ציוד דרוש לטיפול בניירת במשרד

אמנם מגמת הביג דאטה המתעצמת והולכת עוסקת במידע ובנתונים ממוחשבים, אבל כמויות הענק של מסמכי הנייר, ההארד קופיז, שמייצרים המשרדים בכל יום עדיין מהוות עובדה קיימת.

גם המגמה הירוקה, המעודדת דיגיטציה של המידע במקום הדפסתו, איננה מצליחה להתמודד עם הצורך האנושי כל כך ב"נייר" מודפס, כזה שלא יעלם אם (וכאשר) הכונן הקשיח של המחשב יקרוס, וההוכחות לכך נערמות במהירות רבה על כל שולחן משרדי.

מהו המכשור המשרדי המיועד לטיפול בניירת?

יש מספר מכשירים למשרדים לטיפול בניירת כגון:

מדפסות

ההדפסה נחשבת לאחת מהפעולות המשרדיות הנפוצות ביותר.

תכתובות רשמיות ומעטפות נושאות לוגו ממשיכות להיות, במידה רבה, סימן ההיכר התדמיתי של בתי עסק וארגונים, כך שלא נראה, לפחות פסיכולוגית, כי מדפסות לייזר או מדפסות דיו עתידות להיעלם מהנוף המשרדי בקרוב.

שימושים נוספים לדפים מודפסים ישנם במסמכים המיועדים להגשה לגופים רשמיים, בטיוטות-עבודה ובתרשימים המיועדים לשינוי באופן ידני ולא ממוחשב.

מכונת צילום, סורק מסמכים ותוכנת OCR

 לרוב, מכונת הצילום והסורק מגיעים במשולב, כאשר הצילום משכפל פיזית את הדף המוכנס אליו.

בעוד אופציית הסריקה מאפשרת להמיר את מסמך הנייר למסמך בפורמט דיגיטלי, הניתן לטיפול ועיבוד באופן ממוחשב.

תוכנות ה-OCR ממירות את הקובץ מהפורמט הסגור (PDF או קובץ תמונה שהם תוצרי הסריקה) לקובץ טקסט הניתן לעריכה בתוכנות הוורד או האקרובט אדיטור.

מכשיר פקס

אחת מדרכי התקשורת הנפוצות בין ספקים ללקוחותיהם היא שליחת הפקס, אולם, למרות זאת, מעטים מאד המשרדים אשר מחזיקים כיום בבעלותם מכשיר פקסימיליה נפרד.

במרבית המקרים, אופציה זו משתלבת בפונקציות משרדיות נוספות, ונמצאת במדפסות המשולבות.

במדפסות המשוכללות יותר קיימת אפשרות Fax 2 Mail, אשר שולחת את הפקסים המתקבלים ישירות לתיבת המייל המוגדרת לצורך כך.

מגרסת נייר

גם דפי נייר ומסמכים מגיעים לקץ חייהם.

לעיתים, זה קורה מוקדם מהצפוי, כאשר ההדפסה איננה יוצאת מושלמת דיה כדי להעביר אותה הלאה, או, כאשר אנחנו מדפיסים דפים מסוימים בשוגג.

במקרים האחרים, מדובר במסמכים סודיים שיש צורך להשמידם, מסמכים אשר הרלוונטיות שלהם פגה או במסמכים שהומרו לפורמט דיגיטלי, וכעת, כבר אין צורך בהארד קופי שלהם.

תוצר הגריסה של מגרסת נייר יכולות להיות רצועות נייר ברוחב שונה או (במקרים של מסמכים סודיים) פתיתי נייר קטנים, אשר הופכים את שחזור המסמך לצורך גניבת מידע לבלתי אפשרי.

לסיכום

לרגולציה, על חוקיה ותקנותיה השונים (כחוק חתימה אלקטרונית, תשס"א-2001 וכתקנות העדות (העתקים צילומיים) התשס"ה – 2005) הייתה השפעה מוגבלת בלבד על המעבר למסמכים ממוחשבים, ו"דרכם" של מסמכי הנייר במשרד הינה עדיין ארוכה ופתלתלה.

כל אחד מהשימושים שאנחנו עושים במסמכי הנייר המשרדיים, החל מההדפסה וכלה בגריסת מסמכים פגומים ולא נחוצים או מסמכים שאינם רלוונטיים עבורנו יותר, דורש את הציוד והמכשור המתאים לטיפול במסמכים אלה.