למה כל כך חשוב להתנהל רק עם הדפסה מאובטחת?
היום, כל חברה או מוסד ארגוני שמחזיק חומר ייחודי וסודי או חומר אודות המוצר שהחברה מייצרת, יבקש לשמור בחשאיות מרבית על כל המידע שברשותו.
עם זאת, ידאג לכך שכל המידע יהיה מאובטח ולא יהיה חשוף לעיני כל.
על אף שהטכנולוגיה כל הזמן מתקדמת ומתפתחת, יש עדיין מקרים רבים בהם ארגון עלול למצוא את עצמו חשוף ומאוים מול חברה מתחרה ובעמדה מסוכנת לפריצה למידע אישי של החברה.
בשל הסיכון הזה ששורר מעל, יבחרו מנהלי חברות וארגונים רבים להבטיח את עצמם בכל מה שקשור לאבטחת מידע ובכל מכשור שיכול להעניק את ההגנה המרבית מפני דליפה של אינפורמציה החוצה.
כמעט כל חברה בימינו, קטנה או גדולה, מחזיקה במיכון משרדי מתקדם שכולל מכשירים, מנעד כלים ופתרונות לניהול המשרד, שמותאמים לצרכיה של החברה.
אחד הפתרונות המתקדמים שמספקים שמירה והגנה על המידע של החברה, היא הדפסה מאובטחת.
הדפסה מאובטחת משמעותה, שהמשתמש שולח את מה שהוא זקוק להדפסה, החומר מיד יעבור למדפסת וירטואלית ושם הוא ימתין למשתמש.
כשהמשתמש יגיע למדפסת שנמצאת בארגון, הוא יאלץ לבצע פעולת הזדהות כלשהי על מנת שיוכל ויהיה רשאי להדפיס את החומר שברשותו.
כשהמטרה היא למעשה להבטיח שהמידע נחשף אך ורק לאדם הנכון ולא חלילה למי שמבקש לפרוץ למידע של הארגון.
הצורך באבטחת מידע בחברות
כל מנהל חברה יחזיק בחומר ובמסמכים שלא מיועדים לכל עין.
חלקם מסמכים דיסקרטיים אודות העובדים בארגון וחלקם מסמכים שקשורים לנוהלי העבודה, עסקאות משמעותיות וחומר רגיש אודות השירות שהחברה מעניקה.
לכן, לא פעם ירצו מנהלי החברה להיעזר בכל מנגנון שמספק סודיות ומגביל חשיפה לחומר חשאי.
באמצעות הדפסה שהיא מאובטחת, לכל מנהל תהייה היכולת להחליט בעצמו באילו מצבים יהיה מוכן להיחשף ובאילו מקרים יבקש להיעזר במכונה שמדפיסה מסמכים ובמקביל מאבטחת אותם.
מתי עוד מתעורר צורך אבטחה?
יש מנעד של מקרים בהם נתבקש להיעזר באבטחת מידע, כגון במקרים שבהם יסופקו שירותים פיננסיים למגוון שלם של לקוחות.
אז נהיה מחויבים לשמור על פרטיותם של הלקוחות.
מנהלי חשבונות לא ירצו שתלושי השכר או כל מידע רגיש אודותיהם יהיה חשוף או נגיש לעובדים אחרים.
בנוסף, חוזים אישיים של עובדים, משובים של עובדים או של לקוחות פרטיים, הם מידע סודי שלא אמור להיות גלוי.
אי לכך, מדפסת שמעניקה הדפסה מאובטחת תהייה אמצעי בלתי נמנע ונחוץ ביותר במקומות רבים.
באמצעותה יהיה ניתן לבצע הגבלת גישה והיעדר יכולת, לכל מי שרק רוצה, להגיע למסמכים חסויים ורגישים.
כיצד נעשית פעולת ההזדהות?
במקרים של הדפסה מאובטחת, כל אדם שיבקש להדפיס את החומר במדפסת של המשרד.
פעולת ההזדהות תצריך ממנו בדרך כלל להעביר כרטיס שבו הוא מזדהה כאחד מהעובדים של המשרד, או לחילופין, פעולת ההזדהות תהייה באמצעות הקלדת קוד משתמש.
רק על ידי משתמש מאומת תתאפשר ביצוע ההדפסה וכך שום מידע סודי לא ייפול לידיים הלא נכונות.
כל התהליך הזה יאלץ כל משתמש להיות נוכח פיזית ליד המדפסת וגם לקחת את ההדפסה בידיו.
כל היתרונות ביצירת מערכת אבטחה של הזדהות
שמירה על סודיות
שמירה על סודיות היא לב המפתח של כל הנושא ולכן רק מי שמבצע את פעולת ההדפסה הוא יהיה האדם הבלעדי שיוכל גם לקבל אותה לידיו.
מה שמעלה את הסיכויים שאף אחד אחר לא יכול להיות חשוף להדפסות.
הדפסות לא הולכות לאיבוד
הדפסות שהודפסו שמורות במערכת וכך הן לא תלכנה לאיבוד.
אין יותר עבודות הדפסה שלא נאספות
כל הדפסה שיוצאת לדרכה תובטח לה יעד מהימן.
כל מי שמבצע הדפסה יהיה צריך גם לאסוף אותה בעצמו.
אין הדפסות כפולות
בשל המורכבות של הפעולה לא תהיינה כמעט טעויות בהדפסות חוזרות.
כמו כן, מדפסת שלא תעבוד ותיפגם מסיבות שונות, יהיה ניתן למשוך את ההדפסה מכל מדפסת אחרת שנמצאת במשרד או בחברה.
מקומות שנעזרים בהדפסה מאובטחת
עד כה, כל התייחסות לשירות של אבטחת מידע, הזכירה את אותה ההתייחסות שהייתה שגורה בעבר כלפי שירותים של גיבוי.
בעבר, חברות, ארגונים ועסקים רבים לא דאגו לבנות מראש תכנית אפקטיבית שתבטיח את כל השמירה של המידע הרגיש שהם מחזיקים.
אך כיום, בשל החשיבות של שמירה על מידע ותהליך הגיבוי יש כל הזמן דרישה לפיתוחים וחדשנות בתחום אבטחת המידע.
הדפסה מאובטחת היא כלי שעומד לרשות מוסדות רבים לרבות מוסד מממשלתי, אך היום יש מגוון של עסקים, כגון קליניקות, משרדי רו"ח, משרדי עורכי דין, בנקים וחברות ביטוח ועוד שמחויבים על שמירת סודיות של קהל הלקוחות שלהם, ולכן יבחרו במדפסות עם הדפסה מאובטחת.
השכרת מדפסות
כל משרד וחברה גדולה תתיימר להחזיק את המכשור הנוח והאפקטיבי ביותר שיסייע לה ולכל העובדים לייעל את העבודה.
כשם שהעיצוב של המשרדים נחשב לעיצוב פונקציונלי שמנחיל אווירה מסודרת ויעילה, כך גם כל מכשיר שנכניס לחלל אמור לספק פרודוקטיביות מלאה.
ישנן חברות רבות שמעניקות שירות השכרת מדפסות או רכישה של מדפסות לייזר או מדפסות משולבות ועוד.
רוב המדפסות מעניקות את כל הפונקציות הכי חדשניות, בין היתר את הפונקציה של הדפסה מאובטחת.
המשמעות שלה היא – יכולת שליפה של מידע מהמדפסת באמצעות סיסמא, קוד, או כל אימות אחר שיתבקש העובד לעשות על מנת שיוכל לבצע את פעולת ההדפסה.
ביזמקו תוכלו להתרשם ממנעד שלם של מדפסות איכותיות שמספקות מגוון של פונקציות מתקדמות ועם זאת מבטיחות שמירה הרמטית על כל המידע החסוי של החברה וראש שקט ללקוחות החברה.
