טיפים לישיבת צוות בעבודה דרך המסכים
המחשבים ורשת האינטרנט הפכו בעשורים האחרונים להיות כלי עבודה מרכזי בכל בית עסק.
גם החיים הפרטיים שלנו מתנהלים בחלקם הגדול ברחבי האינטרנט, ולכאורה צורת התקשורת הדיגיטלית נראית לנו טבעית לגמרי.
למרות זאת, שוק העבודה התבסס עד כה על תקשורת אנושית ישירה, וכעת כאשר אנחנו נאלצים לעבוד מהבית, רבים מאתנו מתקשים להסתגל למצב החדש.
כיצד מנהלים ישיבות צוות דרך המסכים ואיך אפשר לשמור על תקשורת תקינה ועל עבודה אפקטיבית? כל הטיפים מייד.
תמיד להעדיף וידאו
זוכרים את העידן של לפני שיחות הווידאו?
אז, בימים ההם, שיחת ועידה טלפונית הייתה דבר חדשני לגמרי שבכל זאת, לא לגמרי "תפס".
מדוע? כיוון שחלק ניכר מן התקשורת הבן אישית כולל שפת גוף בלתי מילולית.
כשאנחנו מדברים זה עם זה אנחנו שמים לב לא רק למילים ולטון הדיבור;
אנחנו בוחנים את פניו של בן השיח שלנו, אנחנו מסתכלים על תנוחת הגוף שלו, מביטים בתנועת הידיים שלו ובאופן שבו הראש שלו זז כשהוא מקשיב לנו.
באופן זה אנחנו יכולים לפענח מסרים רבים ולהבין יותר טוב את התגובה האמיתית של בן השיח שלנו לדברים הנאמרים בשיחה.
לכן, כיום, דווקא משום שאנחנו לא רואים את אנשי הצוות בשגרה, תמיד יש להעדיף שיחת וידאו על פני שיחת טלפון רגילה.
לשמחתנו הטכנולוגיה החדישה מעמידה לרשותנו אמצעים מתקדמים כגון שיחות זום או גוגל meet;
המאפשרים לחברי הצוות לדבר זה עם זה פנים מול פנים (עד כמה שאפשר).
סביבת עבודה נוחה
בניגוד למה שאולי נהוג לחשוב, עבודה בבית אינה בהכרח דבר מהנה.
בבית שלנו יש לא מעט הסחות דעת, ולא תמיד יש לנו אפשרות לעבוד בשקט ובנוחות, בייחוד אם בבית יש ילדים קטנים.
מלבד זאת, במקרים רבים העבודה מצריכה מיכון משרדי מסוים כגון מחשב מתקדם או מדפסות, שבלעדיהם לא יהיה ניתן לעבוד ביעילות.
לכן, כאשר עובדים מהבית חשוב ליצור סביבת עבודה נוחה שתכלול את כל הציוד הדרוש לעובד.
כדי להבטיח זאת, מומלץ כי מנהלו של העובד יבדוק איתו שיש לו את כל הנחוץ לו, ובמידת הצורך ייעזר בספק שירותים כגון יזמקו מיכון להשלמת החוסרים הרלוונטיים.
חשוב לציין כי סביבת עבודה נוחה תסייע גם במהלך ישיבות הצוות.
כאשר אנחנו יושבים במקום שקט, על כיסא עבודה נוח ועם תנאי העבודה המתאימים, יהיה לנו קל הרבה יותר להיות קשובים למתרחש בישיבה, להיות מעורבים בה יותר ולתרום את חלקנו לדיון.
עזרים טכנולוגיים נוספים
בארגונים רבים, ישיבות צוות באמצעות שיחות וידאו אינן דבר חדש.
ובכל זאת, רבים מתנגדים לדרך עבודה זו בשל ניסיון שלילי איתה.
כאשר מנתחים את הסיבות לאי שביעות הרצון מדרך עבודה זו, מגלים לעתים קרובות כי המקור לכך הוא המחסור בעזרים הטכנולוגיים הדרושים.
מכיוון שבמקרים מסוימים אין בידינו אפשרות אחרת לקיים ישיבות, עלינו להסתגל לצורת עבודה זו, ולהקל את מהלכה באמצעות העזרים הבאים:
שימוש בהדסט:
כדי לקיים שיחה רציפה ובהירה, הכרחי לוודא כי כל המשתתפים שומעים היטב זה את זה.
לשם כך לא מספיק להשתמש ברמקולים הרגילים של המחשב.
רמקולים אלו אינם מספקים שמע איכותי דיו, וכך אנשי הצוות נאלצים לעיתים לחזור על דבריהם שוב ושוב עד שיישמעו כראוי על ידי כל המשתתפים האחרים.
פתרון טוב לכך יכול להיות הדסט – אוזניית הכוללות גם מיקרופון אישי.
בזכות הדסט איכותי יוכלו המשתתפים בישיבה לשמוע זה את זה באופן ברור והשיחה תתנהל באופן פשוט וחלק.
מצלמת רשת איכותית:
מחשבים נישאים רבים כוללים היום מצלמה מובנית. עם זאת, איכות המצלמה היא לפעמים ירודה מאוד, ואינה מאפשרת למשתתפים לראות היטב זה את זה.
במקרים אחרים לעובד יש מחשב נייח שאינו מצויד במצלמה, ואז יש צורך לרכוש מצלמה בנפרד.
אם בוחרים לרכוש מצלמה לצורך קיום הישיבות, כדאי לבחור מצלמת רשת איכותית, רצוי HD כדי שהמשתתפים בישיבה יוכלו לראות אחד את השני היטב ובאופן רציף.
חיבור יציב לרשת:
שיחות וידאו מחייבות חיבור אינטרנט יציב ואיכותי.
כדי להשיג זאת יש להעדיף חיבור קווי על פני חיבור אלחוטי, ומומלץ לבחור ספק תשתית מחשוב מקצועי ובעל ניסיון.
נא להתלבש בהתאם
לכל מקום עבודה קוד לבוש משלו והנהלים הנהוגים בו.
במקומות עבודה מסוימים העובדים נדרשים להגיע בלבוש מחויט ואילו בארגונים אחרים גם ג'ינס וטישרט יספיקו.
עם זאת, בכל מקום עבודה ישנן דרישות מינימליות הנוגעות ללבוש העובד.
לרוב מקומות העבודה העובדים מגיעים בבוקר כשהם לבושים בגדים נקיים, ואחרי שהם כבר צחצחו שיניים וסידרו את שיער ראשם.
ההקפדה הזאת על מראה "נקי" בסיסי היא חלק מהתרבות הארגונית של מקום העבודה והיא מעודדת גישה רצינית כלפי החברה המעסיקה את העובדים.
עובד המתלבש כראוי מביע כבוד ורצינות לא רק כלפי עצמו וכלפי המעסיק, אלא גם כלפי העמיתים שלו.
על כן, גם כאשר ישיבות הצוות מתנהלות בבית דרך מסך המחשב, יש להקפיד על לבוש הולם ועל ישיבה באופן המכבד את שאר אנשי הצוות.
ניהול הישיבה
פלטפורמות חדשות כגון זום מאפשרות שיחה ישירה וקלה.
אך אם מנהלים אותה באופן לא נכון, עלול להיווצר כאוס מוחלט.
בניגוד לשיחה פנים מול פנים, שבה קל למנהל לנווט את הדיון ולתת למשתתפים את זכות הדיבור בזמן המתאים, שיחת זום עלולה להיות מאתגרת.
ללא ניהול נכון, כל המשתתפים יכולים לדבר בו זמנית מבלי לשמוע כלל האחד את השני.
לכן, רצוי כי יהיה מנהל אחד לשיחה שיוכל לשלוט ברמקולים של שאר המשתתפים ולוודא שהשיחה תתנהל ביעילות המרבית.
חשוב גם לזכור כי במקרים רבים פלטפורמות שיחת הווידאו מאפשרות שיחה מוגבלת בזמן, ולכן השיחה צריכה להיות ממוקדת מאוד במטרה.
המנהל נדרש להיות ערני למתרחש ולאפשר לכל אחד להשמיע את קולו במסגרת הזמן הקצוב.
במובן זה שיחת הווידאו היא בעלת יתרון משמעותי – הגבלת זמן השיחה מאפשרת לנו לקיים ישיבות צוות זריזות ויעילות כדי שנוכל להתפנות לביצוע המטלות היום-יומיות המחכות לנו.
