טיפים לסריקה מקצועית - מדריך מפורט של סריקת מסמכים

מבין כל ההיצע של מיכון משרדי, הסורק הוא מכשיר חיוני באינספור תחומים, החל מהעסקים הקטנים ועד לחברות הגדולות.

באמצעות הסריקה, ניתן להמיר מסמכים מודפסים לקבצי מחשב, מה שמקל על אחסון, שיתוף, ואיתור המסמכים.

סריקה מקצועית, היא סריקה שמתבצעת בצורה מדויקת ואיכותית, ומספקת תוצאה שאפשר להסתמך עליהן.

במאמר זה, נציג מספר טיפים לסריקה מקצועית, שיעזרו לכם לקבל תוצאות מושלמות, לחסוך זמן, ולשפר את הפרודוקטיביות של הארגון שלכם.

נתמקד בעשה ואל תעשה כדי להבטיח תוצאות איכותיות, ונרחיב על ההשפעה של תחזוקת הסורק על זרימת העבודה.

טיפים לסריקה מקצועית

על מנת למקסם את התוצאות של הסריקה, חשוב כי תקפידו על טיפים לסריקה מקצועית:

• בחרו את רזולוציית הסריקה הנכונה:

קבעו את רזולוציית הסריקה, המתאימה לצרכים הספציפיים שלכם.

רזולוציות גבוהות יותר, הנמדדות בדרך כלל בנקודות לאינץ' (dpi), הן אידיאליות ללכידת פרטים עדינים, גרפיקה או תמונות.

אם מדובר על עיצוב גרפי או תמונה, הקפידו לסרוק לפחות על 600 dpi. תוכלו להשתמש ברזולוציות נמוכות יותר, עבור מסמכי טקסט בסיסיים. למשל, 300 dpi.

• בצעו אופטימיזציה של פורמט התמונה:

לפי המטרה של החומר הסרוק, תבחרו את פורמט קובץ התמונה המתאים.

עבור מסמכים טקסטואליים, פורמטים המתאימים כמעט לכל צורך, כמו PDF, יכולים לספק את התוצאות הטובות ביותר.

תמונות וגרפיקה, עשויים להפיק תועלת מפורמט כמו JPEG.

• נקו ויישרו מסמכים:

מסמכים מסודרים ונקיים, מייצרים איכות סריקה מעולה.

לכן הסירו אבק, סיכות או שאריות דבק.

יישרו דפים מקומטים, כדי להבטיח שהם יושבים שטוחים על משטח הסריקה, לקבלת מיקוד אופטימלי ותוצאה מיטבית.

• ארגנו את החומר בצורה נכונה:

בעת ביצוע סריקה בכמות גדולה, ארגון נכון שלהם הוא קריטי.

קבצו מסמכים דומים, תייגו אותם בהתאם, וצרו תיקיות נפרדות במהלך תהליך הסריקה, כדי לזרז את מציאת מסמכים מאוחר יותר.

זו הייתה רשימת טיפים לסריקה מקצועית שלנו.

הקפדה עליהם, תאפשר לכם להנות מתוצאות איכותיות ומושלמות, ולחסוך עריכה של החומרים הסרוקים במצבים בעייתיים, ואפילו סריקה חוזרת, במצבים חסרי תקנה.

רשימת עשה ואל תעשה בסריקה מקצועית

בנוסף לרשימת טיפים לסריקה מקצועית, דאגנו לרכז לכם גם, עשה ואל תעשה, לתוצאות מיטביות, ולשמירה על הסורק לשנים ארוכות.

מה אנחנו כן ממליצים לכם לעשות:

הכירו את הגדרות הסורק:

הבינו את הפונקציוניות, וההגדרות של הסורק שלכם.

כגון מצב הצבע, השימוש בתכונות שיפור תמונה אוטומטיות, קביעות מוגדרות מראש של גודל המסמכים, ואופטימיזציה של חיפוש, כדי להבטיח סריקות באיכות גבוהה.

הניחו את המסמכים בצורה נכונה על משטח הסריקה:

חשוב שהוא יהיה מיושר לחלוטין, ובלי סיכות או קמטים, על מנת להבטיח שהסריקה תהיה מדויקת.

בדקו את התוצאות לפני שאתם גורסים או זורקים את המקור:

חשוב שתבדקו מה יצא בסריקה, כדי לחסוך מעצמכם כאב ראש ולב, אם כבר התפטרתם מהמקור, אך הסריקה יצאה לא מוצלחת.

בסריקת מסמכים טקסטואליים, שקלו להשתמש בתכונת ה-OCR:

האם יש לכם בסורק תוכנת זיהוי תווים אופטי (OCR), שיכולה להמיר טקסט סרוק- לקבצים דיגיטליים הניתנים לחיפוש ולעריכה?

העריכו אם צורת העבודה שלכם, מחייבת יכולות OCR מלאות או חלקיות.

בדקו גם אפשרויות כמו פורמט PDF המאפשר חיפוש בתוכו.

שמרו על יעילות סריקה:

נצלו זמן יקר, על ידי בחירה בסריקה דו-צדדית במידת האפשר, תוך שימוש ביכולות הזנת דפים אוטומטית.

תוכלו גם להיעזר בתכונות, כמו זיהוי אוטומטי של מסמכים, כדי לייעל את תהליך הסריקה.

מה אנחנו ממליצים לכם לא לעשות

אל תעמיסו יותר מדי על מגש ההזנה של הסורק:

הימנעו מצפיפות יתר של מגש הסורק עם יותר מדי ניירות, מכיוון שהדבר עלול להוביל לתקלות, או לסיבוכים בחומרה.

במקום זאת, סרקו קבוצות מסמכים הניתנות לניהול, ודאגו לסידור המסמכים נכון, בתוך המגש.

אל תשתמשו יתר על המידה בשיפורי תמונה:

למרות שזה עשוי להיות מפתה, להחיל את כל אפשרויות שיפור התמונה הזמינות, אך כאשר תדפיסו את התמונות עם מכונות צילום משרדיות במשרד שלכם – התוצאות יהיו מלאכותיות ומעובדות מדי.

לכן, העריכו בקפידה את הצורך בכל שיפור, והשתמשו בהם בשיקול דעת, כדי לשמור על אותנטיות המסמך.

אל תזלזלו בשמות הקבצים:

קבעו קו עקבי של מתן שמות לקבצים, תוך שילוב מידע רלוונטי, כגון סוג מסמך, תאריך ונושא במידת הצורך. עקביות בשמות, תאפשר לכם חיפוש וארגון יעיל של קבצים.

אל תחסכו בגודל הקובץ, באמצעות ירידה ברזולוציה:

ירידה מתחת ל- 300 dpi למסמכים, או מתחת ל- 600 dpi לתמונות ועיצובים גרפיים, עלולה לתת לכם אמנם תמונה בגודל קטן, שתתפוס פחות מקום במחשב שלכם, אך התוצאה תהיה ירודה ולא מספיק איכותית.

הקפדה על טיפים לסריקה מקצועית אלו, תספק לכם תוצאות איכותיות, אך גם נאמנות למציאות ולמקור.

תאפשר לכם לשמור על אחסון מסודר במחשב, ותיתן לכם תוצאות מהירות, במינימום תקלות.

תחזוקת סורק במהלך העבודה

נחמד לתת טיפים לסריקה מקצועית. אך אם לא תתחזקו את הסורק שלכם כמו שצריך, אתם עלולים להיתקע, עם איכות סריקה ירודה, עם תקלות בסורק, ובעיות נוספות. לכן חשוב שתבצעו ניקוי שגרתי, למשטח הזכוכית של הסורק, ולרכיבים חיוניים נוספים, בהתאם למבנה של הסורק שלכם.

זה ימנע הצטברות אבק, בעיות השתקפות שפוגמות בתוצאת הסריקה, וכמובן, ימנע בלאי כללי ונזקים מצטברים. בנוסף, חשוב שתעדכנו את תוכנת הסורק בהתאם לצורך. התקנת עדכונים קבועה, תסייע ליעילות ולביצועים מיטביים.

והכי חשוב, במקרה של תקלות חומרה או בעיות ביצועים, חשוב שתיקחו איש מקצוע אמין שיטפל בהן, ואולי גם יגניב לכם כמה טיפים לסריקה מקצועית שאנחנו עוד לא מכירים…

שאלות נפוצות

מהי הרזולוציה המומלצת לסריקה מקצועית של מסמכים ותמונות? 

רזולוציית הסריקה המתאימה תלויה בסוג החומר שאתה סורק. עבור מסמכי טקסט פשוטים, רזולוציה של 300 dpi מספיקה. לעומת זאת, עבור סריקת תמונות וגרפיקה מורכבת, מומלץ להשתמש ברזולוציה של לפחות 600 dpi כדי לשמור על הפרטים הקטנים.

מהם הפורמטים המומלצים לשמירת קבצים סרוקים?

הבחירה בפורמט הקובץ תלויה במטרת הסריקה. מסמכים טקסטואליים כדאי לשמור בפורמט PDF, שהוא קל לחיפוש ועריכה, במיוחד אם נעשה שימוש ב-OCR. עבור תמונות, פורמטים כמו JPEG או PNG יתאימו בהתאם לאיכות הנדרשת.

יזמקו – שירותי מיכון משרדי מתקדמים

יזמקו מציעה לכם שירותי מיכון משרד, בהיקף ובמקצועיות, שיאפשרו למשרד שלכם להמשיך להתקדם ולהתפתח.

חברת יזמקו מספקת בין השאר, סורקים, מכונות צילום, מדפסות, ועוד. יחד עם שירות תחזוקה ותיקונים לפי הצורך, כך שהראש שלכם יהיה פנוי, להמשיך לטפל בדברים החשובים באמת של העסק.

צרו איתנו קשר, ותתחילו לעשות את מה שאתם באמת טובים בו!