מגזין הפתרונות של יזמקו

טעויות שעושים בעלי עסקים עם מדפסות במשרד

מדפסת היא חלק חשוב ביותר במיכון המשרדי. בכל עסק, גדול כקטן, נדרשת מדפסת ואף מספר מדפסות. מעבר להדפסה עצמה, מדפסות משולבות יכללו בתוכן את כל הפעולות הנדרשות לניהול אדמיניסטרטיבי מוצלח של המשרד כמו צילום, סריקה וגם פקס (כן, יש מקומות עימם זו תהיה צורת התקשורת…). כיוון שהשימוש במדפסות הוא רב ובלתי פוסק כמעט, הן גם זקוקות לתחזוקה שוטפת באופן איכותי ומקצועי. ישנם בעלי עסקים שחושבים שבחירת מדפסת איכותית מבטיחה את עבודתה היעילה למשך שנים. הדברים לא ממש כך. ישנן טעויות שעושים בעלי עסקים הן בבחירת מדפסת והן בתחזוקה שלה, מה שגורם להוצאות רבות בטווח הארוך. כמה טעויות שאנו מכירים מניסיון של שנים ואיך תוכלו להימנע מהן.

בחירת מדפסת שלא מתאימה לצרכים שלכם

בחירת מדפסת בעלת הספק שלא תואם את כמות העבודה והעומס שהיא תצטרך לעמוד בו, זו טעות ראשונה ולצערנו נפוצה. רבים בוחרים, כאשר הם מרהטים ומאבזרים את המשרד, לחסוך כמה שאפשר, לקנות מכשירים לא יקרים שהמחיר משלהם מפתה ובסוף מוצאים את עצמם מתחננים להדפסה בקצב סביר או לסריקת מסמכים שלא תבזבז להם זמן יקר. חשוב לבחור מדפסת משולבת איכותית עם הספק מעולה כאשר כמות החומר גדולה והעבודה אינטנסיבית. טעות יכולה להיות גם בכיוון ההפוך: לקנות מדפסת יקרה שהיא סוס עבודה של ממש כשהמשרד שלכם לא גדול ולא נדרשות כמויות של הדפסות. מעבר לכך לא תמיד שמים לב למפרט הטכני כמו רזולוציה ותכונות נוספות. טעות נוספת בבחירה היא חוסר תכנון מבחינת מיקום המדפסת והתאמת הגודל אליו.

תחזוקה מונעת- אצלנו אפשר לדלג

אז זהו, שלא ממש… כלומר, אפשר לדלג השאלה מה יהיו התוצאות… מדפסות לעסק, איכותיות ככל שיהיו, דורשות תחזוקה שוטפת. ממש כמו כל מכשיר, גם במדפסות ישנה שחיקה מסוימת, הצטברות לכלוך עם הזמן שיכולה לגרום לבעיות ותקלות שהטיפול בהן יהיה אח"כ גדול יותר. תחזוקה שוטפת עם טכנאי אמין ומנוסה שגם תעבדו איתו באופן קבוע תוריד מכם את הדאגות לכך שיום אחד תמצאו את עצמכם עם מדפסת שלא מדפיסה כמו שצריך, שההדפסה יוצאת מטושטשת או אפילו מדפסת ששובקת חיים לגמרי. לכן, אל תדלגו על בדיקה שנתית למדפסות ולכל המיכון המשרדי שלכם.

רכישת טונרים זולים ולא איכותיים

טונרים מיועדים למדפסות לייזר וחומר המילוי בהן הוא אבקה ולא דיו. בדומה למחסניות דיו, גם ברכישת טונרים ישנן כמה אפשרויות לרכישה עם הבדלים במחיר. אופציה ראשונה שהיא היקרה ביותר היא טונר מקורי של החברה שייצרה את המדפסת. אופציה שניה שמחירה נמוך בכשליש ממחיר טונר מקורי היא טונר חלופי/תואם. זהו טונר חדש המתאים למדפסת אך לא יוצר על ידי החברה המקורית. אופציה שלישית שהיא הזולה ביותר היא טונר ממוחזר, כזה שהתרוקן ומולא מחדש. שימוש בו יכול להיות פתרון טוב אך מצד שני אם מולא פעמים רבות חלקים בו עלולים להישחק ולהוריד את איכות ההדפסה. לכן, חשוב לא ללכת אוטומטית על האפשרות זולה ובכלל עדיף שמביני דבר יתעסקו בכך.

לנסות לתקן תקלות לבד

כן, ישנם בעלי עסקים שישיבה במשרד יום אחר יום משעממת אותם והם מחפשים אקשן. אחד מהם הוא תיקון תקלות במכשור המשרדי. אז אל תעשו את הטעות הזאת. גם אם יש לכם ידיים טובות או שאתם מבינים דבר או שניים בטכנולוגיה ומחשוב, מדפסות משולבות כבר דורשות בעל מקצוע. זו לא המדפסת הביתית והקומפקטית אלא מדפסת מורכבת הרבה יותר. לכן, אם יש תקלה, אל תנסו לתקן לבד כי עלול להגרם נזק גדול עוד יותר. בנוסף, אם זו תקלה קטנה שאפשר להסתדר איתה אל תדחו. ממש כפי שמומלץ לא לדחות בעיה בצנרת עד לפיצוץ בצינור, כך גם כאן. יש תקלה קטנה? כדאי להזמין את הטכנאי.

לשכור מדפסת ושירות תחזוקה שוטף- הפתרון לכל הבעיות

רוצים להימנע מכל הטעויות והבעיות שעלולות לקרות בדרככם המשותפת עם המדפסת? הדרך הטובה ביותר היא לשכור מדפסת מחברה מקצועית ואמינה. כך גם תוכלו לבחור, עם ייעוץ מקצועי, את המדפסת המתאימה לכם ביותר. גם אם זו מדפסת שרכישתה לא מתאימה לתקציב שלכם, כאשר אתם שוכרים אותה העלות החודשית בהחלט יכולה לעמוד בתקציב החודשי. בנוסף, החברה עומדת לרשותכם הן לתחזוקה שוטפת ובדיקה כאשר הכל תקין והן לתיקונים בכל תקלה. השירות כולל טכנאי עד אליכם כשיש צורך וגם שירות help desk מרחוק להדרכה והכוונה כל עוד ניתן להתמודד כך עם הבעיה.

לבחור את החברה המתמחה בתחום

החלטתם לשכור את המדפסת ולא לקנות? ליהנות משירות שוטף בכל רגע שתצטרכו? קודם כל עשיתם נכון. כעת נשאר רק לבחור את החברה המתאימה. בחרו חברה שהטכנאים המועסקים בה מקצועיים ואמינים, שעברו את כל ההכשרה הנדרשת לעסוק בתחום. בחרו חברה בעלת שם, וותיקה ושיש לה קהל לקוחות רחב כך שתוכלו גם לקבל עליה המלצות.

רוצים להיות במשרד בראש שקט? להוריד מעצמכם את האחריות לטיפול ותחזוקת המדפסות והמיכון המשרד? אנו ביזמקו נציע לכם את המדפסת המתאימה ביותר לצרכים ולתקציב ונספק שירות שוטף  ומקצועי.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.