מאמרי מדפסות מקצועיים

מה עליך לדעת על תוכנת ניהול הדפסה

אנחנו חיים אומנם בעולם דיגטלי, אך חלק ניכר מהפעילות העסקית מתבסס עדיין על מסמכים מודפסים. חוזים שונים, עלוני פרסום, חוברות הדרכה, מכתבים וחשבוניות – את כל אלו נדרש בית העסק להדפיס, ומכאן החשיבות הרבה שיש לניהול המדפסות בבית העסק. על מנת שניתן יהיה לבנות צי מדפסות יעיל ומתקדם, יש לוודא כי בידי בית העסק תוכנת ניהול הדפסה המתאימה ל

ארבע שאלות לפני שאנחנו קונים מכונת צילום למשרד

אף על פי שחלק גדול מהעבודה המשרדית מתבצעת היום בסביבה ממוחשבת, ישנם מקרים רבים שבהם נזקקים בתי עסק רבים לשירותי הדפסה של מכונת צילום. כשמדובר בכמויות קטנות של עבודות הדפסה, רבים מעדיפים להיעזר בשירות נפרד של הדפסת מסמכים. אלא שבחלק גדול מהמקרים יש צורך בשירותי הדפסה יומיומיים, ובמקרים אלו, אין תחליף למכונה משרדית. להלן מדריך שיסייע ברכישת המכונה המתאימה למשרד.

תוכנת בטיחות הדפסה

בעבר, על מנת להבטיח כי הדפסה של מסמכים סודיים או אישיים מתבצעת באופן מאובטח, היה צורך במדפסת אישית שרק לגורם מסוים הייתה גישה אליו. כך ניתן היה להדפיס מסמכים שמנהל העסק אינו מעוניין לחשוף, חוזים שטרם נחתמו או דוחות המכילים מידע מהותי וסודי על בית העסק. אלא שכיום ניתן למצוא תוכנות חדישות המאפשרות לשלוט בהדפסת מסמכים מסוג זה, וכך לנהל את המידע העסקי או את המידע האישי.

עשה ואל תעשה - מכונות צילום

במשרדים רבים הפעמים היחידות שבהן מכונת הצילום זוכה להתייחסות מקצועית, היא בעת שהיא מתקלקלת. אך על מנת שמכונות הצילום במשרד ימשיכו לשמש אותו עוד שנים ארוכות, חשוב להקפיד על תחזוקה שוטפת. להלן מספר כללים של "עשה ואל תעשה".

למה כל כך חשוב למפות את המדפסות במשרד שלך?

כל פריט, רהיט ומכשיר ממוחשב במשרד שלך חייב להיות במקום הייחודי המיועד לו כדי שהמשרד יתפקד כמו שצריך. הפריסה הפיזית של החפצים בשטח המשרד שלך היא לא אקראית והיא משפיעה במידה רבה על יכולת התפקוד של העובדים שלך ועל סביבת העבודה התקינה.

מה אתה צריך לדעת על תוכנת ניהול ההדפסה שלך

בתי עסק רבים קובעים כל שנה תקצוב למחלקות השונות ודואגים לעקוב באופן תמידי וסדיר אחרי ההוצאות השונות. אלא שלעתים קרובות, דווקא בכל הקשור לשירותי ההדפסה, לא קיים פרוטוקול התנהלות ברור. על ניהול תהליכי ההדפסה במשרד במאמר הבא.

לאחד את הסורק, המדפסת והמכונת צילום

גם כיום, בתקופה שבה חלק גדול מהעבודה השוטפת מתבצעת באמצעות המחשב, עדיין קיים צורך ממשי בשירותי הדפסה, כמו גם בשירותי סריקה וצילום של מסמכים שונים. בתי עסק מדפיסים חוזים, קבלות ומסמכים אחרים ולשם כך יש להם צורך במכונות הדפסה, פקס וסריקה. אך לעתים קרובות, ישנה אפשרות לאחד את כל הפונקציות הללו במכונה אחת ולהפוך את עבודת המשרד לאפקטיבית הרבה יותר.

ניהול ועדכון הדרייברים של המדפסות בארגון שלך

על תהליך ההדפסה משפיעים גורמים רבים, כשאחד המשמעותיים שבהם הוא הדרייברים של המדפסות. במקרים רבים, חוסר הבנה בנושא זה עלול לגרום לתקלות רבות ולהיות הגורם לתסכול רב בניהול צי המדפסות של בית העסק. על כן, להלן מדריך קצר לאופן הניהול האופטימלי של הדרייברים.

3 שירותי הדפסה לקראת השנה הבאה

בקרוב תחל השנה האזרחית החדשה, וזהו הזמן לבנות את התוכניות העסקיות לשנה הבאה. אך לפני שמתחילים בכך, חשוב מאוד להכין מפה מדויקת באשר למצב הקיים. אחד התחומים הדורשים את תשומת ליבם של מנהלי העסק הוא מצבו של הציוד המשרדי ושל צרכי ההדפסה של המשרד. זהו המועד הנכון לבחון את יעילותן של מכונות ההדפסה, ולבדוק אילו שירותים חדשים יכולים לשפר את אפקטיביות הפעולה של המדפסות ולהוזיל את עלויות ההדפסה.