איך לתת לעובדים גישה נוחה לעבודה עם מסמכים מהבית?

שנת 2020 מסמלת, בין השאר, שינוי מהותי באופן שבו אנו עובדים.

עד לא מזמן, מרבית בעלי העסק החזיקו במשרדים או בחללי

עבודה שאליהם היו מגיעים העובדים מדי בוקר.

אך המגפה שהתפרצה, חייבה אותנו להקפיד על שמירת ריחוק חברתי ואילצה אותנו לאמץ דרכי עבודה חדשות.

עם זאת, גם עבור מי שהסתגל לשינוי בהרגלי העבודה, המעבר לעבודה מהבית עדיין מציב אתגרים משמעותיים, ואחד המרכזים שבהם הוא העבודה עם מסמכים.

כיצד שולחים מסמכים באופן מאובטח וכיצד ניתן לקיים פעולת עריכה משותפת על המסמכים? על שאלות אלו ורבות אחרות נענה במאמר הבא.

שימוש בדואר אלקטרוני

הדרך הפשוטה והישירה ביותר לשליחה של מסמכים היא באמצעות הדואר האלקטרוני.

אך על אף שמדובר בכלי זמין ונוח לשימוש, ישנם כמה דגשים שיש לתת עליהם את הדעת:

שליחת קבצים גדולים:

מסמכים עשויים להיות "כבדים" מאוד, בפרט כאשר מדובר בקובצי PDF או בקבצים המכילים תמונות ברזולוציה גבוהה.

במקרים רבים, שליחה של קבצים מסוג זה עלולה להיות בעייתית ולעיתים אף בלתי אפשרית.

אך אל דאגה, ישנן כמה דרכים להתמודד עם מצב זה.

תוכלו למשל לכווץ את הקבצים ולשלוח אותם ב-ZIP אחד שהמשקל שלו נמוך יחסית.

אם אתם פועלים בדרך זו, חשוב לוודא כי לצד השני יש את התוכנה הדרושה לחילוץ הקבצים.

כשמדובר ב-PDF המכיל תמונות רבות קיימת גם אפשרות אחרת; ניתן להוריד את הרזולוציה של המסמך וכך להקטין את המשקל שלו.

אנשי קשר:

בעת שליחת קבצים, חשוב לשים לב לנמען שאליו אנו שולחים את המסמכים.

לפעמים לעמיתים שונים או ללקוחות שונים עשויות להיות כתובות דואר אלקטרוני דומות, ויש לוודא כי אתם שולחים את המסמך הנכון לאדם הנכון.

כדי להימנע מטעויות, ניתן להכין כרטיסי אנשי קשר עם שמות מלאים, וכך תוכלו לצמצם את הסיכוי לטעויות בשליחה.

הגנה באמצעות סיסמה:

אם אתם שולחים מסמך רגיש תוכלו להגן עליו באמצעות סיסמה.

כך, כדי לפתוח את המסמך, הנמען יצטרך להזין את הסיסמה.

אך שימו לב! אין לשלוח את הקובץ עם הסיסמה באותה הודעת הדוא"ל!

זהירות ספאם! שימו לב, כי גם בזמן העבודה מהבית העובדים ימשיכו לקבל הודעות ספאם.

במקרה הטוב, אלה יהיו הודעות פרסום מציקות, ובמקרה הרע אלו יהיו הודעות שמטרתן לגרום לעובדים ללחוץ על קישורים מסוכנים.

הלחיצה על קישור חשוד יכולה לגרום להתקנה של תוכנות נוזקה וכופרה במחשב, והן חושפות את המחשב לעיניים בלתי רצויות.

לכן, חשוב מאוד לעורר את מודעות העובדים לסכנות אלו ולתדרך אותם בהתאם.

שימו לב לשעות העבודה: כאשר אנחנו עובדים מהבית, קל מאוד להתפתות לבדוק את הדוא"ל שלנו גם מחוץ לשעות העבודה.

אך התנהלות זו עלולה להיות שוחקת ולפגוע בעובדים.

לכן, מומלץ להנחות את העובדים לשמור על שעות עבודה קבועות ולהקפיד על שעות הפנאי שלהם גם בעת עבודה מהבית.

עבודה בסביבת ענן

העבודה בסביבת ענן הפכה להיות יותר ויותר נפוצה, ויש לה כמה יתרונות מרכזיים:

תמיד מעודכנים:

כיום תוכנות שונות ניתנות לרכישה רק באמצעות הענן.

כך הן מתעדכנות באופן תדיר, ולכם אין צורך לעסוק בהתקנת עדכונים ובמעקב אחריהם.

גיבוי המידע:

סביבות ענן מאפשרות לנו לגבות את המידע שלנו כל העת, כאשר נוכל גם להגדיר גיבוי אוטומטי בזמנים קבועים.

שיתוף קבצים:

סביבת הענן מאפשרת לנו לשתף עם העמיתים שלנו את הקבצים והמסמכים שבעבודה.

באופן זה, כמה אנשים שונים יכולים לערוך את אותו המסמך, רק חשוב לשים לב לזמנים, ולוודא כי בכל פעם יש אדם אחד העובד על המסמך.

אחרת, עלולות להיות כמה גרסאות של אותו המסמך, ומידע חשוב עלול להיאבד.

השימוש בענן אכן נוח ונגיש, אך הוא חייב להתבצע באופן מאובטח.

לשם כך יש לשים לב שאתם בוחרים בחיבור מאובטח. עבודה בענן מחייבת חיבור לרשת האינטרנט.

לכן, יש לוודא שאתם בוחרים חיבור מאובטח שאינו מאפשר לגורמים זרים גישה למידע העסקי.

אם אתם מתחברים לרשת האינטרנט של הבית, מומלץ לאבטח אותה באמצעות סיסמה.

כלים מקצועיים לעבודה עם מסמכים מהבית

לסיום, אם העובדים שלכם נדרשים לעבוד מהבית, מומלץ לברר שאכן יש להם את כל הציוד הדרוש לשם כך.

במסגרת בדיקה זו, תוכלו להיעזר בדברים הבאים:

מיכון משרדי מתאים:

גם כאשר עובדים מהבית, חשוב לוודא כי לרשות העובדים עומד מיכון משרדי הדרוש להם.

אם העובדים מתכננים להשתמש במחשב הביתי שלהם, יש לוודא כי הוא עובד בדרישות העבודה, וכי מותקנות בו התוכנות הנחוצות לעובד לצורך עבודתו.

במקרים מסוימים, בייחוד כאשר העובדים נדרשים לקרוא ולערוך מסמכים ארוכים מאוד, יהיה גם צורך להעביר לבתי העובדים מכונות צילום או מדפסות.

שוחחו עם העובדים, בדקו שיש להם את כל הציוד הדרוש להם, וסייעו להם להכין את פינת העבודה שלהם בבית.

תמיכה גם מרחוק:

גם העובד הוותיק והמיומן ביותר עלול להיתקל בבעיות טכניות בעת עבודה מהבית.

כדי לטפל בסוגיות אלו, מומלץ להיעזר במחלקת ה-IT של הארגון ולהתקין על מחשב העובד תוכנה לשליטה מרחוק שתאפשר אבחון מהיר של הבעיה בזמן אמת.

אפשרות אחרת, היא להיעזר בחברה חיצונית שתוכל לספק שירותי תמיכה לעובדים בעת הצורך.

פגישות עדכון קבועות:

במבט ראשון, עבודה מהבית עשויה להיראות נוחה מאוד.

העובד נמצא בסביבה הביתית הנעימה, אינו נדרש לעמוד בפקקים ויכול ליצור לעצמו פינת עבודה נאה משלו.

אך העבודה לבד עשויה להיות מורכבת, בפרט כאשר אנחנו מעוניינים להתייעץ עם עמיתים לעבודה.

לכן, כדי לשמור הקשר שבין העובדים, וכדי לבסס מסגרת עבודה גם מהבית, רצוי לקיים פגישות עדכון קבועות על בסיס שבועי.

בפגישות אלו ניתן להתעדכן בדבר הפרויקטים השונים, לבדוק אם לעובד חסר ציוד מסוים, להתייעץ ולקבל מהחברים לעבודה טיפים באשר לעבודה יעילה מהבית.