מרכזי הדפסה משולבים
ארגונים רבים מתבססים על מדפסות לצורך התנהלות תקינה של הארגון.
בהרבה מהארגונים מחזיקים כיום מספר גדול של מדפסות אישות מסוגים שונים (מדפסות לייזר, מדפסות הזרקת דיו וכד') המפוזרות בין חדרי העובדים, לצד מכשירים אלקטרוניים נוספים כמו פקסים, סורקים, מכונות צילום ועוד.
המגמה הבולטת בשנים האחרונות היא מעבר למרכזי הדפסה משולבים כדי לרכז ולייעל את כל תחום ההדפסות והטיפול במסמכים בארגון.
מהם מרכזי הדפסה ומה יתרונותיהם?
מהם מרכזי הדפסה משולבים?
כאמור, בארגונים רבים פרוסים עשרות מדפסות אישיות לצד פקסים, סורקים ומכונות צילום.
מדפסות אלו תופסות הרבה מקום, קשות לתחזוק ובעלות עלויות תפעול גבוהות.
מרכזי הדפסה הם למעשה מדפסות בודדות, ברוב המקרים מדפסת לייזר משולבת, המתאימות לנפח עבודה גדול המסוגלות להחליף מספר מכשירים קטנים.
מדפסות לייזר משולבות מציעות מספר פונקציות המרוכזות במכשיר אחד: הדפסות, צילומים, פקס, סריקה וכד'.
מרכזי ההדפסה המשולבים מבוססים על מדפסות משוכללות וחכמות המשולבות עם תוכנות שליטה ובקרה מתקדמות המייעלות את העבודה בארגון ובנוסף שומרות על רמת אבטחה גבוהה של מסמכי הארגון.
יתרונות מרכזי ההדפסה
הנה מספר יתרונות של מרכי הדפסה:
חסכון
באמצעות המרת מספר גדול של מכשירים למכשיר אחד משולב מושג חיסכון משמעותי בשטח אחסון ובחשמל.
בנוסף, עלויות הדיו של מדפסות לייזר נמוכות משמעותית ממדפסות הזרקת דיו, על אחת כמה וכמה כשמדובר במכונות בודדות לעומת מדפסות אישיות מרובות.
בנוסף, מדפסות לייזר מחלקתיות הן עמידות יותר ודורשות פחות תחזוקה ממספר גדול של מדפסות אישיות.
בקרה על כמות וסוג ההדפסות
מרכזי הדפסה מאלצים את העובד לגשת אל המדפסת כדי לאסוף את המסמכים המודפסים, מה שמוביל לירידה משמעותית במספר עבודות ההדפסה שאינן נחוצות.
בנוסף, מרכזי הדפסה מצויידים באמצעים המאפשרים להגדיר ולהגביל את סוגי הרשאות ההדפסה פר מחלקה או משתמש.
כלומר- ניתן להגדיר כמות מוגבלת של צילומים או הדפסות לכל מחלקה או לכל עובד במחלקה מסוימת.
הגדרות אלו מאפשרות חיסכון ושליטה בכמות ההדפסות והנייר המודפס. פונקציות נוספות שניתן להגדיר הן:
הדפסה דו צדדית כברירת מחדל, הדפסה צבעונית לבעלי הרשאה בלבד ועוד.
בקרה ודו"חות
מדפסות מחלקתיות כיום מצויידות בתוכנות מתקדמות המאפשרות מעקב אחר כמויות ההדפסה ברמה הארגונית, המחלקתית והאישית.
באמצעות תוכנות מתקדמות ניתן להפיק דו"חות המספקים את כל המידע על ההדפסות הנערכות בארגון ובהתאם לכך ניתן להבין את ההתנהגות וצרכי ההדפסה בארגון וליצור תוכניות התייעלות מתאימות.
בטחון
מרכזי ההדפסה מספקים הגנה על מידע רגיש המסתובב בארגון ועלול להגיע לידיים הלא נכונות.
באמצעות תוכנות מתאימות ניתן להגדיר שמשיכת ההדפסה מתבצעת רק לאחר הזדהות באמצעות כרטיס או קוד אישי ובכך למנוע מצבים בהם מסמכים מונחים במשך זמן ארוך במגש המדפסת, נגישים לכל אחד.
