איך ניתן לחסוך בנייר משרדי?
בעשור האחרון יותר ויותר חברות מצמצמות את השימוש בנייר לצורכי משרד.
במקום קבלות מודפסות שולחים ללקוחות חשבונות לתיבת הדואר האלקטרוני ובמקום להדפיס אין ספור עלוני פרסום מעדיפים לבחור בערוצי פרסום דיגיטליים.
למגמה זו שני מניעים מרכזיים; האחד הוא כמובן הדאגה לסביבה והשני הוא חיסכון בהוצאות המשרד.
אם גם אתם שוקלים לאמץ דרך עבודה זו אך לא בטוחים איפה להתחיל, תוכלו להיעזר במדריך הבא.
בודקים את המצב במשרד וקובעים יעדים
לפני הכול, בטרם אתם עושים שינויים מהותיים ומצמצמים את ההיקף של הזמנת דפי ההדפסה, כדאי מאוד לבדוק מהו מצב צריכת הנייר במשרד נכון להיום.
בהמשך, כאשר יהיה ברור לכם מהם דפוסי השימוש, תוכלו לקבוע יעדים להפחתה של צריכת הנייר.
לשם כך תוכלו להיעזר בשלוש הנקודות הבאות:
כמות חבילות הנייר שבה אתם משתמשים מדי שבוע:
בדרך כלל בכל משרד יהיה עובד אחד האחראי על הזמנת הציוד המשרדי.
בדקו איתו כמה חבילות נייר מוזמנות, ואיזו מחלקה במשרד משתמשת בנייר הכי הרבה.
כך תדעו מהו הנתון ההתחלתי שלכם ותוכלו להתחיל לבנות תוכנית לחיסכון בנייר ההדפסה.
אילו מסמכים אתם מדפיסים:
זוהי משימה מורכבת יותר, מכיוון שהיא מחייבת את שיתוף הפעולה של העובדים.
אך למרות האתגר שהיא מציבה, חשוב בכל זאת לא לוותר על ביצועה, כדי שתוכלו לקבל תמונה מלאה על צורכי ההדפסה של העסק.
האם אתם מדפיסים קבלות ללקוחות?
האם ישנן עבודות הדפסה שניתן לוותר עליהן?
האם כמות ההדפסות נראית ריאלית ביחס להיקף העבודה?
כדי לקבל סקירה מדויקת של המצב במשרד, חשוב לקבל תשובה ברורה על כל שאלות אלו.
אופן השימוש במדפסת:
תחום הצילום וההדפסה השתנה מאוד בשנים האחרונות, וכיום ישנן פונקציות מתקדמות המאפשרות לנו לחסוך בטונר ובנייר.
עם זאת, ייתכן כי חלק מהעובדים אינם יודעים כיצד להשתמש בפעולות אלו, או שהם חוששים להיעזר בהן.
לכן, כדאי לברר גם גורם זה במסגרת תהליך בירור מצב שירותי ההדפסה בעסק.
אם לא חייבים – לא מדפיסים!
אחרי שיש בידיכם תמונה ברורה ומפורטת של אופן השימוש בשירותי ההדפסה של המשרד, ניתן לבחון דרכים שונות לחיסכון בנייר.
זכרו כי מכיוון שמדובר בשינוי של הרגלים מושרשים, ייתכן כי התהליך יימשך זמן מה ויהיה כרוך בתקופת הסתגלות של צוות העובדים במשרד.
כדי לסייע לאנשי הצוות, רצוי לתדרך אותם בדבר מהות התהליך והיעדים המשותפים שאתם שואפים להשיג ביחד.
מטרת העל שצריכה להנחות אתכם ואת העובדים היא ההנחיה הפשוטה: אם לא חייבים – לא מדפיסים!
שאלו את העובדים על כל המקרים שבהם הם שולחים מסמך להדפסה ובקשו מהם לחשוב פעמיים אם אכן הדבר נחוץ;
הודעות דוא"ל למשל, או מסמכים קצרים ניתן לקרוא על גבי מסך המחשב, ולעיתים גם מסמכים ארוכים יותר אין חובה להדפיס.
הדפסה דו צדדית
אם בחנתם לעומק את אופן השימוש במדפסות, בוודאי לא הופתעתם לגלות כי חלק גדול מהעובדים אינו מכיר את הפעולה הפשוטה של הדפסה דו צדדית.
פעולה זו קיימת כיום כמעט בכל מדפסת משולבת מתקדמת, והיא מאפשרת להדפיס בקלות על שני צדדי הנייר.
פעולה זו מתבצעת באופן אוטומטי על ידי המכונה עצמה, ואינה מחייבת את העובד להחליף את כיוון הדף באופן ידני.
עם זאת, ישנם עובדים החוששים מהשימוש במכונה או הרגילים להדפיס רק על צד אחד בלבד.
לכן, כדי לקדם את נושא החיסכון בנייר ודאו כי כל העובדים מכירים היטב פעולה זו, ובמידת הצורך גם תלו בסמוך למדפסת עלון מפורט על אופן השימוש בפונקציית הדפסה הדו צדדית.
חיבור הפקס למחשב
גם כיום, מכונת הפקס ממשיכה להיות שימושית במשרדים רבים, בייחוד כאשר מדובר במשרדים ממשלתיים או ציבוריים.
במשרדים שבהם יום העבודה עמוס ואינטנסיבי מאוד יכולות להתקבל הודעות פקס רבות מאוד וכך גם בזבוז הנייר גדל.
בזבוז זה קיים גם כאשר אנחנו שולחים פקסים – עבור כל פקס שנשלח המכונה עשויה להפיק דוח המפרט את הסטטוס של תהליך שליחת הפקס, וכך אנו מבזבזים עוד ועוד נייר.
הפתרון לתהליך זה הוא פשוט – במידת האפשר יש להעדיף שליחה וקבלה של הודעות באמצעות תיבת הדוא"ל.
באופן זה יהיה לכם גם קל הרבה יותר לעקוב אחר התכתבויות שונות ותוכלו לאתר במהירות מידע בדבר לקוחות ועמיתים שונים.
אם בכל זאת אתם נאלצים לעבוד עם מכונת הפקס, תוכלו להתקין תוכנה המאפשרת לצפות בפקסים ישירות על גבי מסך המחשב מבלי צורך להדפיס את המסמכים.
שימוש חוזר
החיסכון בנייר אינו מתמצה בתהליך ההדפסה עצמו.
הרי לא פעם אנחנו מדפיסים ניירות לצורך שימוש חד פעמי בלבד, ולאחר מכן זורקים את הנייר המודפס לפח.
כדי שבכל זאת נוכל לצמצם את היקף בזבוז הנייר ניתן לעשות בו שימוש חוזר ולהיעזר בהמלצות הבאות:
- שימוש כנייר טיוטה: מלבד הדפסה, אנחנו משתמשים בנייר גם לצרכים אחרים כגון הכנת רשימת משימות או כתיבת טיוטה של מסמכים. לשם כך ניתן בהחלט להשתמש בניירות מודפסים שכבר אין בהם צורך.
- מחזור: כיום קל מאוד למחזר נייר, כאשר אם קיים חשש לחשיפת חומר סודי יש אפשרות לגרוס את הנייר בטרם שליחתו למחזור.
- שליחת ניירות לגני ילדים: כאשר אין מדובר בחומר סודי או רגיש אפשר בהחלט לאפשר לעובדים לקחת את ניירות הטיוטה הביתה. הורים עם ילדים קטנים ישמחו בוודאי להביא את הנייר לגננות ושם ייעשה בנייר שימוש חוזר.
מתקנים ומחדשים את המיכון המשרדי
לצד הדרכים לחיסכון שפורטו לעיל, חשוב לזכור כי גם היום מכונות צילום ומדפסות הן חלק משמעותי מעבודה משרדית.
לכן, לעיתים, למרות כל הרצון הטוב, עדיין נצטרך להדפיס חומרים רבים, בין אם מדובר בקבלות ללקוחות ובין אם מדובר בחוזים או במסמכים ארוכים אחרים.
לכן, חשוב מאוד לוודא כי המיכון המשרדי הקיים אכן פועל בצורה תקינה ויעילה.
אם לדוגמה יש ברשותכם מדפסת ישנה, סביר להניח שגם היא סובלת מאחת התקלות הנפוצות ביותר – היתקעות של נייר במהלך ההדפסה, או משיכה של דפים רבים מדי בעת ההדפסה.
שתי תקלות אלו עלולות לגרום לבזבוז ניכר של דפים, וכך הן מקשות עלינו לחסוך בנייר ולהגן על הסביבה.
לכן, מדי פעם רצוי לבחון את אופן פעולתן של המדפסות, להתעניין בקרב העובדים בדבר תקלות שונות ובמידת הצורך – לתקן את המדפסת או להחליף אותה במדפסת חדשה וחסכונית באנרגיה.
