איך מייעלים עבודה במשרד?
בשגרת העבודה במשרד, נדמה לעיתים כי אנחנו רצים ממטלה למטלה ומשתדלים לפעול במהירות וביעילות הגבוהות ביותר.
אלא שאז, למרות המאמצים הרבים, אנחנו מגלים בסוף היום כי לא הספקנו חלק גדול מהמטרות שהצבנו לעצמנו.
אז איך בכל זאת אפשר לייעל את העבודה במשרד ולא פחות חשוב – לסיים את יום העבודה באופן רגוע? הנה המדריך המקיף.
בדיקה ראשונית של תהליכי העבודה
היינו רוצים לחשוב כי במשרד שלנו כל העבודה נעשית באופן יעיל, ובזמן.
אך בפועל, כמעט כל משרד מתמודד עם אתגרים שונים המקשים עליו להשיג ביצועי יעילות מקסימליים.
כולנו זוכרים בוודאי את המשימה שתאריך היעד שלה נדחה בכל שבוע וכל אחד מאתנו יכול להצביע לפחות על מקרה אחד שלא טופל כיאות במשרד וגרם לעיכוב משמעותי בעבודה.
לכן, בשלב הראשון, אם רוצים לייעל את העבודה במשרד, חשוב לבחון את אופן העבודה בצורה שקופה ויסודית.
לשם כך תוכלו להיעזר בכלים הבאים:
אפיון המטלות במשרד:
למעט משימות יוצאות דופן, במשרד יש בדרך כלל מטלות קבועות שאותן יש להשלים על בסיס קבוע.
כאשר מדובר במטלות חוזרות, חשוב מאוד להכניס אותן ללוח הזמנים הקבוע של המשרד, ולקבוע להן מסגרת זמנים ברורה להשלמה.
לעומת זאת, כאשר מדובר במשימות חריגות או חד-פעמיות, חשוב מאוד להגדיר לעובד את המשימה היטב ולוודא שהוא מבין מה עליו לעשות.
בהמשך כדאי לבצע מעקב אחרי המשימה, לוודא שהיא הושלמה ולבדוק אם היו דרכים יעילות יותר לבצע אותה.
גורמים אחראים:
כל משימה או פרויקט צריך שיהיו להם גורמים אחראים ברורים.
אם מדובר במשימה קבועה, מומלץ גם להכניס את המטלה להגדרת התפקיד של העובד ולוודא כי עובדים אחרים מודעים לה ויודעים למי עליהם לפנות בעת הצורך.
בדיקת זמני העבודה:
את העבודה במשרד ניתן לחלק לזמן עבודה פרודוקטיבי וזמן עבודה לא פרודוקטיבי.
זמן פרודוקטיבי הוא הזמן שהעובד מקדיש למשימות שונות, ואילו הזמן הלא פרודוקטיבי הוא הזמן שבו העובד נמצא בהפסקה לדוגמה.
כדי שתוכלו לדעת עד כמה העובד אפקטיבי, ניתן להיעזר באפליקציות למדידת זמנים, כאשר השאיפה היא להגיע למצב שבו העובד יהיה אפקטיבי לפחות 70% מהזמן.
הדרכות אישיות לעובדים
בדיקות זמני העבודה יסייעו לכם לבנות תמונה כללית של תהליכי העבודה במשרד.
השלב הבא הוא לסייע לעובד לקדם את עצמו מבחינה מקצועית ולייעל את העבודה שלו בשגרת היום-יום.
כדי להשיג מטרה זו, שימו לב לנקודות הבאות:
משוב אישי לכל עובד:
תהליך משוב עלול לעורר חשש בקרב עובדים, בייחוד אם יש להם התנסויות שליליות בתחום זה.
אך אם עושים אותו נכון, משוב יסייע לחזק את ביטחונו של העובד בעצמו ויאפשר לו להבין במה עליו ולהתמקד כדי לקדם את עצמו בעבודה.
לשם כך, נותן המשוב צריך להדגיש את הצדדים החיוביים בעבודתו של העובד, ולהציג את הצדדים הדורשים חיזוק.
כדי שהמשוב יהיה אפקטיבי, יש ללוות אותו בדוגמאות שיסייעו להמחיש לעובד במה הוא מצליח ומה כדאי לשנות.
ומומלץ לסיים את המשוב בטון חיובי ולהעביר לידי העובד את האחריות להצלחתו האישית.
קביעת יעדים אישיים:
לאחר המשוב הראשוני מומלץ לקבוע יעדים ריאליים לשנה הקרובה, כאשר עדיף לאפשר לעובד להגדיר בעצמו יעדים אלו.
במידת האפשר, ניתן לעודד את העובד לקחת על עצמו פרויקט שמעניין אותו, שבו יעסוק בזמנו הפנוי ובתקופות רגועות יותר במשרד.
רכישת כלים מקצועיים חדשים:
במהלך המשוב, ייתכן כי יתברר לכם שישנם כלים מקצועיים מסוימים החסרים לעובד.
במקרה זה, ניתן לבנות תוכנית מסודרת שתאפשר לעובד לרכוש את הכלים הדרושים לו, ואפשר גם לשוחח עם העובד ולבחון אפשרויות לרכישת כלים מעשירים אחרים.
הדרכות כלליות ופגישות עדכון
הדרכות אישיות עשויות לסייע לעובד ספציפי לצורך קידומו בתחום מסוים, אך לעיתים מתברר כי יש צורך בעדכון כללי של נוהלי העבודה במשרד.
במקרה זה מומלץ לנקוט צעדים מקיפים יותר:
הדרכות עובדים:
לא פעם, בעקבות שיחה עם עובד אחד, מתברר לדוגמה כי מרבית העובדים אינם מכירים תוכנה מסוימת על בוריה.
הם עשויים למשל לדעת איך להפעיל חיפוש והחלפה במסמך word, אך לא תמיד הם יכירו פעולות מתקדמות של wild cards .
לכן, אם פונקציה מסוימת היא מרכזית לעבודתם, חוסר ההיכרות עמה עלול להוביל ליעילות נמוכה יותר.
אז אם אתם מאתרים מצב שבו עובדים אינם מכירים כלים מקצועיים שהם אמורים להכיר, מומלץ לקיים הדרכה כללית בנושא ולאפשר לעובדים לשאול ולהתעניין באופן חופשי.
פגישות עדכון:
גם במשרד המאורגן והמסודר ביותר, שבו כל עובד מכיר את התפקיד שלו היטב, חשוב להקפיד על פגישות עדכון.
פגישות אלו מאפשרות למנהלים לקבל תמונה ברורה באשר למצבם של פרויקטים שונים, וגם העובדים נדרשים להגיע מוכנים ולדעת מהו הסטטוס המדויק של המשימות שלהם.
פגישות עדכון הן גם הזדמנות מעולה לשמוע מהעובדים על האתגרים שהם מתמודדים איתם ולהכיר נקודות מבט שונות בדבר תהליכי העבודה במשרד.
חידוש המיכון המשרדי
ניהול תהליכים והדרכות הם חשובים, אבל כדי שהעובדים יוכלו למלא את משימותיהם כראוי יש לוודא שעומדים לרשותם הכלים המתאימים:
מדפסות:
מדפסות הן חלק משמעותי מהעבודה המשרדית גם היום.
מדפסת לעסק משמשת לפעולות רבות כגון הדפסת מסמכים והפקת חשבוניות, ועליה לפעול באופן חלק ומהיר.
מדפסת לא תקינה עלולה לגרום לבזבוז זמן מיותר ולעיכובים בעבודה, ולכן במידה שיש מכונה תקולה חשוב מאוד לתקן אותה או לשכור מדפסת חדשה המתאימה לצרכים העדכניים של המשרד.
מחשוב:
מחשבים הם כלי עבודה מרכזי (אם לא יחיד) בסביבת העבודה המודרנית.
כדי להבטיח שיעילות העבודה תישמר ואף תשתפר, כדאי לבדוק מדי פעם את אופן פעולתם של המחשבים, ולוודא שהם עונים על דרישות העבודה במשרד.
בעת הצורך ניתן להתייעץ עם חברה המתמחה בתחום, שתסייע להרכיב עבור המשרד חבילת מיכון משרדי מתקדמת.
