מה חשוב שתבדקו לפני שאתם מזמינים מדפסת למשרד?

ככל שחולפות השנים, כך השוק נעשה יותר ויותר מוצף בדגמים חדשים ומגוונים של מדפסות.

שלל אפשרויות מוצעות לקונה המצוי, החל ממדפסות משולבות, דרך מדפסת לייזר, מדפסות צבעוניות, שחור לבן ועוד אינספור אפשרויות מגוונות – אז כיצד אפשר לדעת מי תהיה המדפסת הנבחרת?

מה חשוב לבדוק לפני שמזמינים מדפסת למשרד וכיצד תדעו שהיא תשרת אתכם נאמנה לאורך שנים?

בדיוק לשם כך הכנו עבורכם מדריך קליל וברור שיסייע לכם להבין מהם הפרמטרים החשובים שכדאי לבדוק לפני שמתחדשים בשירותי הדפסה משרדיים.

קישוריות טכנולוגיות

בשלב הראשון, תתבקשו להחליט האם אתם מעוניינים במדפסת קווית או במדפסת אלחוטית.

אם אתם תרים אחר מדפסת קווית, מומלץ בכל זאת לוודא שהיא כוללת בתוכה חיבורי USB עדכניים (נכון להיום, מדובר בחיבור USB  4.0  אך תוכלו להסתפק גם בקישורית USB  3.1).

מדפסת אלחוטית היא אפשרות נוספת, מתקדמת יותר.

אם החלטתם שזוהי סוג המדפסת המתאימה לכם, בדקו האם היא תומכת באפשרויות כמו Cloud Print, AirPrint או Wi-Fi ישיר או לא.

עבור מדפסות התואמות ל-Chromebook או Mac , רצוי לשקול לרכוש מדפסת התומכת ב-Google Cloud Print או AirPrint.

בסופו של דבר, סביר להניח שאתם רוצים ליהנות מחוויית הדפסה הכרוכה במעט מאוד טרחה, ולכן חשוב לבחור את המדפסת עם הקישוריות הטכנולוגיות הנכונות לכם.

סוג המדפסת

הדבר הבא שחשוב לבדוק הוא איזה סוג מדפסת ישרת בצורה הטובה ביותר את צרכי ההדפסה המשרדיים שלכם.

כיום מדפסת לייזר ומדפסות הזרקת דיו הן הנפוצות ביותר, ולכן נתמקד בהן.

מדפסת לייזר מציעה איכות טקסט מעולה, ומדפסת הזרקת דיו ידועה באיכות הדפסת התמונות שהיא מציעה.

זהו כמובן לא כלל ברזל אלא רק הנחה כללית, וכל דגם מדפסת ייבחן לגופו בהתאם לצרכים שלכם.

הבדל נוסף ומהותי לא פחות בין מדפסת לייזר למדפסת הזרקת דיו הוא יכולות ההדפסה שלהן על סוגי נייר שונים.

בעוד שמדפסת הזרקת דיו מסוגלת להדפיס גם על נייר הרגיש לחום, מדפסות לייזר לא יכולות.

עם זאת, חשוב לדעת כי מדפסות הזרקת דיו נחשבות לאיטיות יותר במלאכת ההדפסה בהשוואה למדפסת לייזר.

מהירות ההדפסה

מאפיין בולט נוסף שכדאי לקחת בחשבון הוא מהירות ההדפסה של המדפסת הנבחרת.

רכישת מדפסת ש"לוקחת את הזמן" עם כל הדפסה היא צעד מתסכל שאין כדוגמתו, ולכן חשוב לבחון את מהירות ההדפסה מבעוד מועד.

מאחר ואתם מתכננים להשתמש במדפסת לצרכים עסקיים, העדיפו לבחור במדפסת המסוגלת לעמוד בעומסי עבודה וכזו שתספק את ה"מוצר" המוגמר תוך שניות בודדות.

אתם תודו לעצמכם על כך בהמשך.

עלות שוטפת

העדיפו לבחור במדפסת המספקת עלות שוטפת נמוכה אל מול רווחיות מקסימלית – לאורך זמן.

סביר להניח שאתם לא רוצים להקצות את מרבית המשאבים הכספיים שלכם רק כדי להצליח לעמוד בהוצאות המדפסת השוטפות, ובחינה מתאימה של עלויות הנייר, הדיו, התחזוקה ועלויות שוטפות נוספות תסייע לכם להקדים רפואה למכה וליהנות ממדפסת איכותית וחסכונית לאורך זמן.

כך למשל כדאי לבדוק את תדירות החלפת הדיו הנדרשת של המדפסת המוצעת.

זוהי אחת ההוצאות השוטפות המשמעותיות ביותר, ולכן במקום להקדיש הוצאות רבות להחלפת הדיו לעתים תכופות, כדאי פשוט להשקיע במדפסת טובה וחסכונית יותר.

רזולוציה

הרזולוציה של המדפסת הנבחרת היא דבר נוסף שיש לתת עליו את הדעת.

מדוע זה חשוב?

במידה רבה, הרזולוציה של המדפסת היא זו שקובעת עד כמה ההדפסה תהיה ברורה וחדה.

לרוב הרזולוציה תימדד בנקודות לאינצ' – מונח העונה לשם DPI.

ככל שה-DPI גבוה יותר, כך איכות ההדפסה תהיה גבוהה יותר, וזה בהחלט מה שאתם רוצים.

הדפסה דו צדדית

מדפסות המציעות הדפסה דו צדדית מאפשרות לכם ליהנות מחוויית הדפסה מהירה ויעילה יותר.

עם זאת, אם לחברה שלכם יש צרכי הדפסה פשוטים למדי, ייתכן ולא תצטרכו לשקול את האפשרות הזאת.

מנגד, אם אתם מתמודדים עם משימות הדפסה מורכבות יותר, דוגמת הדפסת חוברות, עבודה עם מדפסת המאפשרת הדפסה דו צדדית תהיה בחירה חכמה ונוחה הרבה יותר.

גודל המדפסת

גודל המדפסת הוא פרמטר חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון בעת הרכישה.

אם אתם עובדים בחברה קטנה, אזי מדפסת קטנה וקומפקטית תהיה בחירה נכונה ומתאימה עבורכם.

בהקשר הזה חשוב לציין כי מדפסת קטנה אינה אומרת שאתם צריכים להתפשר על תכונות המדפסת.  

פונקציות נחוצות

כיום, רוב המדפסות מציעות שלל פיצ'רים במכשיר אחד.

זה אומר שחוץ מהדפסה הן מסוגלות גם לבצע פעולות של העתקה, סריקה או שליחת פקסים.

על כן חשוב לבחון מהם הצרכים שלכם והדרישות העיקריות שלכם מהמדפסת, ובהתאם לזה להחליט באיזו מדפסת לבחור – משולבת או כזו המציעה רק שירותי הדפסה.

צבעוני או שחור לבן

בהתאם לסוג פלט ההדפסה הדרוש לכם, בחרו את המדפסת כך שתהיה מסוגלת להדפיס הדפסות צבעוניות או שחור לבן בלבד.

ההפרש במחיר, רוב הפעמים, יהיה זניח, אך ההוצאות השוטפות יגדלו באופן טבעי אם תחליטו לבחור במדפסת צבעונית, ולכן חשוב לתת על כך את הדעת בעת הרכישה ולבחון בעיקר את הצרכים הנוכחיים והעתידיים שלכם.

אל דאגה, גם אם תבחרו במדפסת צבעונית ותגלו שאין לכם שימוש בהדפסה צבעונית באופן שוטף, עדיין תוכלו פשוט לבחור בהדפסת שחור לבן כברירת מחדל.