מתי צריך מדפסת צבע ומתי ניתן להסתפק במדפסת שחור-לבן?
מדפסת צבע או שחור לבן?
הדאגה לסביבה והאימוץ של השקפת עולם ירוקה מעודדים משרדים רבים לצמצמם את השימוש בנייר לטובת תקשורת באמצעות הדוא"ל ובאמצעות פלטפורמות הודעות אחרות.
למרות מאמצים אלו, המדפסת עדיין נותרה כלי מיכון מרכזי במשרד, ולעיתים קרובות אין מנוס מלהשתמש בה.
חוזים שיש להדפיס, מסמכים פנימיים, קבלות, הזמנות ללקוחות וחומרי הדרכה – כל חומרים אלו מודפסים מפעם לפעם בהתאם לצורכי העסק.
עם זאת, כיום ישנן מדפסות חסכוניות, שחור-לבן וצבעוניות, המאפשרות לייעל את תהליך ההדפסה ולהתאים אותו לדרישות המשרד.
כדי לדעת באיזה מהן כדאי לכם לבחור, קראו את המאמר הבא.
לפני הכול – הגדרת צרכים!
נתחיל מזה שמדפסת יכולה להיות חדישה ומומלצת, אך השאלה המרכזית היא האם היא עונה על הצרכים של העסק.
לכן, עוד לפני שמבצעים את סקר השוק, ובטח לפני שרוכשים מדפסת חדשה, חשוב מאוד להגדיר במדויק את המפרט המבוקש של המדפסת.
זהו תהליך שיש לבצע תוך התייעצות עם העובדים המשתמשים במדפסת ועם אנשי מקצוע המומחים בתחום.
בין היתר, יש להתייחס לנקודות הבאות:
- כמויות ומהירות הדפסה: לכל מדפסת ההספק שבו היא יכולה לעמוד ומהירות ההדפסה הממוצעת שלה.
יש לציין כי הדפסה בצבע נחשבת לעבודה מורכבת יותר ולכן היא בדרך כלל איטית יותר.
כדי לבחור במדפסת מתאימה, נסו לבנות הערכה של כמות הדפים המודפסת ביום במשרד, והגדירו מהי מהירות ההדפסה האידאלית מבחינתכם.
לאחר שנתונים אלו יהיו בידיכם, תוכלו לאתר את המכונה שיש לה את המפרט הטכני המבוקש. - השימוש הצפוי: כדי שהמדפסת המשרדית תשרת אתכם היטב חשוב שהיא תתאים לדפוס השימוש במשרד.
אם לדוגמה המדפסת המשרדית משמשת אך ורק להדפסה של מסמכים או חוזים, סביר להניח שמספיק לרכוש מדפסת לייזר שחור לבן.
לעומת זאת, אם אתם מדי פעם מדפיסים חוברות הדרכה למשל, הכוללות גרפים צבעוניים, איורים או תמונות, סביר להניח שתעדיפו לרכוש מדפסת לייזר צבעונית שתאפשר לכם ליהנות מפונקציות רבות יותר ומאיכות הדפסה גבוהה. - תקציב: לפני שאתם בוחרים במדפסת חדשה, בדקו כמה כסף אתם משקיעים בשירותי הדפסה נכון להיום.
נסו לבדוק אם יש לכם אפשרות להפחית עלויות באמצעות רכישה של מדפסת חסכונית למשרד, והרכיבו תקציב חודשי רצוי לשימוש במדפסת.
שימו לב, במסגרת זו יש להתחשב כמובן לא רק בעלות הראשונית של המדפסת, אלא גם להתייחס לעלויות התחזוקה, מלאי הדפים והטונר. - פונקציות חשובות נוספות: אולי תתפלאו לשמוע, אך לא לכל מכונות ההדפסה יש את אותן הפונקציות.
למשל, לא בכל מכונה קיימת אפשרות להדפסה דו-צדדית, ולא תמיד תהיה לכם אפשרות להגדיל את המסמך או להקטין אותו.
לכן, אם חשוב לכם שהמדפסת תבצע פעולות מסוימות, הגדירו זאת כחלק מהמפרט הטכני המבוקש. - בקרה על השימוש במדפסת: מדפסות הן היום כלים חכמים המאפשרים דרגה גבוהה של שליטה וחיסכון.
מדפסות רבות מאפשרות למשל להגדיר קוד משתמש אישי וכך לנטר את דפוסי השימוש במדפסת כדי ללמוד כיצד ניתן להפוך את ההדפסה לחסכונית יותר.
הקוד האישי אף מאפשר לאבטח את השימוש במדפסת, כך שאם נשלחת עבודת הדפסה למכונה מרכזית, רק בעל הקוד יוכל להשלים את ההדפסה ולקבל לידיו את המסמכים המודפסים. - שימושים נוספים במדפסת: מלבד פעולת ההדפסה, היום מדפסות ממלאות תפקידים רבים נוספים.
אם אתם משתמשים בפעולות סריקה, שליחת פקסים וצילום, תוכלו לבחור מדפסת רב תכליתית שתאפשר לכם לבצע את כל הפעולות הללו במכשיר אחד.
מתי ניתן להסתפק במדפסת שחור לבן?
מטבע הדברים, בשל הצורך לרכוש ראשי דיו בכמה צבעים, השימוש במדפסת צבע כרוך בעלות גבוהה יותר.
מלבד זאת, לעיתים, בשל הגדרות המחשב, עובדי המשרד עלולים בטעות להדפיס מסמכים בצבע במקום בשחור לבן, וכך הוצאות ההדפסה במשרד עלולות לגדול.
לכן, לפני שאתם רוכשים מדפסת צבע ודאו כי לעובדי המשרד יש צורך ממשי בה.
לשם כך שימו לב לדגשים הבאים:
- סוג עבודות ההדפסה: מדפסות שחור-לבן מאפשרות היום להדפיס מסמכים באיכות גבוהה ביותר.
לכן, אם רוב עבודות ההדפסה שלכם כוללות חוזים סטנדרטיים, חשבוניות או מסמכים פשוטים, סביר להניח שתוכלו להסתפק במדפסת שחור-לבן.
רק שימו לב שכפי שפירטנו לעיל, מלבד קריטריון זה (שחור-לבן או צבעוני) קיימים שיקולים רבים נוספים, וחשוב לבחור במכונה הכוללת את המפרט המבוקש. - זמינות שירותי הדפסה באזור העבודה: גם כאשר הרוב המוחלט של העבודות כולל הדפסה בשחור-לבן, עדיין מפעם לפעם יש דרישה להדפסה בצבע.
עם זאת, במקרים אלו ניתן להשלים את עבודת ההדפסה אצל ספק חיצוני לשירותי הדפסה.
אם לדוגמה ליד מקום העבודה יש חנות דפוס ניתן בהחלט לפנות אליה בעת הצורך לצורך הדפסה בצבע. - אפשרויות השכרה: ניתן להסתפק במדפסות שחור-לבן, ובעת הצורך להיעזר בשירותי השכרת מדפסות.
אם למשל יש לכם פרויקט המוגבל בזמן ואתם יודעים כי תזדקקו למדפסת צבע רק לתקופה מסוימת, תוכלו לשכור מדפסת צבע ותחסכו את עלות הרכישה.
מתי לא מוותרים על מדפסת צבע?
כפי שניתן להבין מהכתוב לעיל, בחלק גדול מהמקרים תספיק מדפסת לייזר שחור לבן ולא יהיה צורך לרכוש מדפסת לייזר צבעונית.
מתי בכל זאת לא נוותר עליה?
במקרים הבאים:
- פרסום וקשרי לקוחות: אם המשרד שלכם מפיק באופן קבוע עלוני פרסום או הזמנות אישיות ללקוחות, מומלץ לבצע את ההדפסה במדפסת צבע איכותית בלבד.
כך תוכלו לשמר את המוניטין שלכם ותחזקו את הקשר עם הלקוחות. - הדרכות: בבית עסק הנדרש להעביר הדרכות קבועות לעובדים, לעיתים יש צורך בהדפסה של חוברת הדרכה בצבע.
אם אכן מדובר בצורך ממשי, כדאי לשקול רכישה של מדפסת צבע. - שיקולים כספיים: במשרדים שבהם אין בנמצא מדפסת לייזר צבעונית, לעיתים יש צורך לפנות לספק חיצוני להשלמת עבודות הדפסה.
אלא שבמקרים רבים מתברר בדיעבד כי עלות ההדפסה הייתה גבוהה מאוד ולא משתלמת.
כדי לוודא שמצב זה לא יחזור על עצמו וכדי להבטיח התנהלות יעילה וחסכונית, בצעו מדי פעם סקר שוק והשוו את עלות המדפסת ואחזקתה לעלות הפנייה לספק חיצוני.
לסיכום, ההחלטה אם לרכוש מדפסת שחור-לבן או מדפסת צבע, תלויה בעיקר בצרכים של העסק ובתקציב העומד לרשותו.
כדי לקבל תמונה מלאה על המצב במשרד מומלץ להתייעץ עם העובדים המשתמשים במדפסת וכמובן לפנות לקבלת ייעוץ מקצועי ממומחים בתחום המיכון המשרדי.
