איך להימנע מנוכלים המציעים מיכון משרדי?
כמו בתחומים רבים אחרים, גם בעת רכישה של ציוד משרדי אתם עלולים להיתקל בנוכלים.
גם חברות העובדות שנים רבות עם אותו הספק עלולות ליפול בפח.
למשל, לעיתים עובד במשרד עשוי לקבל טלפון המציע לו לקבל טונרים "בחינם" או דוגמיות ללא תשלום, אך זמן קצר אחר כך תגיע חשבונית הדורשת תשלום מנופח.
במקרים אחרים, מחלקת הרכש של המשרד עשויה להתפתות לרכוש טונר זול או מכשור חדש במחיר מוזל, ולגלות בהמשך כי איכותם ירודה מאוד.
כיצד בכל זאת ניתן להימנע מנוכלים המציעים מיכון משרדי? על כך במאמר הבא.
מתדרכים את העובדים
הצעד הראשון שיסייע לכם להימנע מנוכלים בתחום המיכון המשרדי, הוא כמובן פיתוח מודעות לסכנות הקיימות.
לשם כך חשוב מאוד לתדרך את הצוות כראוי ולוודא כי העובדים מכירים את תהליך הרכישה של מוצרי מיכון משרדי המקובל במשרד.
מעת לעת רצוי לבצע רענון של הנהלים הקיימים ולהדגיש בפני הצוות את הנקודות הבאות:
התמודדות עם שיחות טלמרקטינג:
סוכני מכירות וטלפנים מנסים מדי פעם "לדחוף" מוצרי מיכון משרדי שונים גם כאשר אין בהם צורך.
בשיחות מסוג זה גלומות שתי סכנות – רכישה של ציוד באיכות ירודה וכמובן בזבוז זמן העבודה היקר של העובד.
לכן, מומלץ לתדרך את העובדים כיצד להתמודד במקרים אלו.
במסגרת התדרוך שימו את הדגש על השפה שבה משתמשים הטלפנים.
בדרך כלל, כדי לשכנע את העובד הם נעזרים במילים כגון "חינם", "הזמנה דחופה" ו"מבצע מוגבל בזמן".
מילים אלו נועדו לעורר את העובד לפעולה אך הם צריכות להדליק אצלו נורה אדומה.
כידוע – מבצעים תמיד יש, ורכישה של ציוד משרדי, כגון מדפסת לייזר או מדפסת משולבת, יש לבצע באופן יסודי.
לא מוסרים מידע:
טכניקה נוספת של טלפני טלמרקטינג היא לנסות לחלץ מן העובד את סוג הדגם של מכונת הצילום או של המדפסת הקיימת במשרד.
הם מציעים דוגמיות חינם, ורק מבקשים לדעת אילו מכונות קיימות במשרד.
אך כידוע אין מתנות חינם, ובהמשך הספק עשוי לשלוח חשבוניות ולדרוש תשלום על אותן "דוגמיות חינם".
לכן, יש לתדרך את העובדים שלא למסור מידע לאף גורם זר, גם את נראה כי מדובר בבקשה תמימה.
תהליך רכישה מסודר:
האמצעי היעיל ביותר שיסייע לכם להימנע מנוכלים בתחום של מיכון משרדי, הוא תהליך רכישה מסודר וידוע.
אם במשרד אין גורם אחד האחראי על רכישה של מדפסת לייזר או מדפסת משולבת, ואם בכל פעם מישהו אחר מזמין את הטונר, עבודתם של הנוכלים הופכת להיות קלה מאוד.
כך כל עובד יכול להזמין טונר עבור המדפסת המשמשת אותו, והחשבוניות המגיעות אחר כך מבקשות סכומים שערורייתיים.
לכן, יש לבסס במשרד נוהל מסודר של רכישת מיכון משרדי, ולוודא כי כל העובדים מודעים לו.
במסגרת זו, חשוב גם למנות גורם אחראי שאליו ינותבו כל שיחות המכירה בנושא.
מעקב אחר חשבוניות
גם אם תדרכתם את העובדים היטב, תמיד ייתכנו "תקלות" ולעיתים טלפנים מצליחים בכל זאת "לדחוף" סחורה או חשבוניות מנופחות.
לכן, חשוב מאוד לבצע מעקב יסודי אחר החשבוניות המתקבלות, ולבדוק היטב את תוכנן.
גם במקרה זו נדרש נוהל עבודה מסודר:
חבילה המגיעה למשרד:
כל חבילה המגיעה למשרד צריכה להיבדק.
יש לבחון היטב את התכולה שלה ולוודא כי היא תואמת את הכתוב בחשבונית.
לאחר מכן, במידת האפשר מומלץ שלא לפתוח את אריזת המוצרים עד לבדיקה מול מחלקת הרכש שביצעה את ההזמנה.
טיפול בחשבוניות:
חשבוניות מיכון משרדי, כמו כל חשבונית אחרת, צריכות להישלח באופן מיידי לגורם המטפל.
במקרים רבים החשבוניות נותרות מודבקות על החבילה או זרוקות על שולחנו של עובד כלשהו ואז הטיפול בהן נדחה.
במקרים אלו, במיוחד כאשר עבר זמן מה מאז קבלת החשבונית, הספק ששלח "דוגמיות חינם" עשוי לטעון כי המשרד הסכים לחשבון וכעת עליו לשלם את הסכום המבוקש.
טיפול במכתבים:
לעיתים חשבוניות ובקשות תשלום עשויות להגיע במועד מאוחר יותר, הרבה אחרי ש"דוגמיות החינם" התקבלו במשרד.
במקרים אלו, חשוב כי העובד יהיה מודע לחשיבות הנושא, ועליו להעביר חשבונית זו ללא שהות לגורם הרלוונטי.
ביקורת ביצועים
לצד נוכלים שתוארו לעיל, קיימות גם סכנות אחרות בתחום המיכון המשרדי.
מדפסת לייזר או משולבת הן מוצרים שמחירן אינו זול תמיד, וגם טונר איכותי אינו ניתן בחינם. עם זאת, לעיתים מחלקת הרכש במשרד עשויה להתפתות להצעה אטרקטיבית כזאת או אחרת, ולרכוש מוצרים המוצעים במחיר מגוחך.
במקרים אלו, לפעמים מתברר בדיעבד כי המשרד רכש מדפסות "מחודשות" שאינן תקינות או טונר חצי ריק.
ייתכן גם כי נרכש טונר שאינו איכותי דיו וכך איכות ההדפסה נפגעת וגם במכונה עלולות להתגלות תקלות שונות.
לכן, אם בכל זאת בחרתם לנסות ספק חדש המציע מוצרים במחיר מוזל משמעותית, חשוב מאוד להיות עם האצבע על הדופק ולבדוק את איכות המוצרים שנרכשו.
בדקו למשל אם לפתע נדרשת כמות דפים גדולה יותר.
לעיתים השימוש בטונר מאיכות ירודה עשוי להוביל לכמה ניסיונות הדפסה עד שמתקבלת התוצאה הרצויה.
מומלץ גם לברר כמה זמן "מחזיק" הטונר החדש ומתי יש צורך להחליף אותו.
אם נדרשת החלפה תכופה יותר, ייתכן כי הספק הביא לכם טונר שאינו מלא.
רכישת מיכון משרדי מספק מומחה
מיכון משרדי איכותי הוא מאותם הדברים הנלקחים פעמים רבות כמובן מאליו.
עובדי המשרד עושים בו שימוש יום-יומי, אך בדרך כלל אינם מקדישים מחשבה יתרה לאופן הרכישה שלו או לדרך ניהול המלאי שלו.
לרוב, המדפסת או הטונר יזכו לתשומת לב רק כשמתגלה תקלה או כאשר מתברר כי הטונר אזל.
במקרים אלו, עובד עשוי להתפתות לרכוש טונר מספק שאינו אמין או מספק הדורש תשלום מופרז.
כדי להימנע ממצבים אלו, מומלץ לבצע מעקב סדיר אחר מלאי המיכון המשרדי, ולבסס תהליך רכישה ברור המוכר לכל העובדים.
אם נעזרים בספק מרכזי אחד שהוכיח את המקצועיות שלו בתחום, קל הרבה יותר לבצע מעקב אחר הזמנת הציוד ולהימנע גם ממצב של חוסרים.
ספק מומחה ואמין יוכל גם לסייע בשאלות מקצועיות שונות ובעת הצורך לשלוח תזכורות לחידוש מלאי הטונר, או הצעות הרלוונטיות לצרכים של המשרד.
