איך מנהלים צוות עובדים כאשר כולם נמצאים בבית?
מצב החירום יצר מציאות חדשה שבה מרבית העובדים ממשיכים לעבוד מהבית.
בזמן זה, מנהלי הצוותים נאלצים להתמודד עם אתגרים חדשים:
- איך מצליחים להיות בקשר יום-יומי עם העובדים
- כיצד בודקים את התקדמות העבודה
- איך מבטיחים כי המשימות היומיות והשבועיות יושלמו בהצלחה
לכל אלו נדרשים מנהלי הצוותים למצוא פתרונות, כאשר עליהם להסתגל לאופן העבודה החדש וגם לסייע לעובדים לעמוד ביעדים שלהם.
במדריך הקצר הבא נציג כמה אפשרויות ואולי גם נקודות למחשבה.
שומרים על קשר
לעבודה במשרד יתרונות רבים.
היא מאפשרת לנו לשוחח באופן פשוט וקל עם העמיתים שלנו ולפתור חילוקי דעות במהירות.
לכן, המעבר לעבודה מהבית יכול להיות מאתגר, במיוחד אם מדובר בצוותים הרגילים לצורת תקשורת מיידית וישירה.
כדי לצלוח את התקופה הזו בשלום, חשוב לבנות מחדש את דרכי התקשורת של הצוות.
לשם כך תוכלו להיעזר בהצעות הבאות:
פגישות עדכון קבועות:
מומלץ מאוד לקיים לפחות פעם בשבוע פגישת עדכון באמצעות שיחת וידאו.
על מנת שהפגישה תהיה אפקטיבית, רצוי מאוד כי מנהל הצוות הוא שיערוך את הפגישה ויקבע את הנושאים לדיון.
לכן, כל עובד צריך להגיע מוכן לפגישה ואם ברצונו לדבר על נושא מסוים רצוי כי ישוחח על כך קודם לכן עם מנהל הצוות.
הגדרת יעדים יומיים ושבועיים:
כדי לשמור על רציפות העבודה וכדי למנוע עיכוב בהשלמתן של משימות שונות.
רצוי כי המנהל יבנה ביחד עם כל עובד תוכנית שבועית מסודרת שתכלול את היעדים היומיים והשבועיים שהוגדרו.
הודעות דוא"ל:
למרות הפלטפורמות המתקדמות הקיימות היום, הדואר האלקטרוני נותר אחד מאמצעי הקשר המועדפים.
ניתן להיעזר בדוא"ל כדי לכתוב סיכומי יום, שאלות הנוגעות לעניינים פתוחים וכמובן זימון לפגישות ושיחות.
תיעוד מהלך העבודה
אחרי שהוחלט על דרכי התקשורת החדשות, יש להקדיש גם מחשבה לנושא תיעוד מהלך העבודה.
גם אם חברי הצוות מנהלים שיחות ארוכות ולכאורה לכל אחד ברור מה תפקידו, עדיין רצוי כי שיחות אלו יגובו באמצעות תיעוד ברור בכתב.
במסגרת תהליך התיעוד ניתן להיעזר בנקודות הבאות:
סיכום שיחה:
למען הסדר הטוב, רצוי למנות גורם אחד שיהיה אחראי לתיעוד עיקרי הדברים בשיחות העדכון הטלפוניות.
גורם זה יידרש להעלות את הדברים על כתב ולדאוג להפצתם בין חברי הצוות.
המטרה המרכזית היא לוודא כי כולם מעודכנים, ובמידה שמתעוררות שאלות, חברי הצוות יוכלו לדון בהן בשיחת העדכון הבאה.
מי עושה מה:
בשגרת היום-יום, התקשורת הפרונטאלית והישירה מאפשרת להבטיח כי כל חבר בצוות יודע היטב מה עליו לעשות.
אך במצב חירום, עלולות להיווצר אי הבנות רבות באשר לחלוקת התפקידים.
על כן, יש להקפיד על חלוקה ברורה, ולא פחות חשוב מכך – יש לתעד את סידור העבודה הזה במסמך מסודר ולדאוג להפצתו בין חברי הצוות.
עבודה בענן:
תיעוד חלוקת העבודה הוא הצעד הראשון.
אך כדי שמהלך זה יתבצע כשורה, מומלץ מאוד שיהיה אפשר לבצע עדכונים ולתעד שינויים באופן שיהיה נגיש ושקוף לפני כולם.
לשם כך ניתן להיעזר בשירותי מחשוב ענן שמציעה חברה ותיקה כגון יזמקו מיכון.
ציוד מתאים גם בבית
במקום העבודה, המעסיק הוא שאחראי לספק את כל הציוד הנדרש לעובד.
העובד עשוי להזדקק לדוגמה לשני מסכי מחשב או שתידרש לו מדפסת לייזר לשם הדפסתם של מסמכים ארוכים.
מיכון משרדי מעין זה לא תמיד קיים בביתו של העובד.
לכן חשוב מאוד לוודא כי יש בידו כל הציוד הדרוש לו כדי לקיים את שגרת העבודה.
בייחוד יש לשים לב לדברים הבאים:
פינת עבודה:
לעיתים, כאשר עובדים מהבית קל מאוד להיסחף אחר הסחות דעת שונות.
כדי למנוע מצב זה ולאפשר עבודה אפקטיבית, רצוי כי העובד ירכיב פינת עבודה מסודרת במקום שקט בביתו.
בפינת העבודה צריך להיות שולחן מתאים וכיסא נוח, על מנת שהעובד יוכל לשמור ככל הניתן על אווירת העבודה גם בבית.
מחשב:
בבתי עסק רבים, במחשב של העובד מותקנות תוכנות רבות שאינן זמינות במחשב הביתי שלו.
במצב זה, קיימות שתי אפשרויות עיקריות:
עבודה באמצעות VPN המאפשרת לעובד להשתלט מרחוק על המחשב שבמקום העבודה.
או שינוע כל עמדת העבודה לביתו של העובד.
הבחירה בין האפשרויות מחייבת גם התייחסות לנושא אבטחת המידע.
במקרים מורכבים מומלץ מאוד להתייעץ עם ספקי שירותי מחשוב מתקדמים.
מדפסות:
כיום, לא בכל בית ישנה מדפסת.
על כן, אם לעובד יש צורך קבוע במדפסת, יש לספק לו אחת כזאת לצורך העבודה מהבית.
לשם כך ניתן לבחור מדפסת לייזר, אך יש גם אפשרות לבחור מדפסת רב תכליתית הכוללת מאפיינים נוספים כגון סריקה, קבלת פקס וצילום.
לומדים ומתפתחים
עבודה מהבית היא מצב חדש שנכפה עלינו, ורבים כבר מחכים לרגע שבו יהיה ניתן לשוב לשגרה המבורכת.
אז נכון, עבודה במשרד עשויה להיות פשוטה ואפקטיבית יותר.
אך יש הרואים במצב החדש כהזדמנות ללימוד ולהתפתחות.
חשיבה אופטימית וחיובית זו יכולה לסייע לכם להסתגל למצב בקלות רבה יותר.
היא גם תאפשר לכם לנהל את הצוות בקלות ולשדר לחברי הצוות שאתם מאמינים ביכולתם גם בתקופה מורכבת זו.
ייתכן כי הנקודות הבאות יספקו לכם חומר למחשבה:
מה עובד ומה לא:
נסו שיטות עבודה שונות, ובררו עם העובדים שלכם איזו שיטת עבודה מועדפת עליהם.
נסו גם לכמת את הנתונים ולבדוק איזו שיטה מניבה את התוצאות הטובות ביותר.
ייתכן כי בדרך זו תגלו דרכים חדשות ויעילות יותר לעבוד.
אלו כלים מקצועיים מסייעים לכם לעבוד:
בתקופת משבר היצירתיות שלנו מתגלה לעיתים במלוא כוחה.
אנחנו לומדים מיומנויות חדשות ומפתחים כלים מקצועיים חדשים המסייעים לנו להתמודד עם המצב הקיים.
בדקו מהם הכלים והמיומנויות המסייעים לכם בתקופה זו, ואולי תוכלו להיעזר בהם גם כשהצוות יחזור לעבוד מהמשרד.
לא לשכוח גם ליהנות:
בזמן זה חשוב לא רק לעבוד אלא גם לשמור על מורל גבוה של חברי הצוות.
נסו למצוא דרכים לחזק את הקשר בין חברי הצוות, הראו להם שאתם מעריכים את עבודתם והפגינו אכפתיות.
תוכלו למשל לשלוח לעובדים מתנות לרגל החג, ואל תשכחו לכתוב מילה טובה.
בהצלחה!
