למה כל כך חשוב למפות את המדפסות במשרד שלך?

כל פריט, רהיט ומכשיר ממוחשב במשרד שלך חייב להיות במקום הייחודי המיועד לו כדי שהמשרד יתפקד כמו שצריך.

הפריסה הפיזית של החפצים בשטח המשרד שלך היא לא אקראית והיא משפיעה במידה רבה על יכולת התפקוד של העובדים שלך ועל סביבת העבודה התקינה.

אחד מפרטי הציוד שמאפשרים פרודוקטיביות רבה ויעילות בעבודה הם מדפסות לעסקים.

מלבד יעילותן הן גם מאפשרות לכם לגלות אינפורמציה נוספת על הפרודוקטיביות במקום העבודה – פשוט על ידי מיפוי מיקומם. הנה כמה דוגמאות לכך.

מדפסות אישיות

בעבר, כמעט לכל העובדים בסביבת עבודה משרדית הייתה מדפסת אישית.

ובעבר כמו בעבר – העלויות לשכפול רב של מסמכים היו גבוהות מאוד.

כיום, מדפסות רב תכליתיות סטנדרטיות (או מדפסת לייזר) מבטלות את הצורך במרבית המדפסות האישיות ובזכות כמה חידושי טכנולוגיה פשוטים אך יעילים מאוד – חוסכים הוצאות רבות.

למשל, במשרדים רבים הוכנסה פונקציה המאפשרת שליחה למדפסת מרכזית בעזרת תעודת זהות, כשהעבודה אינה מודפסת עד שאותו אדם ששלח את העבודה להדפסה – לא מעביר את כרטיס העובד שלו במדפסת עצמה.

במצב זה לא רק שנחסכות הוצאות הדפסה רבות, גם מידע רגיש או סודי נשמר ויכול להיות מודפס רק עלי גורמים מורשים לכך.

מדפסות מותאמות תפקיד

מלבד הצבת מדפסת מרכזית, כדאי גם לשים את הדעת על השימוש הספציפי של כל אחד מהעובדים במדפסת שלו.

ניקח, לדוגמא, מנהל ליסינג המדפיס כמויות גדולות של ניירת עבור הלקוחות מדי יום – עבורו, מדפסת שולחנית היא השקעה חכמה ופרקטית.

על ידי מיפוי הצרכים של המשרד ומיפוי המדפסות בו – אתה יכול לחסוך לא מעט בעלויות ובהוצאות על ציוד והוצאות שוטפות, לנתב את המלאי בצורה חכמה ומעל הכל – להפוך את העבודה לכמה שיותר יעילה.

יחס נכון בין מדפסת – אנשים

אחת התועלות החשובות ביותר שבמיפוי המדפסות במשרד, היא בכך שאתה יכול לקבל תמונה ברורה של מספר המשתמשים בכל אחד מהמכשירים.

יעילות העבודה יכולה לרדת פלאים כשיש מספר רב של משתמשים על מכונה אחת.

מצד שני, אתה גם לא רוצה – כאמור – שיהיו מספר גדול של מדפסות שבסופו של דבר לא יתרמו ליעילות, אלא רק יהוו משאבת כסף.

היחס הנכון בין מספר המדפסות למשתמשים הוא יחס של 10:1

מיפוי מכונות ההעתקה וציוד ההדפסה הנוסף למשרד שלך יכול לסייע לך לקבל תמונה ברורה של תמונת המצב במשרד בכל מה שקשור בהוצאות ההדפסה והשכפול.

על אף שנדמה שההוצאות הללו הן זניחות ובלתי ניתנות לשינוי – בפועל, אין הדבר כך.

בכוחך ליצור סביבה מותאמת יותר לצרכי ההדפסה הנוכחיים שלך, לסייע לעובדים שלך לשלוח קבצים להדפסה בקלות ממכשירים ייעודיים ובסופו של דבר – לחסוך כסף, לייעל את העבודה ולשפר את רמת היעילות במשרד.