מדפסת משולבת אלחוטית - מה צריך לדעת?
למ אתם צריכים מדפסת משולבת אלחוטית למשרד?
תשתיות מחשוב ואינטרנט נחשבות היום לכלי עבודה בסיסי בכל משרד.
לכן, יעילותו של מיכון משרדי מסוג זה נבחנת כל העת, ומדי פעם זוכים המשרדים לחידוש הציוד בהתאם לדרישות העדכניות.
גם בתחום שירותי ההדפסה יש עדכונים ושיפורים רבים, כאשר המדפסות החדשות מאפשרות לנו לעבוד באופן יעיל וחסכוני יותר.
אחד מסוגי המדפסות החדישים והמתקדמים ביותר היא המדפסת המשולבת האלחוטית, ובמדריך הקצר הבא נרכז לכם את כל הפרטים שאתם צריכים לדעת עליה.
חיבור רגיל וחיבור אלחוטי
לפני שנתחיל לדון במדפסת משולבת אלחוטית, חשוב להבין מהו בעצם חיבור אלחוטי ומהו היתרון שלו לעומת חיבור באמצעות כבלים.
בעבר, כדי שיהיה ניתן להשתמש במדפסת, היה צריך לחבר אותה למחשב באמצעות כבל או לחבר את המדפסת ישירות לרשת בכבל מתאים.
במצב זה, פעולתה של המדפסת הייתה מוגבלת, והיא יכלה לשרת מספר משתמשים לא גדול.
כך, בית העסק נדרש לעיתים לרכוש כמה מדפסות שונות, ולפזר אותן בעמדות העובדים על פי מידת הנחיצות שלהן.
עובדים שלא הייתה להם מדפסת צמודה והיו נזקקים להדפסה של דפים בודדים, נאלצו לנדוד לעמדות עבודה שהיו מחוברות למדפסות.
כעת ברור מדוע כניסתה של המדפסת האלחוטית לתחום המיכון המשרדי הייתה מהפכנית כל כך.
מדפסת משולבת אלחוטית אפשרה לנו לחבר את המחשב למדפסת דרך ה-Wi-Fi, ולכך היו שלושה יתרונות מרכזיים:
חיסכון בכסף:
כאשר במשרד ישנה מדפסת משולבת אלחוטית, ניתן לחבר אליה בקלות מספר משתמשים רב.
באופן זה, אפשר להציב את המכונה במיקום מרכזי, שיהיה נגיש ונוח לכל עובדי המשרד.
כך, מדפסת אחת נותנת מענה לכל העובדים, ואין צורך לרכוש מדפסת נפרדת לכל עמדת מחשב או לכל מחלקה.
חיסכון במקום:
כאשר במשרד ישנה מדפסת מרכזית אחת, אין צורך לפנות מקום נפרד למדפסת אישית הצמודה למחשב.
חיסכון זה במקום חשוב במיוחד במשרדים קטנים או בינוניים המעוניינים לשמור על מראה מסודר ומזמין למבקרים המגיעים למקום.
גישה מרחוק:
ארגונים רבים מתבססים על עבודה מהבית, בייחוד בתקופה האחרונה.
המדפסת האלחוטית מותאמת לסביבת עבודה זו, ומאפשרת לעובדים להתחבר למדפסת גם מרחוק באמצעות ה-Wi-Fi.
היתרונות המרכזיים של מדפסת משולבת אלחוטית
החיבור האלחוטי הוא כאמור מאפיין חשוב מאוד שאיפשר לקדם את תחום שירותי ההדפסה.
אך מלבדו, למדפסת המשולבת יתרונות רבים נוספים שבזכותם היא ביססה את מעמדה ככלי מקצועי הכרחי בכל משרד:
סריקה:
לצד הדפסה מהירה ואיכותית, מדפסת משולבת כוללת גם אפשרויות סריקה של מסמכים.
החיבור הישיר למחשב מאפשר לעובדים לסרוק מסמכים בקלות, תוך שליטה בפונקציות שונות כגון הגדלה או הקטנה של הרזולוציה בהתאם לצורך.
צילום:
מדפסות משולבות כוללות גם אפשרויות צילום, כאשר ניתן למצוא מכונות שחור לבן או מכונות צבעוניות באיכות גבוהה.
מכונות מתקדמות יותר אף כוללות פעולות שידוך או כריכה, וכך מאפשרות למשרד להפיק חומרי הדרכה וחוברות פרסום.
חיבור לדוא"ל:
למדפסת האלחוטית יתרון מרכזי נוסףת חיבור Wi-Fi.
בזכות חיבור ה-Wi-Fi, העובד יכול לשלוח באמצעות המכונה מסמכים סרוקים ישירות לתיבת הדוא"ל שלו או לתיבת הדוא"ל של העמיתים שלו.
כך ניתן להשלים משימות שונות במהירות, מבלי להמתין עד שהמסמך יגיע לעמדת המחשב של העובד.
מאפיינים אופציונליים של המדפסת המשולבת
המפרט הטכני המרשים של מדפסת משולבת אלחוטית הוא רק ההתחלה.
חברות המספקות שירותי מיכון משרדי ושירות מחשוב, מודעות לכך שבתקופה שלנו צורכי ההדפסה של המשרדים עשויים להיות מורכבים מאוד.
לכן, מדפסות מתקדמות יכולות לכלול את המאפיינים האופציונליים הבאים:
אבטחה מרבית:
שליחה של מסמך להדפסה במדפסת מרכזית עלולה לסכן את סודיות הארגון.
אם העובד מתעכב בדרך למדפסת, המסמך שהודפס נותר חשוף לעיני כל, וכך מידע סודי עלול לדלוף החוצה.
אך כיום ישנו פתרון יעיל ונוח – מדפסות משולבות חדשות מאפשרות לנו להגדיר קוד אישי לכל עובד.
כך, גם כאשר יש מדפסת מרכזית אחת, העובד שניגש עליה יצטרך להקיש את הקוד האישי על מנת להשלים את עבודת ההדפסה ולאסוף את המסמך הרלוונטי.
מעקב אחר שירותי ההדפסה:
אפשרות השימוש בקוד אישי מקלה על הארגון לקיים מעקב מסודר אחרי דפוסי השימוש במדפסת.
המעקב מאפשר לנו ללקט נתונים כגון:
איזו מחלקה נזקקת למדפסת הכי הרבה, באילו תקופות בשנה אנחנו משתמשים במדפסת ומהו היקף השימוש בכללי בה.
כך ניתן לתכנן בצורה מדויקת יותר את תקציב ההדפסה של אותה השנה ולהתכונן לקראת השנה הבאה.
מערכות תשלום:
בעסקים רבים, קיימות מדפסות העומדות לרשות המבקרים במקום.
אם שירות הדפסה זה ניתן תמורת תשלום, אפשר להיעזר במערכות סליקה ייעודיות שבאמצעותן מסדירים את התשלום על השימוש במכונה, בקלות ובנוחות.
כיצד בוחרים מדפסת משולבת אלחוטית?
מדפסת משולבת אלחוטית יכולה לתרום באופן משמעותי ליעילות העבודה המשרדית ולחיסכון בהוצאות המשרד.
אך כיצד יודעים איזו מדפסת תתאים לצורכי המשרד ובאיזו מדפסת לבחור?
לשם כך תוכלו להיעזר בפרמטרים הבאים:
הספק:
לכל מכונה הספק משלה, כלומר מספר מרבי של דפים לדקה שהיא יכולה להדפיס.
לכן, לפני שרוכשים מדפסת, חשוב לאפיין את היקף עבודות ההדפסה במשרד ולהגדיר מהו ההספק הרצוי מהמדפסת החדשה.
ממדים:
משרדים גדולים, שבהם נדרשת תפוקת הדפסה משמעותית, יעדיפו אולי מכונה גדולה יחסית הכוללת גם מגירות אחסון לדפים ולטונרים.
אך עבור משרדים שנעזרים במכונה בהיקף קטן יחסית, יהיה נכון הרבה יותר לבחור במכונה קומפקטית;
שאותה יוכלו להציב בנוחות באזור מרכזי ונגיש של המשרד.
תכונות מיוחדות:
לפני בחירת המדפסת, מומלץ לקיים תהליך מקיף של הגדרת צרכים.
בדקו אילו פונקציות ממלאת המדפסת הנוכחית שלכם, ואילו מאפיינים מיוחדים חשובים לכם.
למשל, האם המדפסת צריכה לתמוך באפשרות הדפסה בצבע?
האם המדפסת צריכה לכלול אפשרות של הדפסה דו צדדית?
האם המדפסת צריכה לתמוך רק בדף A4 הסטנדרטי או שנדרשת גם תמיכה בפורמטים אחרים?
אם אינכם בטוחים באשר למאפיינים המבוקשים, תוכלו להתייעץ עם חברת יזמקו, המתמחה בתחום זה.
