מה נכנס תחת ההגדרה של מיכון משרדי?

כמדי שנה, לקראת סוף השנה האזרחית, מגיע המועד לביצוע בדיקת מלאי כללית של הציוד במשרד.

בדיקה זו נועדה לעיתים לשם תכנון תקציב השנה הבאה, אך היא טומנת בחובה הזדמנות מצוינת;

במסגרת סקירה זו, ניתן לבחון היטב מצב של מיכון משרדי הקיים ואת התאמתו לצרכים העדכניים של המשרד.

במקרים רבים יתברר כי ישנן מכונות שאינן פועלות כשורה, וחלקן אף גורמות לעיכוב ממשי של שגרת העבודה.

בדיקה מקיפה זו גם תאפשר לכם לגלות את החידושים בתחום המיכון המשרדי ואת האמצעים שיסייעו להפוך את העבודה במשרד ליעילה ולנוחה הרבה יותר.

אז מה בעצם כולל המיכון המשרדי ואילו מכונות יוכלו לשדרג את העבודה במשרד? קראו במאמר הבא.

מיכון משרדי – מדפסות ומכונות צילום

בשנים האחרונות ישנה מגמה מבורכת של חיסכון בנייר ובהדפסה של מסמכים, מתוך אג'נדה חשובה של דאגה לסביבה.

במסגרת זו, עיקר התקשורת בבית העסק מבוצעת באמצעות תיבת הדואר האלקטרוני באופן שאף מקל את התיעוד של ההתקשרויות בין העמיתים.

עם זאת, המדפסות עדיין משמשות תפקיד מרכזי במשרד, והן חלק הכרחי מציוד המיכון הדרוש.

מדפסות נדרשות למשל במקרים הבאים:

• הדפסה של חשבוניות ללקוחות – אף על פי שניתן לשלוח קבלות וחשבוניות באמצעות הדואר האלקטרוני, מרבית הלקוחות עדיין מעדיפים לקבל לידם עותק פיזי של מסמך זה.
  עותק זה נתפס כאמין יותר ונגיש יותר, והוא מאפשר להבטיח כי הלקוח יודע בדיוק על מה הוא שילם.
• הדפסה של מסמכים ארוכים – העבודה עם מחשבים היא כבר חלק מהיום-יום שלנו, אך בכל זאת, קריאה של מסמכים ארוכים ממסך המחשב עלולה להיות מעייפת מאוד ולא אפקטיבית.
  במקרים אלו, עדיף להדפיס את המסמך, לקרוא אותו בנינוחות ובאופן מעמיק.
• הדפסה של חוזים – בתהליך הגיוס של עובדים חדשים, העובד נדרש לקרוא היטב את חוזה ההעסקה שלו וכמובן גם לחתום עליו.
  לשם כך יש צורך להדפיס את החוזה, ולעיתים גם דפי מידע נוספים הכוללים נהלים מפורטים המקובלים בחברה.
  לצורך זה יש כמובן צורך במדפסת.
• הדפסה בצבע – לא פעם נרצה להפיק עבור הלקוחות שלנו הזמנות לאירועים שונים, או שנידרש להכין עלוני פרסום בעלי גרפיקה באיכות גבוהה.
  במצב זה, במקום להיעזר בספק חיצוני ניתן להדפיס את כל החומרים במשרד תוך שליטה מלאה על התהליך כולו וחיסכון בעלויות.
  על כן, אם במשרד מבצעים הרבה עבודות של הדפסה בצבע, כדאי לשקול לכלול פונקציה זו במפרט המבוקש של המדפסת.

מכונות צילום

לצד מדפסות משרדיות, מיכון משרדי כולל גם מכונות צילום למשרד. מכונות מסוג זה נדרשות בעיקר בבתי עסק בינוניים וגדולים והן ממלאות את הפונקציות הבאות:

• הדפסת עותקים של מסמכי לקוחות – מכונות צילום נדרשות לדוגמה כאשר לקוח מציג בפנינו מסמך כגון קבלה או חוזה, ואנו רוצים להפיק ממנו עותק ולהחזיר את המקור ללקוח. במקרים אלו, במקום לטרטר את הלקוח ולבקש ממנו לספק לנו עותק פיזי של המסמך, ניתן להכין עותק בקלות באותו הרגע, בעזרתה של מכונת צילום.
• הדפסת מסמכים לעובדים חדשים – בדרך כלל, כאשר עובד מגיע למשרד יהיה עליו ללמוד הרבה על סביבת העבודה החדשה ועל הנהלים התקפים בה. מלבד זאת, ייתכן כי נרצה להכין עבורו חוברת קצרה שתכלול את כל פרטי אנשי הקשר הנדרשים לו. לשם כך יהיה לעיתים צורך לבצע עבודת צילום והעתקה של חוברות קיימות ולהיעזר במכונות צילום.
• הדפסה של חומרי הדרכה לעובדים – מדי פעם מתקיימים במקום העבודה הדרכות לעובדים. במסגרת זו מתעורר לפעמים הצורך לצלם עותקים רבים של חומרי הדרכה שכבר הופקו בעבר. במקרים מסוימים ייתכן כי יהיה צורך בפונקציות מתקדמות כגון קיפול הדפים ושידוכם או אפשרויות כריכה אחרות. כדי להבטיח שמכונת הצילום במשרד אכן תענה על כל הצרכים שלכם, מומלץ להגדיר את המפרט הטכני היטב, ובעת הצורך לפנות לעזרתו של יועץ שירות.

מכונות רב-תכליתיות

מלבד מכונות צילום ומדפסות, מיכון משרדי מתקדם כולל היום סוג נוסף של מכונה המאפשר ניהול יעיל יותר ונוח יותר של המשרד.

הכוונה כמובן למכונה הרב-תכליתית שבשנים האחרונות הפכה לכלי מקצועי נחוץ בכל בית עסק.

פעמים רבות המכונה הרב-תכליתית ממלאת את מקומן של כל המכונות האחרות, וכך מספקת מענה שלם לכל צורכי המיכון המשרדי של בית העסק.

המכונה הרב-תכליתית מאפשרת לנו לבצע את הפעולות הבאות:

• הדפסה של מסמכים: המכונות הרב תכליתיות החדשות משרתות בדרך כלל מחלקה שלמה בבית העסק, או לפחות כמה עובדים שעמדותיהם סמוכות זו לזו. כיום הן כוללות אפשרות חיבור אלחוטי, וכך ניתן להדפיס מסמכים בנוחות ובקלות ולאסוף את המסמך המודפס מהמכונה המרכזית.
  מכונות רבות אף מאפשרות להגדיר קוד אישי עבור כל עובד וכך ניתן להגן על ביטחון המידע בבית העסק.
• צילום מסמכים: מכונות רב-תכליתיות כוללות גם אפשרות של צילום מסמכים. אך כדי לוודא שהמכונה אכן עונה על הדרישות של העסק כדאי להגדיר היטב את הפונקציות הנחוצות.
  האם למשל נדרש צילום על דפים בגודל שאינו A4?, האם יש צורך באפשרות של צילום דו-צדדי?
  האם יש צורך באפשרות להגדלה או להקטנה של המסמך? את כל הפרטים הללו ורבים אחרים יש לברר ולקבוע בטרם רכישת המכונה.
• סריקת מסמכים: זוכרים שפעם במשרד היה סורק מסמכים? כיום המכונה הרב-תכליתית ממלאת גם את הפונקציה הזאת.
  עובדים יכולים להניח את המסמך המבוקש במכונה, לסרוק אותו ישירות למחשב שלהם או אפילו לשלוח עותק לתיבות הדוא"ל שלהם או של עמיתיהם.
• שליחה וקבלה של פקסים: מכונת הפקס אומנם ירדה מעט מגדולתה, אך עדיין ישנם אנשים ובעיקר מוסדות העושים שימוש בפקס.
  כיום ניהול פעולה זו נעשה פשוט הרבה יותר, וניתן לקבל את כל הפקסים נכנסים ישירות למחשב של העובד.

לסיכום, מיכון משרדי כולל את כל אותם המכשירים המאפשרים את הניהול השגרתי והרציף של העסק.

כמו בתחומים רבים אחרים, גם כאן מדי שנה יוצאים חידושים שונים ומאפיינים חדשים העשויים להועיל לעסק.

על כן מומלץ להתעדכן מעת לעת באשר לאפשרויות המיכון החדשות, ולבחון כיצד ניתן לייעל את המיכון המשרדי ולהיעזר בו למינוף העסק.