מה אתה צריך לדעת על תוכנת ניהול ההדפסה שלך
בתי עסק רבים קובעים כל שנה תקצוב למחלקות השונות ודואגים לעקוב באופן תמידי וסדיר אחרי ההוצאות השונות.
אלא שלעתים קרובות, דווקא בכל הקשור לשירותי ההדפסה, לא קיים פרוטוקול התנהלות ברור.
על ניהול תהליכי ההדפסה במשרד במאמר הבא.
לשם מה יש צורך בניהול המדפסות במשרד
לפני שמתחילים לדון בתוכנות ניהול ההדפסה השונות ובתועלת שלהן לניהול התקין של המשרד, יש להבהיר מדוע קיים צורך בניהול מערך ההדפסה במשרד.
הסיבה לכך היא כמובן פשוטה – ניהול תקין ומדויק של מכונות ההדפסה במשרד יסייע להגביר את האפקטיביות של העבודה ולצמצם את עלויות ההדפסה.
לשם כך, ועוד לפני שניתן לבחון תוכנות ניהול הדפסה, יש לבצע בדיקה של מלאי המדפסות הקיים במשרד, כשמסגרת הבדיקה הזאת יש לכלול גם את אופן פרישת המדפסות.
מנהל העסק צריך לוודא כי נעשה תיעול מרבי של כל מדפסת, וכי עבור כל עמדת עבודה מוגדרת מדפסת התואמת את צרכיו.
חשוב גם להבין האם המדפסות הקיימות אכן עובדות באופן תקין, האם יש כאלו הדורשות תיקון, והאם ישנן מדפסות שעלות הדיו שלהן גבוהה כל כך, שהחזקתן במשרד הופכת ללא כדאית.
אם אין אפשרות לענות על חלק מן השאלות הללו, ייתכן מאוד שתוכנת ניהול מדפסות תוכל לסייע בכך.
מהי תוכנת ניהול הדפסה
כיום, העבודה השוטפת של כל בית עסק כמעט מחייבת מדפסות למשרד שיהיו תקינות ויעילות.
זוהי למעשה המטרה המרכזית של תוכנת ניהול הדפסה.
תוכנה זו אוספת את כל המידע הנדרש על אופן פעולתה של המדפסת, ויכולה לבדוק את אופן השימוש במדפסת במספר רמות שונות.
ניתן למשל לבחון את דפוסי השימוש במחלקות שונות, יש אפשרות לבקש אפיון של השימוש במדפסת הממוקמת באזור מסוים במשרד, ואפילו לבחון את השימוש האישי של עמדת עבודה במדפסת.
תוכנת ניהול הדפסה יכולה גם לסייע בניהול מלאי החומרים הנדרש לצורך תפעול המדפסת.
אם לדוגמה הטונר אומר להסתיים, אפשר לקשר את התוכנה ישירות לספק, וכך תתבצע ההזמנה באופן אוטומטי ויימנע המחסור בחומרים.
מעבר לכך, כאשר למנהלי העסק ישנן דרישות ספציפיות, תוכנת ניהול ההדפסה יכולה לסייע במילואן.
כך למשל במקרים שבהם יש צורך לשמור על הסודיות של מסמכים שונים, תוכנת הניהול תוכל לסייע בכך.
הגדרת הצרכים
לפני שבוחרים בתוכנת הניהול שתסייע בייעול תהליך ההדפסה במשרד, חשוב מאוד להגדיר מהם הצרכים הספציפיים של בית העסק.
ישנם צרכים בסיסיים המשותפים כמעט לכל בתי העסק, וביניהם המעקב אחר מלאי הטונר הקיים.
ישנם מקרים שבהם קיימות מספר מדפסות שונות ויש לוודא כי תוכנת הניהול מאפשרת מעקב תקין אחרי כולם.
ישנם בתי עסק הרוכשים מדפסת לייזר צבעונית המצריכה טונר מסוג שונה, ועל כן כדי להבטיח את אפשרות השימוש בה, יש לוודא כי קיים מלאי מספק של טונר מתאים.
בחברות שבהן קיימת דרישה להדפסה מאובטחת של מסמכים, ניתן כאמור להיעזר גם כן בתוכנה המתאימה.
בסופו של דבר, על מנת ליהנות מיתרונותיה של תוכנת הניהול כדאי להתייעץ עם מומחים הבקיאים בתחום.
ייעוץ נכון ומדויק יסייע לבחור את התוכנה המתאימה שתאפשר ניהול אפקטיבי וחסכוני של מדפסות המשרד.
