שלוש תוכנות ניהול תוכנית הדפסה לצמצום עלויות
אי אפשר לחסוך בעלויות הדפסה ללא ניהול הדפסה.
חלק גדול מהעבודה בבית העסק מתנהל אומנם באמצעות המחשב בלבד, אך מדפסות לעסקים הן עדיין כלי חשוב שלא ניתן לוותר עליו.
מדפסות למשרד משמשות לצורך הדפסת דוחות, מסמכים חוזים, ואפילו תלושי משכורת.
לשם כך נדרשת לא רק מדפסת טובה, אלא גם תוכנת הדפסה מתאימה שתסייע לבית עסק לעקוב אחר עלויות ההדפסה, ותוכל לייעל את התהליך.
בפעולת ההדפסה נעשה שימוש בטונר ובנייר, ולעתים בעזרת שימוש חסכוני ומדויק בחומרים אלו, ניתן לצמצם באופן משמעותי את העלויות של המשרד.
לשם כך, להלן מספר תוכנות המיועדות למטרה זו בדיוק.
תוכנות לניהול הדפסה
אז אילו תוכנות לניהול הדפסה אנחנו ממליצים?
תוכנת Equitrac
אחת התוכנות המוכרות בשוק בכל הנוגע לייעול תהליך ההדפסה היא תוכנת Equitrac.
היא ניתנת להתקנה במגוון רחב של מדפסות – Canon, Sharp, Konica Minolta וכמובן HP ומטרתה מניעת בזבוז מיותר של משאבים והעלאת רמת האבטחה.
התוכנה עוקבת באופן אוטומטי אחר כל עבודת הדפסה, ובוחנת את העלות שלה על מנת לקבוע את יעילות העבודה.
אם מעוניינים בכך, ניתן לנתב את כל עבודות ההדפסה למכונה אחת וכך להקל את המעקב אחר עבודות הדפסה במשרד.
קבלת דוח מפורט בנוגע להדפסות במשרד יכולה לסייע במציאות דרכים להדפסה חסכונית יותר.
אם למשל מתברר כי עובדים רבים מדפיסים בצבע, או אינם משתמשים באפשרות של הדפסה דו צדדית, הרי שניתן לקיים הדרכה מתאימה שתסייע לחסוך בעלויות עתידיות.
זוהי רק אחת הדרכים מיני רבות לצמצם את תקציב ההדפסה באופן משמעותי.
תוכנת Papercut
תוכנה זו מאפשרת לנהל באופן מלא את צרכי ההדפסה של המשרד, וכמו כן לעקוב אחר השימוש של כל עובדי המשרד במדפסת.
באמצעות התוכנה, ניתן לקבל של דוח מדויק ובהיר באשר לעליות ההדפסה בכל אגפי משרד.
התוכנה מאפשרת רזולוציה אף גבוהה מזו – בעזרתה ניתן לא רק לקבל דיווח באשר לשימוש במדפסת בכל חדר במשרד, אלא אפילו לקבל דיווח בדבר השימוש הפרטני של עובד מסוים במדפסת.
יוצרי התוכנה מייעדים אותה לא רק לבתי עסק, אלא גם לבתי ספר, חברות המספקות שירותי עיצוב גרפי, משרדי עורכי דין, וכל משרד אחר הנזקק לכמות גדולה של הדפסות מדי יום.
המטרה העיקרית שלה היא כמובן לצמצם את עלויות ההדפסה במוסדות אלו, ולעורר את תחושת האחריות של המשתמשים במדפסת.
ישנה גם אפשרות ליצור חיוב נפרד עבור כל גורם בארגון שעושה שימוש במדפסת.
לשם כך ניתן גם להגדיר מראש את מקצת ההדפסות המותרת, שלאחר שעוברים אותה לא ניתן יהיה עוד לעשות שימוש במדפסת בטווח הזמן המוגדר.
כך יוצרת התוכנה שימוש חסכוני ואחראי במדפסת.
תוכנת Uniflow
פעולתה של תוכנת Uniflow דומה לפעולת התוכנות האחרות ומטרתה יצירת דו"ח מלא ומדויק באשר לאופן השימוש במדפסת המשרדית.
לתוכנה זו מבנה מודולארי המאפשר התאמה לדרישות הספציפיות של המשרד.
התוכנה מאפשרת קבלה של דוח חודשי שבו מפורט השימוש שנעשה במדפסות השונות במשרד.
דוחות אלו יכולים לסייע למדוד את יעילות העבודה של כל מדפסת בנפרד.
כך ניתן לאתר את אותן המדפסות שעלות התפעול והאחזקה שלהן גבוהות מאוד.
תהליך איתור זה מאפשר להחליף את אותן המדפסות בדגמים חדישים יותר, שעלות האחזקה שלהן נמוכה ושהביצועים שלהן טובים יותר.
שלושת התוכנות שפורטו לעיל יכולות לסייע באופן משמעותי לניהול יעיל טוב יותר של המשרד.
כל שנותר הוא לבחור את התוכנה המתאימה שעונה על הצרכים הספציפיים של בית העסק.
