כל מה שצריך לדעת על דפים להדפסה

ניהול שירותי ההדפסה של המשרד מתמקד בדרך כלל בכוכבת המרכזית – המדפסת או מכונת הצילום שמשתמשות בדפים להדפסה למשרד.

לפני כל רכישה, מחלקת הרכש בוחנת היטב את המפרט הטכני של המדפסת ומתעניינת בעיקר בנתונים כגון כמות דפים לדקה, רזולוציה וקישוריות למחשב.

המטרה היא כמובן לבחור במכונה שתענה בדיוק המרבי על צורכי בית העסק ותאפשר פעולה חסכונית ויעילה.

אך כדי להשיג את המטרה הזאת, חשוב להקדיש תשומת לב לא רק למכונה עצמה, אלא גם לחומרי הגלם שבהם בוחרים.

גודל הדפים להדפסה

הפרמטר הראשון שיש להתייחס אליו כאשר בוחרים נייר למשרד הוא כמובן גודל הנייר.

דפים להדפסה מגיעים בעשר מידות שונות, מ-A1 ועד A10, כאשר כל גודל מותאם למטרה שונה.

נייר A1 הוא הגדול ביותר (841 מ"מ X 593 מ"מ) ואילו נייר A10 הוא הקטן ביותר (37 מ"מ X 26 מ"מ).

מטבע הדברים, הניירות הגדולים יותר משמשים בדרך כלל לצורכי פרסום, ואילו הניירות הקטנים יותר משמשים לצורכי משרד.

ברוב המדפסות המשרדיות יהיו שתי אפשרויות של גודל דף:

• A4 – דף זה הוא בגודל של 297 מ"מ X 210 מ"מ. זהו הגודל השכיח ביותר והוא משמש בעיקר לעבודה השוטפת ולהדפסה של מסמכים סטנדרטיים.
• A3 – דף זה הוא בגודל של 420 מ"מ X 297 מ"מ, ובדרך כלל נעזרים בו כאשר מעוניינים להדפיס חומרי שילוט או עלוני פרסום.

לצד שני הגדלים שהוזכרו לעיל, משרדים רבים נעזרים לעיתים גם בדפים בגודל A5.

דפים מסוג זה משמשים בדרך כלל להדפסה של חשבוניות, קבלות, תעודות משלוח וניירת לוגו למשרד.

סוגי דפים להדפסה

עשינו סקר שוק, בחנו מדפסות לעסקים, רכשנו מדפסת או בחרנו שירותי השכרת מדפסות, ואנחנו אפילו יודעים בדיוק איזה גודל דף להדפסה דרוש לנו.

השלב הבא הוא להבין אילו סוגי דפים להדפסה קיימים, ואיזה מהם יהיה אידאלי עבורנו. לשם כך כדאי להכיר פרט נוסף על דפים להדפסה – משקל הדף.

באופן כללי – ככל שמשקל הדף גדול יותר כך איכות הדף תהיה גבוהה יותר.

בשוק תוכלו למצוא דפים במשקל של 120 ואף 160 גרם למטר רבוע, אך לרוב הבחירה הבטוחה ביותר תהיה בנייר של 80 גרם.

מלבד משקל הנייר ישנה חשיבות רבה גם לסוג שלו, ובדרך כלל ניתן לרכוש את סוגי הדפים הבאים:

• נייר נטול עץ – זהו סוג הנייר שבו משתמשים הכי הרבה והוא עשוי מתאית של עץ. כדי ליצור נייר עמיד שאינו מצהיב בקלות, מוציאים מתאית העץ את חומר הליגנין (עֱצָן בעברית תקנית), וכך מקבלים נייר לבן האידיאלי למגוון רחב של עבודות משרדיות.
• נייר כרומו – משקלו של נייר זה הוא גדול יחסית ויכול להגיע גם עד ל-350 גרם. בזכות האיכות הגבוהה שלו והאפשרות לגימור מבריק, הוא משמש בעיקר להדפסת חומרי פרסום.
• נייר ממוחזר – נייר ממוחזר מיוצר מפסולת נייר שנגרסה ועורבבה עם חומר הלבנה. דפי הדפסה העשויים מ-100% נייר ממוחזר לא תמיד יתאימו כדפי צילום משרדיים, אך בשוק ניתן למצוא דפים הכוללים 50% נייר ממוחזר, ובהחלט ניתן להשתמש בהם בעבודה השוטפת.
• בריסטול – מדפסות לעסקים כמעט שאינן משתמשות בסוג זה של נייר. זהו נייר עבה מאוד (עד 400 גרם), והוא משמש לרוב לצורכי הכנת אריזות והדפסה מקצועית בבתי דפוס.

התאמת הנייר לעבודת ההדפסה

גודל הנייר וסוג הנייר הם שני הפרמטרים הבסיסיים ביותר בבחירה של דפים להדפסה.

אך מלבדם, קיימים שיקולים נוספים שחשוב להכיר כדי להתאים את דפי ההדפסה לדרישות שלנו:

• הגדרת צרכים: לפני שרוכשים דפים להדפסה, רצוי מאוד להגדיר היטב את מטרת השימוש בהם.
  אם הדפים מיועדים לשימוש פנימי בלבד, לצורך הדפסה של פרוטוקולים, מסמכים שוטפים וכיוצא בזה, ניתן בהחלט להסתפק בנייר נטול עץ סטנדרטי במשקל של עד 80 גרם.
  אם תרצו, תוכלו גם לבחור בנייר ממוחזר או ממוחזר חלקית, וכך לתמוך בסביבת עבודה אקולוגית יותר.
  לעומת זאת, כאשר מדובר בחומר פרסומי או בנייר מודפס המגיע לידי הלקוחות (למשל קבלות או ההזמנה לפגישה או לאירוע) כדאי לבחור בנייר איכותי יותר שישדר את המסר המדויק שאותו אתם מעוניינים להעביר.
• הדפסה בצבע: במסגרת העבודה השוטפת, מרבית עבודות ההדפסה יכללו הדפסה רגילה בשחור לבן.
  מסמכים, חוזים, קבלות ופרוטוקולים – כל אלו ניתן להדפיס על נייר נטול עץ סטנדרטי.
  עם זאת, אם במשרד קיימת מדפסת צבע ואתם מעוניינים להפיק למשל עלוני פרסום או קטלוגים ללקוחות, כדאי מאוד לבחור בנייר כרומו איכותי.
  הדפסה על נייר כרומו תצליח להשיג תוצאות באיכות גבוהה והצבעים ייראו חדים וחיים הרבה יותר.
• מידת בהירות הדף: על כל חבילת דפים שתרכשו, תופיע מידת הלובן של הדף.
  בדרך כלל, מידת לובן גבוהה יותר תאפשר למלל המודפס על הדף לבלוט יותר.
  כלומר, מידת לובן גבוהה אמורה לאפשר רמת קריאות טובה יותר.
  בפועל, לעומת זאת, דרגת לובן גבוהה מדי עלולה דווקא להפריע למידת הקריאות ואף "להציק" לעין.
  כפי שניתן להבין מהדברים שלעיל, דרגת הלובן היא במידה רבה עניין של העדפה אישית;
  לכן, תוכלו לנסות דרגות שונות, ובמשך הזמן להבין מהי הדרגה הרצויה מבחינתכם.
• צבע הדף: בעבר, צבע הנייר היחיד שהיה זמין בשוק הוא כמובן הצבע הלבן.
  כיום לעומת זאת קיימים דפי הדפסה בצבעים שונים ומגוונים כדוגמת כחול או ורוד.
  זה יכול להיות נחמד לגוון מדי פעם, אך בדרך כלל נעדיף את הצבע הלבן המאפשר רמת קריאות גבוהה יותר.

לסיכום, כאשר אנחנו בוחרים בדפים להדפסה למשרד, עלינו לתת את הדעת למגוון רחב של שיקולים.

אנו צריכים להגדיר היטב את צורכי המשרד, את השימוש הצפוי בנייר וכמובן – את נוחות השימוש בו.

דפים להדפסה צריכים גם להיות מותאמים לסוג המדפסת המשרדית, ולכן בעת הצורך מומלץ להתייעץ עם מומחה למיכון משרדי.