ביעילות ולאפשר לכל אחד זמן דיבור נקי מהפרעות.
• ערוץ התקשורת העיקרי – דוא"ל: גם אם אנחנו מעדיפים לשוחח עם העמיתים שלנו באמצעות הטלפון, דווקא התקשורת דרך הדוא"ל עשויה להיות אפקטיבית יותר. תקשורת מסוג זה מאפשרת לנו לעקוב בקלות יחסית אחרי התנהלותם של פרויקטים מורכבים, ובזכותה אנו יכולים לשמור על תיעוד ברור של השתלשלות העניינים. עם זאת, חשוב לזכור כי הודעת דוא"ל עשויה להיתפס כ"קרה" בעיני הנמען, ולא תמיד קל ליצור בעזרתה אווירת עבודה חיובית ומחויכת. לכן, אם אתם בוחרים בשיטת תקשורת זו, רצוי לשים לב למילים שאנחנו בוחרים, להיעזר באימוג'י בעת הצורך, ולסיים את ההודעה בברכת שלום נעימה, במקום ב"בברכה" הכללית.
• ווטסאפ משרדי: אפליקציית הווטסאפ כבר הפכה להיות כלי מרכזי גם בחיים הפרטיים וגם בעבודה. כעת, כאשר חלק גדול מהעמיתים עובדים מהבית, ניתן ליצור קבוצת ווטסאפ משרדית לתקשורת מהירה או להודעות תכופות. כדי לשמור על אווירה נעימה בקבוצה כדאי לקבוע מראש את כללי ההתנהגות המקובלים, אך בהחלט אפשר לתת מקום למעט הומור וקשר אישי בקבוצה. למעשה – במקומות עבודה רבים קבוצת הווטסאפ מהווה מעין תחליף זמני להווי החברתי במקום העבודה, ולמען קשרי עבודה טובים כדאי לשמר הווי זה גם בגרסתו הדיגיטלית.