מגזין הפתרונות של יזמקו

3 יתרונות של מדפסות משולבות במשרד

במשרדים רבים, מנהלים רבים מתמודדים עם אותה הדילמה. האם להסתפק במדפסת המשרדית הקיימת או שהגיעה העת לשדרג. לעתים נדמה כי בעידן האינטרנט אין צורך במדפסת, אך גם כיום חלק גדול מהתקשורת ומהניהול השוטף של המשרד אינו מבוצע בדוא"ל, אלא באמצעות חומרים מודפסים. משרדים רבים נדרשים להדפסת חוזים ומסמכים, ובמקרים אחרים יש צורך בשליחת פקס או בסריקת מסמכים. לשם כך ניתן כמובן להחזיק בכמה מכשירים שונים, אך ישנה גם דרך אחרת.

כל השירותים במכשיר אחד

אין בית עסק שאינו נדרש לשליחה של פקסים, סריקה של מסמכים או הדפסה של חוזים מסוג זה או אחר. אף על פי שחלק מהתקשורת מתבצעת היום באמצעות הדוא"ל, עדיין במשרדים רבים, כגון משרדי ממשלה, ההעדפה היא לשימוש בפקס או במכתבים כתובים. לעתים, במיוחד כשמדובר בבתי עסק, יש צורך בהדפסה של קבלות או בהדפסה של מכתבים שונים ללקוחות. במקרים אחרים, יהיה צורך בסריקה של מסמכים לצורך שליחתם בדוא"ל ללקוח, או לגורם אחר בחברה. על כן, רוב העסקים נדרשים להחזיק במכשירים שיאפשרו לא רק הדפסה של מסמכים, אלא גם סריקה שלהם ושליחה שלהם בפקס. יש אפשרות כמובן לרכוש מכשיר ייעודי עבור כל אחד מהשימושים הללו, אך קיימת אפשרות יעילה עוד יותר, והיא לרכוש מדפסת משולבת ומתקדמת שתאפשר ניהול יעיל של כל הפונקציות המשרדיות הללו.

שומרים על סדר

אחת מהבעיות הידועות בכל משרד הוא אי הסדר שנוצר בו במהלך השנים. כמעט בכל בית עסק ישנו חדר המוקדש לציוד ישן שאבד עליו הכלח ומכשירים חשמליים שאינם בשימוש. ואכן, כאשר המשרד נאלץ להחזיק בכמה מכונות שונות למילוי דרישות הפעילות השוטפת, נוצר עומס רב. לעתים יתקשה מנהל המשרד למצוא את המקום הראוי לכל הציוד המשרדי. כל אחת מהמכונות הנפרדות הללו – מדפסת, מכונת פקס ומכונת סריקה – דורשות לא רק מקום הולם, אלא גם נקודת חשמל פעילה ונגישה. על כן, ניתן להעדיף מדפסת משולבת שתכלול את כל הפונקציות ושתאפשר מיקום נוח ותפעול פשוט ללא צורך לפתור בעיות הנובעות בשל ריבוי כבלים. באופן זה ניתן גם להגדיר עבור כל מחשב מכונה אחת המבצעת את כל הפעולות ואין צורך להגדיר מספר מכונות שונות עבור אותה סביבת עבודה.

ניהול יעיל וחיסכון בעלויות

יתרון נוסף המאפיין מכונות צילום משולבות למשרד או מדפסות משולבות הוא האפשרות לנהל באופן יעיל את נושא עבודות ההדפסה של המשרד. כשבוחרים במכונה אחת אין צורך ליצור חוזי התקשרות ושירות עם מספר ספקים שונים. ניתן בהחלט לבחור ספק מרכזי אחד שדרכו יוזמן כל הציוד הנדרש למדפסות במשרד. כך אפשר יהיה למנוע בלבול או מצבים שבהם ישנם חוסרים שונים במלאי. בזכות הבחירה במכונה אחת, ניתן גם לחסוך בעלויות התחזוקה והתיקון במידה שנדרש ביקור טכנאי או תיקון של המכונה. העובדה כי קיימת מכונה אחת מקלה גם את הביצוע של מעקב שוטף וסדיר אחר פעילות המדפסת. המכונות המתקדמות פועלות בדרך כלל בשיתוף עם תוכנת הדפסה שדרכה ניתן לקבל דוח מפורט בנוגע לדפוסי השימוש במכונות.

בשורה התחתונה, מדפסת משולבת תסייע לייעל את העבודה במשרד ועשויה אף לתרום לחיסכון בעלויות. ריכוז עבודות ההדפסה במכונה אחת, הופכת את נושא ההדפסה לקל לניהול ולאפקטיבי הרבה יותר.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *