מגזין הפתרונות של יזמקו

3 דברים שחשוב לזכור כשקונים מדפסת למשרד

למרות מחירן הנמוך, יחסית, של מדפסות כיום, עדיין, אחרי הכל, בשורה התחתונה, מדובר במכשיר שחלק גדול מהעבודה המשרדית נשען עליו, ולכן, אין להתייחס לבחירתו בקלות ראש. מדפסת מגמגמת, לא אמינה, או אחת כזו אשר נתקעת מספר פעמים ביום, עלולה להפוך את חייהם של עובדי המשרד לסיוט לא קטן… לכן, לנוחותכם, ריכזנו עבורכם את הנקודות החשובות, אליהן יש לשים לב, בעת רכישת מדפסת למשרד.

חושבים לקנות מדפסת למשרד? הנה כמה דברים שחשוב לעשות

בצעו אפיון הצרכים הספציפיים של המשרד – למשרדים שונים, מטבע הדברים, ישנם צרכים שונים. ישנם מחלקות ומשרדים בהם ההדפסה מהווה חלק מהותי של העבודה השוטפת (למשל, משרדי רו"ח או עו"ד), באחרים ההדפסה חשובה, אולם היא איננה מהווה את עיקר הפעילות ויכולים לעבור ימים שלמים בהם לא יודפס ולו דף אחד. לכן, ברכישת מדפסת למשרד, ראשית, יש לבצע אפיון קפדני של הצרכים ועל פיו לבחור את המדפסת המתאימה ביותר.

ערכו השוואה בין מדפסות שונות – ענף המדפסות גדול ומפותח, וניתן למצוא בו הרבה יותר ממדפסת אחת שתענה על הצרכים שלכם. ערכו רשימה של המדפסות האפשריות אשר עונות פחות או יותר על צרכיכם והשוו ביניהן בהתמקדות על קריטריונים החשובים לכם (אותם קריטריונים שריכזתם בעת עריכת האפיון). בין הקריטריונים אותם תבדקו חשובים במיוחד הבאים: סוג המדפסת (לייזר? הזרקת דיו? צבעונית? שחור לבן?), מהירות הדפסה ואיכותה, גודלה של המדפסת, אפשרויות חיבור רשתי ותכונות נוספות, מחיר הטונרים השונים וזמינותם, האם המדפסת משולבת או לא וכמובן, עלות ההדפסה לדף.

בדקו את האחריות וחוזה שירות התחזוקה והתיקונים של המדפסת – זהו סעיף שאליו בד"כ שוכחים להתייחס, עד שהדבר הופך למאוחר מידי. העדיפו לרכוש מדפסת מבית טוב, כזו שיש לה "אבא" (יצרן) ו"אמא" (ספקית שירותי תחזוקה) ידועים, גם אם מחירה מעט גבוה יותר, מאשר מדפסת מיצרן בלתי ידוע וחוזה שירות של ספקית עלומת שם (שעלולה להתגלות כחאפרית ובלתי אמינה ברגע המבחן). ההפרש בעלויות עלול להתגלות כבטל בשישים מול הזמן שתבלו בניסיון להשיג "מישהו" שיתקן את המדפסת וימי העבודה (שלכם ושל העובדים) שירדו לטימיון עד שתצליחו לעשות זאת.

לסיכום:

כאשר מדובר ברכישת מכשיר חשוב וחיוני למשרד כמדפסת, אין מקום לטעויות, מכיוון שטעויות כאלה עלולות לעלות לכם בהשבתה של המשרד למשך ימים לא מעטים. גם ניסיונות לקצץ בעלויות על ידי רכישת מדפסת שאיננה מתאימה לצרכיכם או אי התקשרות עם ספקית שירותי תחזוקה עלולות להתגלות כטעות בשלב מאוחר יותר של דרככם עם המדפסת. השתדלו לצמצם את הסיכונים ככל שניתן, על ידי רכישת מדפסת המתאימה לצרכיכם, בחינת חוזה האחריות של המדפסת (כן, גם האותיות הקטנות) והתקשרות עם ספקית שירותי תחזוקה מקצועית ומהימנה. כל אחד מהאלמנטים האלה וכולם גם יחד יבטיחו כי תיהנו מהדפסה אמינה ויעילה חאורך שנים רבות.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.