איך משפרים פרודוקטיביות במשרד?

אם אתם מרגישים שיום העבודה חלף ועדיין לא השגתם את כל היעדים שקבעתם לעצמכם, סביר להניח שאתם צודקים, ויש לכך לא מעט סיבות.

ייתכן שנאלצתם להקדיש חלק ניכר מהיום לטיפול בהודעות דוא"ל, וייתכן כי הייתם עסוקים בשיחות זום שלא הותירו בידיכם זמן מספק למילוי המטלות השונות.

אז אומנם יש ישיבות שאי-אפשר לוותר עליהן, אך כיצד בכל זאת מצליחים לתעל את הזמן העומד לרשותכם ואיך משפרים את הפרודוקטיביות במשרד?

כל הטיפים במדריך קצר הבא.

בוחנים את הרגלי העבודה הקיימים

את משאב הזמן, אחד המשאבים היקרים ביותר העומדים לרשותנו, אי-אפשר לקנות בכסף.

בכל יום עומדות לרשותנו אותן שעות עבודה, והן לא ישתנו.

לכן, אם רוצים להגדיל את תפוקת העבודה במשרד, יש לבחון היטב את הרגלי העבודה הנוכחיים.

סקירה זו, כדאי שתכלול התייחסות לנקודות הבאות:

התפלגות יום העבודה:

אפיינו את סדר היום במשרד לאורך השבוע.

בדקו באיזה שעה העובדים מגיעים לעבוד, כמה זמן נמשכת ארוחת הצוהריים, וכמה זמן מוקדש לישיבות או לדיונים משותפים.

המטרה היא לבדוק כמה זמן עבודה בפועל עומד לרשות העובד ובהתאם לזה לתכנן סדר יום ראלי.

חלוקה לסוגי המטלות:

אפיינו את סוגי המטלות של העובדים, ונסו להבין את מידת הנחיצות של כל מטלה ואת התאמתה לעובד.

האם יש צורך בכל ישיבה שנערכת?

האם ניתן להקל את עומס העבודה של עובדים מסוימים ולהעביר את המטלות הפשוטות שלהם לעובדים שיותר פנויים לשם כך?

שאלות אלו ורבות אחרות זקוקות למענה.

גורמים הגוזלים זמן:

בדקו מהם הגורמים או ההרגלים שגוזלים זמן, למשל – שיחות או גלישה ברשתות חברתיות.

יש לציין כי שיחה בין עמיתים במשרד או הפסקה משותפת מסייעות לעיתים לגבש את העובדים ומאפשרות להם לשוחח על אתגרים בעבודה, ולכן חשוב לתת להם מקום.

עם זאת, מומלץ להיות ערים לזמן שאנו משקיעים בכך, ובזמנים של לחץ בעבודה כדאי להשתדל להישאר ממוקדים בלוח הזמנים ובמשימות השונות.

מאמצים כלים חדשים לניהול זמן

אחרי שסקרנו את הרגלי העבודה במשרד, רצוי מאוד לאמץ כלי אמין שיסייע לנו לכמת את הזמן שאנו משקיעים בכל מטלה.

כמובן שחשוב מאוד למדוד גם את הזמן הלא פרודוקטיבי שלנו, שבו העובדים נמצאים בהפסקה למשל.

לשם כך ניתן להיעזר בכלי ניהול זמן מקוונים המאפשרים לנו להבין עד כמה אנחנו באמת פרודוקטיביים וכמה זמן אנחנו משקיעים בכל מטלה.

לצורך זה תוכלו למצוא אפליקציות לניהול פרויקטים כגון toggle, הכוללות גם שעוני עצר למדידה מדויקת של זמנים.

השימוש באפליקציות מסוג זה מצריכות את העובדים להסתגל לדרך עבודה חדשה, ולכן יש לקחת בחשבון שההטמעה שלהן לא תהיה מיידית.

עם זאת, גם אם העובדים לא נעזרים בהן לאורך כל יום העבודה, האפליקציות עדיין עשויות לסייע לנו בדרך אחרת – המעקב אחר הזמנים מעלה את המודעות שלנו לאופן שבו אנחנו משקיעים את הזמן שלנו.

הגדרת מסגרות זמנים לסוגי מטלות שונים

שלב מתקדם של שיפור הפרודוקטיביות במשרד היא הגדרה של מסגרות זמנים משוערות לכל מטלה.

אחרי שהתנסינו במדידת זמנים לאורך תקופה, נוכל להגדיר טווח זמן ריאלי לכל מטלה, על מנת לסייע לעובדים להבין כמה משאבים עליהם להשקיע בכל פרויקט או משימה.

גם בשלב מתקדם זה חשוב להמשיך את מעקב הזמנים, שכן הוא עשוי לסייע לנו לאתר נקודות קושי או מקומות לשיפור.

לדוגמה, מטלה שמשקיעים בה יותר מדי זמן צריכה לעורר שאלות;

מדוע העובד השקיע כל כך הרבה שעות בפרויקט מסוים?

האם הגדרנו לו את המטלה כמו שצריך?

האם הוא קיבל את כל המידע הדרוש למילוי המטלה?

האם חסרות לו מיומנויות מסוימות?

המעקב אחר הזמנים יסייע לנו לאתר מקרים מסוג זה, ולהבטיח כי העובדים זוכים לקבל את כל הדרוש להם להשלמת המשימות השונות במהירות ובקלות.

מעקב, שיתוף וסיוע

גם אחרי שאימצנו לעצמנו שיטת מדידה לזמני עבודה וגם אחרי שהגדרנו זמנים משוערים למטלות, חשוב להמשיך ולבצע מעקב סדיר אחר מידת הפרודוקטיביות של העובדים.

זהו תהליך מתמיד ומתמשך של שיפור, ובמסגרתו יש לשים לב לנקודות הבאות:

תיעוד אישי של כל עובד:

כל עובד צריך להיות אחראי לתיעוד זמני העבודה שלו, ועליו להיות מודע לזמן שהוא משקיע בכל מטלה.

אם תרצו, תוכלו להיעזר בפרמטר זה בעת הצגת המשובים לעובדים בסוף השנה.

הדרכות אישיות וקבוצתיות:

כדי לקדם את העובדים ולסייע להם להיות פרודוקטיביים יותר, רצוי לערוך מדי פעם הדרכות אישיות וקבוצתיות, בהתאם לצורך.

ערוץ תקשורת פתוח:

לצד הכלים המובנים להגדרה ולאבחון של מידת הפרודוקטיביות במשרד, חשוב לשמור על ערוץ תקשורת פתוח בין העמיתים לעבודה.

לעיתים עובד מסוים מבצע מטלה כלשהי באותה הדרך שהייתה מוכרת לו מאז ומתמיד.

אלא שמלבד הדרך שלו, ייתכן כי ישנה דרך מהירה ויעילה יותר לבצע את אותה המטלה.

לכן, מומלץ לעודד את העובדים לסייע זה לזה, לשתף זה את זה בפתרונות הרלוונטיים לכלל העובדים ובאופן כללי – לשמור על ערוץ תקשורת פתוח המעודד שיתוף מידע.

בודקים את יעילות הציוד המשרדי

עד כה, התייחסנו לגורמי כוח אדם בלבד, אך מידת הפרודוקטיביות של המשרד תלויה גם בפרמטר נוסף – הציוד העובד לרשות העובדים.

גם העובד המצטיין ביותר יתקשה לעמוד בזמנים שהוגדרו לו, אם לרשותו עומד מיכון משרדי מיושן.

אם המחשבים נתקעים בכל פעם שמעוניינים לפתוח תיקייה חדשה, נכבים באופן פתאומי או עובדים באופן איטי – כנראה שגם מידת הפרודוקטיביות במשרד תושפע מכך.

לכן, בחינת רמת הפרודוקטיביות של העבודה במשרד צריכה לכלול התייחסות לגורמים הבאים:

• הרשת הפנימית: האם במשרד יש רשת פנימית שמאפשרת תקשורת קלה ומהירה בין העמיתים?
• רשת האינטרנט: האם רשת האינטרנט אכן עומדת בדרישות?
• תשתית מחשוב: האם לרשות העובדים עומד מיכון משרדי מעודכן המתאים לצרכים שלהם?
• מדפסות ומכונות צילום: האם המדפסות ומכונות הצילום פועלות כראוי?

בשורה התחתונה: כדי להגדיל את רמת הפרודוקטיביות במשרד, יש לסייע לעובדים לאמץ הרגלי עבודה נכונים, ולא פחות חשוב – יש להעמיד לרשות העובדים מיכון משרדי מתקדם המתאים לצרכים העדכניים של המשרד.