מגזין הפתרונות של יזמקו

איך תבחרו את המדפסת המושלמת למשרד עורכי דין

כשמדובר על עורכי דין בכל סוג של התמחות: פליליים, נזיקין, משפחה ועוד, כמות ההדפסות שישנה מדי יום היא רבה מאוד. בין החומרים המודפסים יכולים להיות חוזים שנחתמים בין חברות, בין מוכר לקונה, מסמכים שעל עורך הדין להציג לגופים או גורמים שונים, תיק מודפס לכל לקוח ההולך עם עורך הדין לבית המשפט בהתנהלות משפט פלילי או אזרחי ועוד. כמות ההדפסות יכולה להסתכם במאות דפים ליום ולכן חשוב להשקיע במדפסת איכותית וחזקה אשר תהיה יעילה מספיק, תעמוד בקצב ההדפסות ותשמש לאורך זמן. למה כדאי לעורך דין לשים לב בבחירת המדפסת למשרדו?

מדפסת משולבת: תחסוך הרבה מקום במשרד

משרדי עורכי דין כוללים פעמים רבות מספר עובדים וגם לקוחות פוקדים את המשרד לא מעט. לכן חשוב לחסוך במקום ככל האפשר וליצור חלל מרווח עד כמה שניתן. מיכון משרדי עלול לתפוס לא מעט מקום: מחשבים, מדפסות, מכונות צילום, סורק או פקס. לכן, מומלץ מאוד לבחור מדפסת למשרד שתהיה מדפסת משולבת, כזו הכוללת במכשיר אחד גם מכונת צילום, סורק וגם פקס שעדיין יכול להיות חיוני במשרדי עורכי דין אשר נמצאים בקשר רציף עם מוסדות ממלכתיים שאליהם חומר כתוב עדיין מועבר במקרים רבים בפקס.

לבחור את המפרט הטכני המתאים לצרכים שלכם

מדפסות נבדלות זו מזו בתכונות שונות. ישנן מדפסות עם תוספות או אפשרויות רבות יותר אך אלה לא בהכרח נחוצות. חשוב להתאים את המפרט הטכני לצרכים שלכם. לדוגמה, אם המסמכים המודפסים אצלכם הם כתובים בלבד ולצבע אין בהם משמעות, בחרו מדפסת שחור לבן שמחירה יהיה נמוך יותר. אם אתם מדפיסים על דפי 4A אך מדי פעם זקוקים להדפסה על דפים גדולים יותר, בחרו מדפסת עם אופציה להדפסה על דפי 3A. במשרד עורכי דין בו המסמכים הם מסמכי מלל ולא גרפים או תמונות, רזולוציה ממוצעת תספיק ואין צורך ברזולוציה גבוהה מדי אך עדיין וודאו שאיכות ההדפסה תהיה טובה. הדפסה דו צדדית תוך הפיכה אוטומטית של הדף יכולה להיות משמעותית מאוד במשרד עורכי דין ולחסוך זמן וכסף (וגם לתרום לסביבה על הדרך…).

הספק הדפסה גבוה

אם אפשר לוותר על אופציות הקשורות לדיוק ההדפסה, צבע וכו', פרמטר משלא כדאי להתפשר עליו הוא הספק ההדפסה. ישנן מדפסות המדפיסות 45 דפים בדקה, כאלה המדפיסות 40 או 30 . גם אם נראה שההבדלים אינם מהותיים, עם נפחי הדפסה גדולים הפרשים אלה משמעותיים במצטבר. לכן, מומלץ במשרד עורכי דין, במיוחד משרד המכיל מספר עורכי דין וכמות ההדפסות בו גדולה, לבחור מדפסת עם הספק עבודה גבוה. לפני שאתם בוחרים את המדפסת מדדו ובדקו מהו נפח ההדפסה שלכם ביום.

פונקציות נוספות שמבצעת המדפסת

לרוב הדפסה כרוכה בפעולות נוספות הקשורות אליה כמו חירור הדפים לצורך הכנסתם לתיק או קלסר, הידוקם זה לזה, סידורם ועוד. אם כל מסמך שאתם שולחים כולל בתוכו מספר דפים ואתם מדפיסים יותר מעותק אחד למסמך, כדאי לבדוק גם את הפונקציות האלה, הן יחסכו לכם הרבה זמן, התעסקות וגם טעויות כמו הידוק הדפים בסדר הלא נכון. כדי שהשימוש במדפסת יהיה יעיל ולא כרוך בבזבוזים מיותרים כדאי לבחור מדפסת המגיעה עם תוכנת בקרה באמצעותה ניתן להגדיר הרשאות לעובדים לבצע פעולות כאלה ואחרות ובכלל לבדוק את אופן השימוש במדפסת, בין אם הבדיקה היא על פי עובד או בהתאם למחלקה אם המשרד שלכם גדול ומחולק למחלקות או צוותים העוסקים בנושאים שונים.

חיבור אלחוטי- מדפסת אחת משרתת מספר משתמשים

אם בעבר מדפסת היתה מחוברת בכבל למחשב מסוים ומשרתת אותו, היום מדפסת למשרד יכולה להתחבר למספר מחשבים בו זמנית בחיבור אלחוטי באמצעות הרשת (ענן), בין אם בחיבור וויי פיי או בלוטוס. מומלץ מאוד לבחור מדפסת כזו שתוכל לקבל הוראות מכל עובדי המשרד ולא להיות כבולה למשתמש מסוים. חיבור בענן מאפשר אפילו לעובד הנמצא בבית להדפיס מן המחשב האישי שלו במדפסת המשרד. כדאי להשוות ולבדוק את תכונות המדפסת הקשורות לחיבור שלה.

לבדוק את החבילה המגיעה עם המדפסת

כאשר אתם בוחרים מדפסת, אתם בוודאי משווים גם בין שירותים הנלווים המגיעים ובין ספקים שונים. חשוב לבחור מדפסת שאיתה תקבלו גם חבילת תמיכה ושירותים הכוללים תמיכה מרחוק ומקרוב, תיקונים וכמובן אחריות. מדפסת למשרד היא לא מדפסת ביתית פשוטה. זוהי מערכת מורכבת עם פונקציות רבות וככל שמכשיר הוא מתוחכם ועבודתו אינטנסיבית יותר כך גם עולה הסיכוי לתקלות, גם אם זו מדפסת איכותית. לכן חבילת השירותים שתקבלו משמעותית.

ולסיום- האם לקנות או לשכור מדפסת?

שאלה נוספת שבעלי משרד מתלבטים בה היא האם לקנות את המדפסת, להוציא הוצאה לא קטנה בבת אחת אך לדעת שהמדפסת היא שלהם או האם עדיף דווקא לשכור את המדפסת כך שניתן להחזיר אותה בכל עת או להחליף אותה באחרת. אנו בהחלט ממליצים לשכור מדפסת ולא לקנות. צרכיו של המשרד יכולים להשתנות לכאן או לכאן. המשרד יכול לצמוח ולגדול או דווקא לצמצם פעילות כך שנפח ההדפסות יקטן. כך גם אם שכרתם שלוש מדפסות וכעת אתם זקוקים רק לשתיים, אין בעיה ואתם מחזירים את אחת מהן. בנוסף כאשר תשכרו מדפסת היא מגיעה עם חבילת שירותים של תיקונים בכל זמן, תמיכה מרחוק ומקרוב ובכלל, כל האחריות היא על החברה המשכירה לכם את המדפסת כך שאתם נמצאים בראש שקט ויודעים שבכל בעיה תקבלו מענה מיידי ללא תשלום נוסף.

תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.