לשפר את היעילות במשרד שלך

הצלחה מורכבת מאחוז אחד של השראה ומתשעים ותשעה אחוזים של עבודה קשה.

כך אמר הממציא הנודע תומס אדיסון, והדבר נכון גם היום.

גם בעל עסק שיש בידו המוצר המוצלח ביותר, נדרש לניהול יומיומי ומורכב, ועל כן עליו להיעזר בכל אותם אמצעים שיוכלו להקל עליו.

כיום עומדת לרשותנו טכנולוגיה מתקדמת וגם אותה ניתן לרתום לטובת העסק.

ענן יש לך?

בשנים האחרונות ניכר שינוי משמעותי בסביבת העבודה המשפיעה על הרגלי העבודה כולם.

אם בעבר היה נהוג להקציב לכל עובד עמדה נפרדת הרי שכיום יש פתרון אפקטיבי ומוצלח הרבה יותר – הענן.

הקמה של עמדות עבודה נפרדות מצריכות מעקב קפדני אחרי מצב החומרה והתוכנה של כל עובד ועובד.

נדרש לרכוש רישיון עבור כל עמדה, לוודא כי התוכנה מותקנת כראוי, וכי העדכונים הסדירים אכן מתבצעים.

הדבר מצריך כמובן היערכות מתאימה והוא כרוך בעבודה רבה ומורכבת לצוות ה-IT של המשרד.

צוות זה לא קיים בהכרח בכל משרד, וכך אם נוצרת תקלה כלשהי יש צורך בהזמנה של גורם חיצוני, מה שגורם לעיכוב נוסף.

כיום לעומת זאת, קיים פתרון המאפשר עבודה יעילה ומהירה – הענן.

רבים מכירים פתרון זה בהקשר לתחום אבטחת המידע, אך למעשה חברות רבות היום כבר אינן מוכרות תוכנות מחשב אלא מוכרות סביבת עבודה בענן.

סביבה זו אינה מצריכה התקנה של תוכנה על המחשב, והעדכונים נעשים באופן אוטומטי.

כך יכול מנהל העסק להיות רגוע שכל עובדיו מצוידים בגרסה העדכנית ביותר של התוכנות שעמן הם עובדים.

חידוש הציוד

גורם נוסף המשפיע על יעילות העבודה במשרד ועל מהירות השלמתן של משימות שונות, הוא הציוד המוקצב לעובדים.

אין מדובר רק במחשבים ובמסכים, אלא גם במדפסות ובמכונות הצילום שעומדות לרשותם.

בעבר ניהול משרדי שוטף הצריך שימוש במספר מכשירים שונים;

כך מלבד מכונת הצילום לעבודות צילום גדולות, היה צורך גם במדפסת המחוברת ישירות למחשב, גם במכשיר פקס וגם בסורק מסמכים.

כיום, במרבית המקרים כל שדרוש הוא מדפסת משולבת או מדפסת לייזר משולבת.

מדפסות אלו ממלאות את כל הפונקציות הנדרשות, כך שאין צורך להחזיק בכמה מכונות שונות.

באופן זה ניתן להשיג חיסכון משמעותי בעלויות התחזוקה של המכונה, כמו גם במקום שיש להקציב לה במשרד.

בשבילי – דיגיטלי

אמצעי עזר נוסף שהפך בשנים האחרונות להכרחי ולנדרש כמעט בכל משרד, הוא עבודה במצב דיגיטלי.

על מנת לייעל את העבודה של כל העובדים, וכדי לאפשר נגישות קלה למידע ושיתוף פשוט, מומלץ מאוד לבחור בשרת שיעמוד לרשות כל העובדים.

כך ניתן יהיה לאתר בקלות מסמכים שונים ולאפשר זרימה אופטימלית של המידע.

השרת יכול כמובן גם לסייע בגיבוי ובאבטחת המידע העסקי, וכך גם במקרי חירום ניתן להיעזר בו על מנת לוודא כי בית העסק ממשיך לתפקד באופן תקין.

ניהול משרדי יעיל מחייב בחינה מתמדת של נהלי העבודה הקיימים וחיפוש אחר דרכים מתקדמות ואפקטיביות יותר.

לשם כך חשוב גם לוודא כי הטכנולוגיה העומדת לרשות עובדי המשרד, כגון המדפסות ומכונות הצילום, תואמת את הצרכים הקיימים.