הסיפור המדהים של חברת ICL שהצליחה לחסוך מאות אלפי שקלים בשנה
שילוח בינלאומי הוא תחום עם הרבה מאוד לוגיסטיקה ובירוקרטיה:
הפצות ממחסנים, אריזות, שירותי בלדרות, עמילות מכס, הובלה ימית, אווירית ויבשתית.
ככל שתחום הוא מורכב ומסועף יותר כך גם העבודה המשרדית והניירת הן רבות יותר, על כך יוכל ללא ספק להעיד מנהל מערכות מידע בחברת ICL (Israel Cargo Logistics), יצחק אטיאס.
לפי דבריו של יצחק אטיאס, החברה מספקת שירותים לכל יצואן או יבואן שלכל אחד מהם ישנו תיק טיפולי בחברה.
לכן, הוא חיפש איך לעשות סדר בדברים ולהפוך את העבודה ליעילה יותר ובזבזנית פחות בנייר וכך גם בזמן וכסף.
עבודה עם יזמקו היתה עבורו המפתח.
עבודה הכרוכה בסריקת כמות עצומה של מסמכים
כאמור, שילוח בינלאומי ולוגיסטיקה כרוכה בעבודה עם הרבה מאוד מסמכים וניירת שצריכים להיסרק ולעיתים להיות מודפסים שוב.
בכל תיק בחברה, שהוא למעשה כל לקוח, נסרקים לפי דבריו של אטיאס עשרות ולפעמים גם מאות דפים על מנת לתת לו שירות טוב ויעיל.
חומרים לא רק נסרקים אלא גם מודפסים.
כאשר מסמך נשלח להדפסה, באופן אוטומטי מתבזבזים דפים ולעיתים מתגלה שההדפסה היתה מיותרת ומספיק היה לסרוק את החומר.
הפתרון היה מערכת בקרה ושליטה של יזמקו המספקת את שירותי המיכון המשרדי לחברת ICL.
המדפסת מגיעה עם בקר וכאשר חומר נשלח להדפסה הוא קודם כל נסרק ומגיע למעין מרכז סריקות או "חדר המתנה" להדפסות.
כך קודם כל החברה והעובד ששלח את החומר להדפסה יודעים שהחומר סרוק וישנו גם אם לא הודפס.
כדי להדפיס את החומר צריך העובד להגיע ובאמצעות הצ'יפ שיש לו, שמהווה גם תג כניסה ושעון נוכחות, לתת את ההוראה להדפסה.
הדפסה בהתאם להרשאות
אטיאס מספר שבאופן מצטבר החברה חוסכת מעל 15% מן ההדפסות, מכמות הנייר וכך גם חוסכת כסף רב.
איך נעשה החיסכון?
פתרון הבקרה שפיתחה חברת יזמקו מורכב מאפליקציה המותקנת על מדפסת לעסק ומחוברת לבסיס הנתונים וגם ממסך מגע הניתן לשילוב עם קורא כרטיסים.
לא רק ההדפסה נתונה לבקרה אלא גם שליחת פקס או סריקה.
כל הפעולות נעשות בהתאם להרשאות הניתנות לכל עובד או לכל מחלקה.
אפשר להגדיר כמות מסוימת של הדפסות בצבע למשל וכך להגביל את הדפסות הצבע שנעשות.
ערבובי הדפסות? לא עם פתרון הבקרה
יתרון נוסף שישנו לתוכנת הבקרה הוא שכך מתאפשר סדר ולא ערבוב הדפסות כפי שיכול לקרות כאשר כל עובד משתחרר חומר להדפסה כשהוא יושב במקומו ליד המחשב שלו ולא בהכרח רואה מה מתרחש באותו זמן במדפסת, כמה דפים כבר מחכים לבעליהם שיבואו לאסוף אותם.
כאשר כל אחד שולח חומר להדפסה הדבר מהווה מתכון לבלגן ולערבוב בין חומרים.
אז צריך שולח החומר להדפסה לעבור על כל הדפים שהודפסו ולברור מתוכם את הדפים שלו.
כאשר החומר הנשלח רק נסרק וממתין, וההדפסה נעשית בנפרד ליד המדפסת, יכול כל אחד להדפיס את החומר בזמן שנוח ומתאים ומיד לאסוף אותו וכך לחסוך ערבוב של דפים וחומרים.
אטיאס מספר שגם זהו יתרון משמעותי.
החברה הפכה לירוקה יותר
כאשר עוסקים במכונות ובמכשירים חשמליים, ובמיוחד כאשר מדובר על עבודה עם נייר כמו מדפסת, חיסכון בעבודת המדפסת משמעו לא רק חיסכון בכסף לחברה אלא גם חיסכון במשאבי טבע ושמירה על עבודה ירוקה יותר.
פעמים רבות עובדים שולחים חומר להדפסה מבלי להיות סגורים על כך שאכן אותו חומר צריך להיות מודפס אלא באופן אוטומטי.
בקרה על ההדפסות חוסכת לא רק כסף לחברה אלא גם חוסכת נייר, כשכמות ניירות גדולה כפי שקורה בבחרה גדולה שאין בה בקרה אומרת עוד עץ שנכרת, וגם בזבוז חשמל, כי עבודת ההדפסה צורכת לא מעט חשמל. כך גם הסביבה מרוויחה.
"קופסה שחורה ששמה יזמקו"
כמו שמספר יצחק אטיאס, מבחינתו המדפסת היא קופסה שחורה ששמה יזמקו.
מבחינתו העבודה עם יזמקו לא רק מאפשרת לו לעבוד בצורה חכמה וחסכונית אלא גם נותנת לו ראש שקט.
המדפסת (שהיא כמובן מדפסת משולבת עם מגוון פונקציות) היא קופסה שחורה תרתי משמע.
הוא מודה שהוא לא ממש מבין בה לעומק מבחינה טכנית, לא צריך לדעת מהם החלקים והרכיבים שלה או איך מבצעים פעולה כזאת או אחרת מלבד הפעולות הרלוונטיות לעבודה השוטפת של החברה.
הוא יודע שבכל דבר אחר הקשור לתחזוקה ולתפעול מטפלת חברת יזמקו.
יזמקו מספקת ל ICL חבילה שלמה של שירותים, תמיכה ושירותי תיקונים בכל רגע שנדרש, בדיקה תקופתית של כל המיכון המשרדי כדי לוודא שכל המכשירים פועלים והדבר ללא ספק נותן ל ICL שקט, חוסך זמן ואנרגיות הקשורות למדפסות וחוסך גם כסף עבור תיקונים.
לסיכום, חברת ICL עשתה בחוכמה וחוסכת לעצמה הרבה מאוד כסף והתעסקות בזכות תוכנת הבקרה של יזמקו הדואגת קודם כל לסריקת חומרים ולכך שכל החומרים שעובדים שולחים להדפסה נמצאים במערכת.
מעבר לכך ההדפסות עצמן נעשות בצורה מבוקרת ובמינון מתאים על פי הרשאות ורק כאשר הדבר נדרש באמת.
בכלל ההתקשרות עם יזמקו נותנת לחברה את השקט והידיעה שכל הקשור למיכון המשרדי נמצא בידיים טובות.
מרגישים ששגם אצלכם צריך לעשות קצת סדר בהדפסות? פנו אלינו בכל שאלה או בקשה ונדאג להפוך את עבודת המשרד שלכם ליעילה יותר.
