המדפסת הישנה שלכם עולה לכם כסף!

מדפסות ישנות (כמו מכוניות ישנות) עלולות להתחיל לנגוס בתקציב שלכם עם עלויות תחזוקתן השוטפת, עלויות האנרגיה שהן צורכות, עלויות חלקי החילוף והטיפול בהן.

בסופו של דבר, ברגע מסוים, גם מדפסת לייזר שהייתה בעבר המובילה בתחומה, עלולה להפוך מכלי עבודה יעיל לפיל לבן שהחדק שלו מרוקן את תקציבכם במהירות.

כיצד תדעו מתי הגיע הזמן לרכוש מדפסת (או מדפסת משולבת) מדגם חדש יותר?

הנה ארבעה גורמים שיש להתחשב בהם:

גילה של המדפסת

אם המדפסת שלכם בת יותר משבע או שמונה שנים, היצרן כנראה כבר הפסיק לייצר חלקי חילוף עבורה.

זהו, כנראה, הגורם החשוב ביותר בהחלטה על שדרוג למדפסת חדשה יותר.

ללא חלקים מקוריים, תיקון המדפסת מסובך ויקר הרבה יותר.

חברות שירות רבות אפילו לא תהיינה מוכנות למכור לכם חוזה שירות עבור מדפסת בת יותר משמונה.

הדבר מהווה בעיה, במיוחד בארגון בו יש מספר מדפסות בנות גילאים שונים, מאחר ובמקרה כזה, יתכן שתיאלצו לפצל את חוזי השירות שלכם בין מספר חברות.

מורכב, מיותר, ובעיקר יקר!

עלות הדפסה לעמוד

רוב הארגונים אינם יודעים לומר מהי עלות ההדפסה שלהם לכל דף, וזה מסתבך בכפולה של מספר המדפסות המתפקדות בארגון.

כמה מהם, מודעים במיוחד, יוכלו לומר כמה הם מוציאים על מחסניות או טונרים, אבל זה בדרך כלל כל מה שיוכלו לומר.

הם אינם יודעים את עלויות עבודת המדפסת, את עלויות השיחות לחברת השירות, או את העלויות הנגרמות להם מאובדן זמן עבודה, כאשר המדפסת תקולה.

לאחר שתדעו את העלויות האמיתיות לכל דף שמדפיסה המדפסת הישנה שלכם, זה עלול להבהיל אתכם מספיק, כדי שתתחילו לשקול רכישת מדפסות חדשות.

לדוגמה, מדפסת בת עשר עשויה להפיק 5,000 עמודים לכל מחסנית, בעוד מדפסת לייזר או מדפסת משולבת חדישה עם הטכנולוגיה העדכנית ביותר יכולות לתת לך 20,000 עמודים לכל טונר ולצרוך פחות אנרגיה.

למעשה, מדפסת חדשה יכולה לקצץ את העלות לכל דף בבין 25 ועד 50 אחוזים – אשר יכולים להצטרף לכלל עלותה של מדפסת חדשה מהר.

למדפסות החדשות יש גם פחות זמן תקלות (דאון טיים) מה שאומר פרודוקטיביות טובה יותר.

לכן, ידיעת העלות הכוללת לכל דף היא נקודת התחלה חשובה בהערכת כדאיות רכישת מדפסת חדשה, ולא מחירה בלבד.

פחות מדפסות – החזר ROI מהיר יותר

לעיתים, החלפת מדפסות ישנות בחדשות נותנת לכם את הזדמנות לקחת צעד אחורה ולהעריך בצורה מציאותית ועדכנית את סביבת ההדפסה שלכם.

האם אתם צריכים להחליף את כל המדפסות הישנות, או שזה נותן לכם הזדמנות לייעל ולאחד את המדפסות שלכם?

לדוגמה, בארגון גדול מסוים, כמות המדפסות ששירתה את מחלקת משאבי אנוש הייתה 69 מדפסות ל-74 עובדים.

הוצאות המחלקה על טונרים, דפים ושירות היו 2,800 דולר בחודש.

לאחר שאוחדו המדפסות על בסיס הצרכים של המחלקה, נשארו פעילות רק ארבע מדפסות רב תפקודיות – באיכות הדפסה טובה יותר, עם פחות זמן תקלות וחשבון חודשי של 60$ בלבד.

כאשר הורחבה הגישה לכל הארגון, החיסכון הגיע ל-400,000$ כבר בשנה הראשונה.

מה המדפסת שלכם עושה, חוץ מלהדפיס?

המדפסות המשולבות מרובות הפונקציות של היום יכולות לעשות יותר מאשר רק להדפיס.

הן סורקות, שולחות פקס, מדפיסות ומשמשות גם כמכונת צילום.

כתוצאה מכך, מדפסת משולבת אחת במחלקה עשויה להיות מסוגלת להחליף יותר מאשר כמה מדפסות ישנות, אלא גם סורקים, פקסים ומכונות צילום.

לא רק זה, כיום, רוב המדפסות מפיקות עבודות הדפסה באיכות טובה יותר והן מסוגלים להתמודד עם קבצים גדולים יותר מאשר בעבר.

כאשר קבצי PDF הפכו להיות פורמט מסמכי העבודה הנפוץ, אין ספק שאתם זקוקים למדפסת שיכולה להתמודד עם קבצים גדולים.