4 שיטות להפוך את מכונת הצילום לטובה יותר

מכונת הצילום של בית העסק היא אחד מכלי העבודה המרכזיים שלו. מכונות צילום איכותיות עשויות לתרום לעבודה אפקטיבית ומהירה בבית העסק, אך לשם כך חשוב להכיר את כל הדרכים לשימוש יעיל בה. להלן מספר עצות שיסייעו לנצל כראוי את כל היתרונות של מכונת הצילום המשרדית.

מיקום נכון של מכונת הצילום

הצעד הראשון לשימוש יעיל במכונות הצילום מתחיל בבחירת המיקום הנכון. בהקשר לזה חשוב מאוד לשים לב כי מיקום מכונות הצילום לא צריך להיקבע בהכרח על פי פונקציית ההדפסה בלבד. חלקן הגדול של מכונות צילום הן רב תכליתיות והן משמשות גם לצרכי סריקה ולשם שליחת פקסים. ייתכן אמנם כי עובד במשרד נזקק לכמות גדולה של הדפסות, אך למעשה אין צורך שמכונת הצילום תעמוד בהכרח לידו.  אם ישנו מספר מוגבל של מכונות צילום במשרד, עדיף להקצות אותן לעובדים הנדרשים לעשות שימוש פעיל במכונה. מי שנזקק למשל לשירותי הסורק צריך שהמכונה תהיה סמוכה לשולחן העבודה שלו. לעומת זאת, מי שנזקק בעיקר להדפסה של דפים רבים יכול גם לשלוח את עבודת ההדפסה לחדר הסמוך ולאסוף משם את הדפים שהודפסו. אפשרות אחרת היא להקצות חדר ייעודי שבו יתבצעו כל עבודות ההדפסה והסריקה. כך ניתן לשמור על עבודה שקטה שלא תופרע על ידי רעש מכונות הצילום.

תכנות ברירת המחדל של מכונת הצילום

משרד הרוכש מכונת צילום, מקבל אותה מהיצרן כשהיא מתוכנתת בהתאם לברירות המחדל שהיצרן הגדיר. ברירות מחדל אלו יכולות אולי להתאים לכלל המשתמשים, אך אולי יתאימו פחות לבית העסק הספציפי. במצב זה פעמים רבות תשלח עבודת הדפסה למכונות הצילום, ורק מאוחר יותר יתגלה כי בשל ההגדרות הבסיסיות יש צורך בהדפסה מחודשת. במקרים אלו נוצר בזבוז של משאבים יקרים – נייר, טונר, וכמובן זמן העבודה של העובד. על כן, כאשר מתקבלת מכונה חדשה במשרד מומלץ להתאים את הגדרות הפעולה שלה לצרכי העובדים. לצד ההגדרות של פעולת ההדפסה, כדאי גם לשים לב לפונקציות הנוספות. עובד העושה שימוש תדיר באפשרויות הסריקה, כדאי שידאג לעדכן את כתובת הדוא"ל שלו במכונה וכך יחסוך את הצורך להקליד אותה בכל פעם מחדש.

טונר איכותי ללא פשרות

עסקים רבים מנסים לחסוך בעלויות הציוד המשרדי ועל כן רוכשים טונרים שאיכותם ירודה. אלא שהחיסכון הזה עולה לבית העסק ביוקר. שימוש בטונר זול אינו יכול ליצור עבודת הדפסה איכותית, וכך לעתים יש צורך בהדפסה חוזרת שעושה שימוש בדפים נוספים ומכלה במהירות גבוהה יותר את הטונר. כך הופך טונר זול למעמסה שאינה מועילה כלל לבית העסק.
הכרת יכולותיה של המדפסת

בתי עסק רבים בוחרים בהשכרת מכונות צילום ומעדיפים אפשרות זאת על פני רכישתן. אלא שלעתים, גם כשמושקעת מחשבה רבה בנושא עלות המדפסת או השכרתה, לא מושם דגש מספק על הכרת היכולות שלה. מכונות צילום רבות כוללות למשל אפשרות של צילום דו צדדי, שידוך דפים ואפשרויות נוספות. כל הפונקציות הללו עשויות לחסוך לבית העסק זמן וכסף, ועל כן חשוב לוודא כי גם העובדים מכירים אותן ויודעים כיצד להשתמש בהן.