מקימים מיזם חדש? ככה תדאגו לשירותי משרד שיקדמו את המיזם

הצלחתו של מיזם חדש תלויה בגורמים רבים,ביניהם שירותי משרד, ובדרך כלל נדרש הרבה יותר מרעיון טוב כדי למנף את העסק.

עוד בטרם מחליטים על הקמת המיזם, יש צורך בעבודת הכנה מעמיקה, וחשוב גם לבצע סקר שוק שיבחן את המצב הקיים בשטח.

אך מלבד כל אלו, אין לשכוח כי על מנת שמיזם חדש ישגשג ויצמח, יש להקדיש תשומת לב גם לאופן שבו מתנהלת שגרת העבודה במשרד.

ניהול תקין של העסק מחייב שירותי משרד, שירותי מחשוב וכמובן – מכונות שתייה וקפה שיאפשרו ליצור חוויית אירוח ראויה עבור לקוחות.

על הציוד המשרדי הדרוש ועל השירותים שכל מיזם חדש זקוק להם – במאמר הבא.  

מיכון משרדי

אחד הדברים הראשונים שיש לדאוג להם כאשר מקימים מיזם חדש הוא כמובן מיכון משרדי.

אין הכוונה אך ורק לתשתית המחשוב בעסק, אלא למכונות תומכות נוספות שגם היום, בעידן הדיגיטלי, עדיין יש בהן צורך ממשי ויום-יומי.

במסגרת שירותי משרד והקמת מערך המיכון המשרדי, נדרשות בדרך כלל המכונות הבאות:

מדפסת:

מדפסת איכותית נדרשת בעסק למטרות שונות ומגוונות.

כאשר מדובר בשימוש פנים ארגוני, יהיה צורך בהדפסה של מסמכים וחוזים, ובטיפול מול הלקוחות תידרש הדפסה של חשבוניות, קבלות והצעות מחיר.

כדי להבטיח עבודה שוטפת ללא עיכובים, יש לוודא כי בעסק קיים מספר מספק של מדפסות.

מכונת צילום:

בדרך כלל מכונות מסוג זה משמשות להדפסה של עותקים מרובים, וישנן מכונות הכוללות מאפיינים נוספים כגון הדפסה בצבע, הדפסה דו-צדדית וכריכת חוברות.

מכיוון שבשוק קיימים דגמים רבים, לפני הבחירה במכונת הצילום יש להגדיר היטב את המאפיינים המבוקשים.

מדפסות משולבות:

מיכון משרדי נוסף שעשוי להועיל למיזם הוא מדפסת משולבת.

מדפסת מסוג זה כוללת מגוון פונקציות כגון סריקה, צילום ושליחה/קבלה של פקסים.

רוכשים או שוכרים?

בעבר, עסקים נהגו לרכוש את המיכון המשרדי הדרוש ולהחליף אותו במיכון חדש בעת הצורך.

עם זאת, כיום ישנה דרך נוספת שעשויה להיות יעילה יותר במקרים מסוימים.

הכוונה כמובן לשירותי משרד שמעניקים שירותי השכרת מדפסות והשכרת מיכון משרדי, ולכך כמה יתרונות מרכזיים:

שירות תיקונים:

במסגרת שירות השכרת מדפסות למשל, ספק השירות יעניק פעמים רבות תמיכה טכנית ושירות תיקונים בעת הצורך.

כך מנהל העסק זוכה למענה הדרוש לו, והעבודה המשרדית אינה מתעכבת במקרה של תקלה.

ייעוץ מקצועי והתאמה מדויקת לצרכים:

לכל מיזם ולכל משרד צרכים משלו.

כאשר נעזרים בשירות השכרה של שירותי משרד, ניתן להתאים עבור בעל העסק את חבילת השירות הדרושה לו.

החלפת המיכון המשרדי בקלות: מיכון משרדי מתחדש היום ללא הרף.

על כן, שכירה של מכונות צילום או מדפסות עשויה להיות עדיפה הרבה יותר מרכישה;

באופן זה ניתן לחדש בקלות את המיכון המשרדי ולהחליף אותו במכונות העונות באופן מדויק על הצרכים המעודכנים של בית העסק.

שירותי IT

בכל עסק יש מחלקה אחת שאי-אפשר בלעדיה – מחלקת ה-IT.

מחלקה זו מספקת תמיכה בשירותי מחשוב הנחוצים לניהולו התקין של העסק.

אך הקמה של מחלקה מסוג זה כרוכה לעיתים בהוצאות רבות, ולעיתים היא גוזלת משאבים רבים מהחברה.

על כן, כיום רבים מעדיפים דווקא להיעזר בשירותי משרד שמציעים מיקור חוץ בכל הנוגע לשירותי IT הנדרשים בעסק.

במסגרת זו, ניתנים השירותים הבאים:

תשתיות מחשוב ושירותי ענן:

הקמת מיזם היא עניין מורכב, ובמרבית המקרים היזם אינו פנוי לעסוק בעניינים כגון הקמת תשתית מחשוב או ניהול מערכת המידע בענן.

על כן, לעיתים מומלץ להיעזר בשירות מיקור חוץ מקצועי שיוכל לייעץ ולהקים את מערך המחשוב בהתאם לצרכים של המיזם ועל פי דרישות בעל העסק.

שירותי תמיכה:

חלק משמעותי מתפקידה של מחלקת IT איכותית היא לספק מענה בזמן אמת לתקלות שונות המתעוררות בשטח.

בשל חשיבות העניין חשוב לבחור בספק מיקור חוץ המבטיח מענה מיידי, מקצועי ומהיר לקריאות.

אבטחת מידע:

בכל עסק, במיוחד כאשר מדובר במיזם חדש יחסית, המידע הוא אחד המשאבים החשובים ביותר.

על כן, תחום אבטחת המידע מהווה כיום את אחת הדאגות המרכזיות ביותר של כל בעל עסק.

כדי לוודא שהעסק מוגן וכדי להבטיח התאוששות מהירה במקרה של פגיעה, מומלץ להיעזר בשירותי מיקור חוץ מקצועיים המתמחים בנושא זה.

כדי להבטיח שהמיזם מתפקד כראוי ושבידי בעל העסק כלי המחשוב המתאימים ביותר, מומלץ בדרך כלל לבחור בספק מרכזי אחד לכלל שירותי ה-IT.

המטרה היא לאפשר פעולה "חלקה" בשגרה, שיתוף פעולה מלא והטמעה קלה של שינויים הנדרשים בתשתיות המחשוב.

מכונות קפה ושתייה לאירוח

בשלב הבא, אחרי שדאגתם לתשתית המחשוב של העסק, שימו לב שאין להזניח גם את העובדים ואת הלקוחות המגיעים לבקר במשרד.

לשם כך, בכל משרד קיימות היום מכונות שתייה ומכונות קפה מסוגים שונים, ומומלץ לבחור אותן בהתאמה לצורכי המיזם.

שתייה קלה:

המטרה המרכזית של מכונות שתייה קלה היא לספק מגוון רחב ככל האפשר של משקאות.

לצורך זה קיימים שני סוגים עיקריים של מכונות:

בר מים ובר סודה:

זוהי המכונה הבסיסית ביותר המציעה מים נקיים ואיכותיים (חמים וקרים) וכמובן – סודה, שבשנים האחרונות "חזרה לאופנה".

אם במשרד ישנו מקום מספק, ניתן לבחור בר רצפתי, אך מלבדו קיימות גם מכונות קומפקטיות יותר שיכולות להיות ממוקמות גם במטבחון של המשרד.

מכונת משקאות all in one:

אפשרות מתקדמת יותר היא מכונת משקאות רב-תכליתית.

מכונה זה מספקת כמובן גם מים וסודה, אך יש באפשרותה להכין משקאות טעימים נוספים כמו גם משקאות דיאטטיים ואפילו קפה.

אל דאגה – מכונות אלו מתופעלות בקלות ולרוב יש להן פונקציה של תחזוקה עצמית אוטומטית.

מכונות קפה לשדרוג חוויית האירוח:

סוג נוסף של מכונות שתייה הוא מכונות קפה. בעבר, מכונות קפה היו מאסיביות ודרשו ידע מקצועי לצורך תפעולן.

מאז, תחום זה עבר מהפכה של ממש, ובשוק ניתן למצוא מכונות נוחות לתפעול ולתחזוקה.

מכיוון שמכונת הקפה היא סוג של אטרקציה בכל משרד – רצוי לבחור מכונה קומפקטית ואלגנטית שתותיר רושם חיובי בכל מי שמגיע לבקר במשרד.

אם בעסק ישנו חדר המתנה ללקוחות, רצוי גם לשלב מכונת קפה לשימושם, ולוודא שהיא מאפשרת הכנה של קפה משובח בלחיצת כפתור – לחוויית שירות נעימה.

לסיכום – הקמה של מיזם היא משימה לא פשוטה בכלל.

שימו לב שאתם מקדישים את תשומת הלב הראויה גם למיכון המשרדי הדרוש ולמכונות השתייה שיאפשרו עבודה יעילה ויצירת רושם חיובי בכל מי שמבקר במשרדכם.

כדי להסיר דאגה מלבכם, וכדי שתוכלו להתמקד בעסק עצמו – פנו לחברה המתמחה בכל פתרונות מיקור חוץ הנדרשים במיזם.

דוגמא לעוד לקוח מרוצה של יזמקו דרינקס: