פתרונות אבטחה עבור מדפסות ארגוניות
מדפסות הן כיום כלי חיוני בכל עסק, חברה או ארגון והן נחוצות לצורך תפקודו התקין והשוטף של העסק.
אחת הבעיות העיקריות איתן מתמודדים עסקים גדולים וחברות היא בעיית אבטחת המידע.
בעידן של פריצות מתוכננות, חדירות וירוסים וניסיונות ריגול, חברות רבות משקיעות משאבים ומאמצים רבים בניסיון למנוע פריצות אבטחה שכאלו.
בהקשר זה, מדפסות הן נקודת התורפה של של ארגונים גדולים, המחזיקים במערך הדפסה של עשרות מדפסות, בעיקר מדפסות לייזר.
המדפסות נמצאות בחלל הפתוח והן נגישות לכל אחד.
בנוסף, ישנם מקרים בהם מידע סודי או רגיש יכול לדלוף החוצה על ידי עובדי החברה עצמה, בין אם במזיד או ללא כוונה.
מדפסות הן נקודות החולשה של אבטחת הארגון גם כיוון שקשה לעקוב אחר סוגי ההדפסות או כמות ההדפסות של כל עובד, ויש מי שיכול לנצל זאת כדי לפגוע בחברה.
כדי להגן על משאבי המידע של הארגון מפני דליפת מידע או חשיפה להונאות וזיופים, ניתן למצוא ולהתקין מגוון פתרונות אבטחה בדמות תוכנות המיועדות עבור מדפסות לייזר ומאפשרות מעקב וניטור של פעולות ההדפסה במדפסות הארגון.
אבטחת מדפסות והגבלת כמויות ההדפסה
הדפסה מאובטחת היא פתרון המתאים לחברות וארגונים המעוניינים לשמור על בטיחות וחשאיות החומר המודפס.
אבטחת ובקרת מדפסות מתבצע בכמה רמות:
באמצעות התקנת תוכנות המכילות כלים לניהול ושליטה בהדפסות ניתן לקבל יכולת שליטה ובקרה על כמות ההדפסות, אופן ההדפסה וכן להגביל את הרשאות המשתמשים.
כך למשל ניתן להגביל את הרשאות ההדפסה על ידי הדפסה שמתאפשרת רק על ידי הזנת קוד אישי או העברת כרטיס עובד.
לאחר שהעובד שולח את ההדפסה הרצויה עליו לגשת למדפסת ולהזדהות באמצעות קוד אישי או כרטיס עובד ורק אז יודפס המסמך.
אם העובד לא הגיע לאסוף את ההדפסה לאחר זמן מוגדר ההדפסה תימחק.
כך נמנע מצב בו מסמכים שהודפסו שוכבים במדפסת כשכל אחת יכול לקחת אותם.
באמצעות תוכנות אלו ניתן לקבוע הרשאות הדפסה נוספות כמו: ניתוב למדפסת ספציפית, מכסת הדפסות פר עובד, הגבלת הדפסות צבע יקרות למשתמשים מורשים בלבד, הדפסה דו צדדית כברירת מחדל וכן הגבלת ההרשאות להדפסה במדפסת רגילה, מדפסת משולבת או מדפסת צבע.
את ההגדרות ניתן לקבוע על פי צרכי הארגון או מדיניות החברה. אמצעי הגנה נוסף מפני דליפת מידע הוא התקנת תוכנות המאפשרות הדפסת סימן מים עם לוגו החברה ופרטי המדפיס על גבי כל דף שמודפס באמצעות מדפסות החברה.
בנוסף, מערכות אבטחת מדפסות אלו מעניקות לדרג הניהולי בארגון יכולות בקרה ומעקב אחר ההדפסות שביצעו העובדים.
באמצעות הפקת דו"חות על פי חתכים ופרמטרים שונים ניתן לקבל מיפוי של אופי הניצול של כל מדפסת בחברה, של כמויות השימוש, עומסים, כמויות הדפסה ברמת העובד או המחלקה, זיהוי חריגות (של עובד, מחלקה או מדפסת) והפקת דו"חות נוספים המאפשרים ניהול מושכל חסכוני יותר של מערך ההדפסה בארגון.
מה שמוביל לנושא האחרון:
מערכות אבטחת ההדפסה מאפשרות חסכון ממשי בהוצאות ההדפסה, הנייר והדיו בארגון.
בשל הגבלת מספר ההדפסות וההכרח של איסוף ההדפסה בזמן אמת וכן המעקב אחר כמות ההדפסות ניתן לקצץ באופן משמעותי את הוצאות החברה בתחום זה.
מחפשים מדפסת לעסק? יזמקו מיכון משרדי זה הפתרון שלכם לייעול העסק!
