הכל על סריקת מסמכים
עד לפני מספר שנים, סריקת מסמכים שימשה משרדים, ארגונים ואף אנשים פרטיים בבתיהם, לצורך שכפול מסמך קיים והפיכתו לדיגיטאלי.
כולנו עשינו זאת במטרה לתעד את ערימות הניירת שהצטברו בדואר או על השולחן שלנו, מבלי לעשות מזה סיפור גדול.
כיום דפי הנייר והמסמכים ה"פיזיים" נדחקו במידה רבה, והם מפנים את מקומם למסמכים הדיגיטאליים.
מאחר ועדיין, על אף כל המהפכה הדיגיטאלית, ישנם לא מעט גופים (אפילו ממשלתיים) המתבססים על מסמכים פיזיים, במקרים רבים, מכונת סריקה טובה יכולה לשמש אתכם בצורך לשלב בין מסמכי הנייר לבין העבודה הדיגיטאלית השוטפת שלכם.
באילו מקרים יידרשו לכם סורק מסמכים / מכונת סריקה?
ככלל, ניתן לומר שהצורך בסריקת מסמכים מופיע בכל פעם שמונח לפניכם מסמך עשוי נייר כמו:
- כרטיס ביקור שחשוב לכם מאד שלא לאבד
- טופס שאותו אתם צריכים למלא
- מסמך שאתם נדרשים לתעד לשימוש עתידי
ועוד לא מעט מקרים בהם מסמכים ומוצרי נייר שונים נדרשים לצורך ביצוע העבודה השוטפת.
כך שניתן כבר להבין כי סריקת מסמכים שונים נחשבת לאחת מהמשימות הבסיסיות והחשובות ביותר המתבצעת במשרד, וכי אף משרד אינו מסוגל לפעול כהלכה בלעדיה.
על אף שנוחות ותיעוד מצויים בראש הסיבות העיקריות לרכישתו של סורק מסמכים משרדי, האספקט של איכות הסביבה, אף הוא ממלא תפקיד לא מבוטל ביתרונותיה של מכונת סריקה למשרד המודע לכך.
הצורך במניעת זיהום הסביבה המסיבי באמצעות צמצום השימוש בנייר, כמו גם הרצון לצמצום הפגיעה באיכות הסביבה באמצעות הפחתת היקפי כריתת העצים הנדרשים לצורך ייצורו של הנייר יכולים להוות זרז רציני מאד לשימוש בסריקת מסמכים במקום שכפולם.
(פעולה, שבאופן הגיוני לגמרי, מגדילה את כמויות הנייר הנצרך בעת הפעילות המשרדית / הארגונית)
מהי, בעצם, סריקת מסמכים?
בעקרון, סריקת מסמכים מאפשרת להפוך תוכן מודפס ו"סגור" לתוכן דיגיטאלי, זמין וניתן לשינוי.
כמובן, שלצורך כך, תצטרכו, בנוסף לאמצעי הפיזי לסריקת מסמכים (מכונת סריקה או מכשיר טלפון חכם).
גם תוכנות או אפליקציות שונות, שהבסיסית בהן היא תוכנת הסריקה שמאפשרת את "העברת" תוכן / צילום המסמך מהנייר שעליו הם מודפסים לאמצעי הדיגיטאלי – המחשב או הטלפון.
משם, הקובץ הדיגיטאלי כבר יכול לשמש אותנו לכל מה שנחפוץ – לצורך תיעוד, לצורך הפצתו לאנשים אחרים, לצורך מניפולציות שונות עליו, לצורך שילובו במסמכים דיגיטאליים שונים (למשל, סריקת תמונה לצורך שילובה בניוזלטר), ועוד כהנה וכהנה שימושים שונים, שבהם, המגבלה הכמעט-יחידה העומדת בפניכם, היא רמת היצירתיות שלכם והחשיבה מחוץ לקופסה.
חשיבותה של תוכנת סריקת המסמכים
אם השאלה שכרגע צצה בראשכם היא "למה לתוכנת סריקת המסמכים ישנה חשיבות כה רבה?" סימן שאתם, בלשון המעטה, לא כל כך מכירים את התחום.
למעשה, תוכנת הסריקה היא זו שמסוגלת לעשות את ההבדל בין מסמך סרוק כהלכה שיכול לשמש אתכם (בפוטנציה, כן? אתם לא חייבים) למיליון שימושים יצירתיים שונים, לבין מסמך סרוק שהופך לקובץ דיגיטאלי מצ'וקמק, שבפועל, הדבר היחיד שתוכלו לעשות איתו, זה לארכב אותו לצורך תיעוד.
האופציה האחרונה, אגב, משמשת בתי עסק רבים, עד היום, לצורך תיעוד מסמכים המודפסים על נייר כימי, אשר, כידוע, עם הזמן, הדיו שעליו דוהה ונעלם, ובסופו של דבר, כל מה שנשאר לכם ביד היא פיסת נייר חסרת תועלת.
אם נחזור לתוכנת סריקת המסמכים, נגלה, כי כיום השוק מציע לא מעט תוכנות כאלו, שלכל אחת מהן יתרונות וייחוד משלה.
אולם, לפני שראשכם מסתחרר מהמגוון הרחב, רצוי לציין כי מכונת סריקה חדשה, לרוב, מגיעה עם תוכנת סריקה משלה.
ואם זו אינה עונה על דרישותיכם וצרכיכם (כי, מה לעשות? גם תוכנות ואפליקציות מנסות לענות על מכנה משותף רחב ככל האפשר), לפני קניה או התקנת תוכנת סריקת מסמכים אחרת, משוכללת יותר או מותאמת יותר לצרכיכם.
כתנאי סף בסיסי, תצטרכו לבחון האם התוכנה מתממשקת כהלכה לסורק ולמערכת ההפעלה / סביבת העבודה הממוחשבת שבה פועל המשרד או הארגון שלכם.
כיום, אגב, ההתממשקות היא כמעט מיידית ואינה דורשת קינפוג מיותר, אולם, למען הסר ספק, זוהי נקודת שאותה רצוי לברר מראש.
איכותה של מכונת סריקה
גם לאיכותו של סורק המסמכים הפיזי (ה"מכונה") ישנה חשיבות מרובה באיכות התוצאה הנסרקת.
ישנם לא מעט סורקים שיכולים לשמש לצרכים הבסיסיים ביותר (למשל – סריקת מסמכי טקסט בשחור לבן), בעוד שלצרכים המורכבים והמאתגרים יותר, יכולותיהם המוגבלות – לא תספקנה.
סורקים אחרים, בעיקר כאלה השייכים לדור החדש יותר, יגלו יכולות טובות יותר גם בסריקת תמונות בשחור לבן, ואפילו תמונות צבע מורכבות.
אולם, בשורה התחתונה, תכונותיה של מכונת הסריקה, כמו גם האופציה הקיימת להיותה של הסריקה פונקציה אחת מיני מספר פונקציות במכשיר משולב, הינן נגזרת ישירה מהצרכים שלכם ומהדרישות שלכם ממכונת הסריקה המשרדית.
לא בטוחים למה אתם זקוקים?
לנו, אנשי המקצוע של חברת יזמקו, ניסיון רב בהתאמת המיכון המשרדי לצרכי הלקוח.
החברה משווקת ומוכרת סוגי ציוד רבים, ולכן, נוכל להתאים עבורכם, מתוך מגוון רחב זה, בדיוק את הציוד שמתאים לתקציבכם, לסוג הפעילות שלכם ולדרישות פעילותכם העסקית.
אנחנו מקפידים להציע ללקוחותינו אך ורק מיכון משרדי מחברות מוכרות, ידועות ואמינות, ועומדים לרשותכם בכל שאלה ובקשה, אם במהלך ההחלטה על בחירת הציוד המתאים לכם ואם במהלך הפעילות השוטפת.
