מדריך למחזור החיים של שירותי מיכון ו-IT

מערכות מחשוב ושירותי מיכון מהווים היום את ליבת העסק.

כמעט כל סביבות העבודה שלנו מתנהלות היום באמצעות רשת מחשבים ושירותי ענן, ואותם משלימים גם שירותי מיכון המאפשרים לנו להדפיס, לצלם ולסרוק מסמכים פיזיים.

כאשר מכלול השירותים הללו פועל כשורה, תתאפשר שגרת עבודה טובה ויעילה.

אך לעיתים מתברר כי בשל תקלות שונות העבודה מתעכבת וכך תפקוד העסק אינו במיטבו וגם השירות שניתן ללקוחות עלול להיפגע.

מצב זה עלול להתרחש אם מחזור החיים של שירותי המיכון וה-IT אינו מנוהל באופן אופטימלי.

אם גם אצלכם נראה כי שירותי המיכון וה-IT ידעו ימים טובים יותר, כדאי שתקראו את המאמר הבא.

מהו מחזור חיים של מוצר

כל מוצר שאנו רוכשים וכל שירות המסופק לנו מגיע בדרך כלל עם תאריך תוקף, חוק זה נכון במיוחד בכל הנוגע לשירותי מיכון ולמערכות מחשוב.

זמן קצר אחרי שרכשנו את המחשב שלנו כבר יוצא לשוק הדגם החדש, והמערכות שהקמנו כבר אינן חדשניות כשהיו.

מצב זה הוא תוצאה טבעית של ההתקדמות הטכנולוגית האופיינית לעידן שלנו, ותמיד חשוב להיות מודעים לשינויים הקיימים בשוק ולשירותים החדשים הזמינים עבורנו.

כמובן שלא תמיד יש צורך בשינוי מהותי, ואם המיכון ושירותי ה-IT העומדים לרשותנו מספקים את הצרכים שלנו, לא תמיד מומלץ לבצע שינויים ושדרוגים.

עם זאת, כן חשוב לשים לב לאופן התפקוד של המיכון ושל שירותי ה-IT, שכן לצד ההתיישנות שלהם יש להם כאמור גם תאריך תפוגה.

עם הזמן, המוצרים חשופים לבלאי, והתפוקה שלהם יורדת באופן הדרגתי.

מלבד זאת, גם הצרכים של הארגון עשויים להשתנות, ובמקרה זה נדרש עדכון כללי של המיכון ושל שירותי ה-IT המשמשים את העסק.

מדוע זה חשוב?

לכאורה, מיכון משרדי, כגון מכונות צילום או מדפסת משולבת, הוא אינו עניין מרכזי בניהול המשרד.

כל עוד המדפסת עובדת ומשלימה את הפעולות הדרושות, לא תמיד נשים לב לתפקודה ולא תמיד ננסה לבחון דרכים חדשות להתייעלות.

אך לפעמים, אם נבצע בדיקה מעמיקה יותר ונבחן את יעילות המיכון ואת יעילות השירותים, ייתכן כי נגלה שאנו משקיעים משאבים רבים מדי בתחזוקת המיכון וייתכן שיתברר כי שירותי ה-IT שלנו אינם עומדים בדרישות.

לדוגמה, מדפסות ומכונות צילום ישנות מצריכות בדרך כלל תחזוקה רבה יותר, וגם חומרי הגלם שלהן הם לעיתים יקרים יותר.

מלבד זאת, במקרים רבים הפעלתו של מיכון ישן מתבררת כבזבנית, בין אם בשל צריכת דיו בלתי חסכונית ובין אם בשל תקלות הגורמות לתקיעות במדפסת ובמכונת הצילום.

גם שירותי IT עלולים להיות בלתי יעילות, בייחוד אם חבילת השירות שרכשנו כוללת שירותים שאנו לא זקוקים להם או אם חסרים בה שירותים חשובים אחרים.

בכל מצבים אלו, נדרשת חשיבה מחדש ושינוי מהותי במחזור החיים של שירותי המיכון ושל שירותי ה-IT.

ניהול מחזור החיים של שירותי מיכון ושל שירותי IT

אחרי שהבנו מדוע חשוב לנהל היטב את מחזור החיים של המיכון המשרדי ושל שירותי ה-IT, נותר רק להתייחס לשאלת אופן ניהול שירותים אלו.

כדי לדעת כיצד לנהל את המיכון ואת שירות ה-IT, תוכלו להיעזר בנקודות הבאות:

• אפיון הצרכים: בשלב הראשון, חשוב כי בעל העסק יגדיר את הצרכים ואת הדרישות משירותי המיכון ומשירותי ה-IT.
  כחלק מהתהליך יש לבחון את המצב הקיים, לבדוק אילו אתגרים ניצבים בפני עובדי המשרד ואילו צרכים אינם מקבלים מענה דרוש.
  מנגד, חשוב מאוד גם להתייחס גם לאותם היבטים שכעת מתנהלים היטב, על מנת שיהיה אפשר לשמר את המצב הקיים ולשפר אותו.
  במקרים רבים, ניתן לפנות לחברה המתמחה בתחום או ליועץ חיצוני שיוכל לשפוך אור על הנושא, בהתבסס על הניסיון המקצועי שלו.
• איתור ספקי שירות מתאימים: בשלב הבא, ניהול יעיל של השירותים יכלול חיפוש אחר ספקי שירות מתאימים.
  כדי לעשות את הבחירה הנכונה רצוי להכיר את הספקים היטב, להבין מה כוללת חבילת השירות שהם מציעים, לבדוק מהם שעות שירות הלקוחות של הספקים והאם יש להם שירותים נוספים העשויים לשמש את בעל העסק.
  ניתן גם לבדוק אילו עסקים נעזרים בשירותיו של הספק ולבחון פרויקטים שספקים השלימו בעבר.
• בחינה תקופתית של המצב הקיים: החלפת ספק? רכשתם מיכון חדש או בחרתם חבילת שירותי IT חדשה?
  מעת לעת חשוב לבצע הערכה של המצב הקיים ולבחון מהן השפעות השינויים שעשיתם.
  האם העבודה הפכה להיות יעילה יותר? האם עלויות התפעול הופחתו? האם שירות הלקוחות שאתם מקבלים עונה על הדרישות שלכם?
  כל אלו יש לבדוק אחת לתקופה כדי להבטיח ניהול חכם של שירותי המיכון וה-IT.
• סקר שוק: כדי לקבל תמונה מלאה על המצב הקיים בעסק, חשוב גם לסקור את המצב בשוק ולהבין באיזה מיכון ובאילו שירותי IT משתמשים עסקים אחרים. אין זה אומר שחייבים בהכרח לבחור את הפתרונות שהמתחרים משתמשים בהם, אך כן חשוב לדעת מהן האופציות ומהם היתרונות והחסרונות בכל בחירה.
• הכרת הפתרונות החדשים הקיימים בשוק: גם אם אנחנו מרוצים מאוד מהמצב הקיים, כדאי מאוד לפעול מתוך גישה שאפתנית ש"תמיד יכול להיות טוב יותר". כיום מיכון משרדי מציע אפשרויות שלא היו זמינות בעבר, וחשוב מאוד להכיר אותן.
  גם אם ניתן להסתדר בלי פונקציות מתקדמות מאוד, רצוי לדעת שהן קיימות ואולי אף להתנסות בחלקן.
  ייתכן כי כך תגלו דרכים חדשות לייעול העבודה במשרד.
• המשך מעקב: ניהול שירותי מיכון ושירותי IT מצריך מעקב סדיר כל העת. כדי להקל על עצמכם, תוכלו לפתח שיטה ברורה לניהול המעקב או למנות גורם מרכזי שיהיה אחראי לטפל בנושא.
  גורם זה יכול להיות גם איש הקשר שאליו פונים עובדי המשרד בשאלות או בקשות.
  כך תהיו בטוחים שנושא המיכון וה-IT מקבלים את הכבוד המגיע להם.