מגזין הפתרונות של יזמקו

איך לבחור מדפסת רב תכליתית לעסק קטן?

לכאורה, ניהול המיכון המשרדי של עסק קטן אמור להיות פשוט יחסית. עסקים קטנים בדרך כלל מחזיקים במשרד קטן שבו מועסק מספר מוגבל של עובדים, ולכן על פניו נראה כי גם צורכי המשרד אינם רבים. אך דווקא בעל עסק קטן, במיוחד אם הוא שואף לשגשג ולהצליח, צריך להקפיד על נוהלי עבודה יעילים ביותר, ועליו לבחור בציוד התואם במדויק את הצרכים של עובדי המשרד. במקרים רבים, גם תקציב המיכון העומד לרשות העסק נמוך יחסית, ולכן הכרחי עוד יותר לתכנן את שירותי המחשוב וההדפסה באופן מיטבי. לשם כך ניתן היום להיעזר באחד הפתרונות המוצלחים ביותר למיכון משרדי – המדפסת הרב-תכליתית. כדי ללמוד עוד על מדפסת זו, קראו את המאמר הבא. 

מהי מדפסת רב-תכליתית

תחום המיכון המשרדי התקדם באופן משמעותי בעשורים האחרונים. עד לפני כמה שנים לדוגמה, כל משרד היה צריך להחזיק בכמה מכונות שונות, כאשר כל אחת מהן מילאה פעולה אחת בלבד. כך המשרד היה גדוש במכונות שונות – מדפסות, סורקים, מכונות צילום ומכונות פקס. מלבד זאת, לפני כניסתן של המדפסות הפועלות בטכנולוגיה אל-חוטית, היה אף צורך בצי של ממש, כאשר בכל חדר הייתה מכונה נפרדת ששירתה אך ורק את רק העובדים של אותו החדר. אך כיום, במיוחד במשרדים קטנים שבהם העובדים יושבים סמוך זה לזה, ניתן להסתפק במדפסת רב-תכליתית מרכזית אחת. מדפסת זו יכולה היום לבצע את כל אותן הפעולות שבעבר התבצעו על ידי כמה מכונות שונות. משמעות הדבר היא שהמדפסת הרב-תכליתית אינה רק מדפיסה מסמכים בהתאם להוראות המחשב המקושר; היא יכולה גם לשמש לסריקת מסמכים, לשליחת המסמכים בדוא"ל, לצילום מסמכים ואף לשליחת פקס. מדפסת איכותית תוכל לבצע את כל הפעולות הללו וכך תייתר את הצורך במכונות האחרות.

יתרונות המדפסת הרב-תכליתית

היכולות המתקדמות של מדפסת משולבת והתרומה שלה לעבודה המשרדית הן משמעותיות. אומנם במקרים רבים אנחנו רגילים לשיטת עבודה הכוללת שימוש בכמה מכונות שונות, אך השדרוג למכונה מרכזית אחת יאפשר להפוך את העבודה במשרד לקלה ולמהירה הרבה יותר בזכות היתרונות הבאים:

  • חיסכון במקום – עסקים קטנים ממוקמים בדרך כלל במשרדים שאינם גדולים, ועל כן מצריכים ניהול מדויק של מרחב העבודה. כאשר מלבד מדפסת למשרד יש במקום גם מכונות כגון פקס, מכונת צילום וסורק, המרחב הקטן ממילא מצטמצם עוד יותר. מצב זה עלול ליצור תחושת דוחק ואי-נוחות בקרב העובדים וגם בקרב הלקוחות המגיעים לבקר במקום. מדפסת משולבת הכוללת את כל הפונקציות הנדרשות תאפשר לנהל את שירותי המשרד תוך שימוש במרחב מינימלי.
  • חיסכון בעלויות – זהו אחד היתרונות המרכזיים של שימוש במדפסת רב-תכליתית. כאשר רוכשים כל מכונה בנפרד העלות היא כמובן יקרה יותר, החל משלב סקר השוק וכלה בשלב שבו המכונה נכנסת לשימוש שוטף. בעל עסק הרוכש כמה מכונות צריך לבצע סקר שוק נפרד עבור כל אחת מהן, להתייעץ עם מומחה ולהשוות בין הצעות שונות עד לבחירת המכונה הרצויה. תהליך זה גוזל זמן יקר מבעל העסק, ובסופו הוא גם נדרש לשלם עבור כל מכונה במקום עבור מכונה אחת. מלבד זאת, יש לקחת בחשבון גם את עלויות התחזוקה של כל מכונה ומכונה, וכך שירותי המיכון במשרד עלולים להיות יקרים ביותר. לעומת זאת, רכישה של מכונה אחת תסייע ליעל את תהליך הרכישה, להוזיל אותו ולחסוך בעלויות התחזוקה והשימוש.
  • חיסכון בזמן – מלבד חיסכון בעלויות, אין לזלזל בחיסכון בזמן היקר של העובדים. המדפסת הרב-תכליתית מאפשרת להם לבצע את כל הפעולות בקלות ובנוחות במקום מרכזי אחד. מלבד זאת, כאשר במשרד ישנה מכונה מרכזית אחת, מחלקת הרכש נדרשת להתמודד עם ספק אחד בלבד בלי צורך לפנות לכמה נותני שירות.
  • פונקציות חדשניות – מדפסות משולבות כוללות היום אפשרויות מתקדמות שעד לפני כמה שנים לא היו זמינות בחלק גדול מהמדפסות. כיום ניתן למשל לבצע הדפסה דו-צדדית, להגדיל את הדף או להקטין אותו ולשלוט במידת הבהירות של המסמך. מלבד זאת, מדפסות משולבות רבות מציעות היום אפשרויות פורצות דרך כגון הדפסה באמצעות התקן נייד, שליחת מסמך סרוק כהודעת דוא"ל, הסדרת השימוש באמצעות קוד אישי וביצוע מעקב סדיר אחר דפוסי השימוש במדפסת. ההדפסה באמצעות קוד אישי מסייעת גם להפוך את שירותי ההדפסה לבטוחים יותר; בזכות הקוד ניתן להבטיח כי רק בעלי ההרשאה המתאימה יוכלו להדפיס את המסמכים המבוקשים. כך קל הרבה יותר למנוע חשיפה של מידע רגיש או סודי.

כיצד בוחרים מדפסת רב-תכליתית

יתרונותיה של המדפסת הרב-תכליתית ברורים; היא מאפשרת לנו לחסוך בכסף ובמקום, היא מתקדמת יותר, קלה לתפעול ומשרתת היטב את כל צורכי המשרד. כעת נותר רק להבין כיצד בוחרים במדפסת זו, ולשם כך יש לשים לב לנקודות הבאות: 

  • אפיון המצב הקיים בעסק – לפני רכישה של מיכון משרדי כללי ולפני רכישת מדפסת בפרט, חשוב לאפיין את המצב הקיים במשרד, ואת הסיבות לרכישתה של המדפסת החדשה. רצוי להבין מה מניע אותנו לרכוש מדפסת חדשה, מאלו מאפיינים של המדפסת הקיימת אנחנו מרוצים ומה חסר לנו כדי לקדם את שירותי ההדפסה במשרד צעד אחד קדימה.
  • הגדרת צרכים – בשלב הבא, חשוב מאוד להגדיר את הצרכים העדכניים של העסק ולבנות את המפרט הטכני המבוקש למדפסת. שימו לב שלעיתים כדאי להתייעץ עם מומחה המכיר היטב את התחום, כיוון שכך תוכלו גם לקבל סקירה על פונקציות מתקדמות שאולי יאפשרו לכם לייעל את שירותי ההדפסה במשרד ואף להוזיל אותם.
  • שירות ותחזוקה – כאשר אתם רוכשים מדפסת חדשה, אל תשכחו לבדוק אם קיימת חבילת שירות ותחזוקה. מדפסות מצריכות ניקוי קבוע ולעיתים יש צורך להחליף חלק זו או אחר. לכן, רצוי לבחור בספק שירות מקצועי ומנוסה שיוכל להתאים עבורכם את הפתרון הנכון ולהציע שירות זמין ומהיר בעת הצורך.
תגובות

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *