איך בוחרים מדפסת צבע למשרד?

אחת ההחלטות החשובות בניהול משרד כיום היא איזו מדפסת צבעונית לבחור. מדפסת צבעונית מאפשרת לכל עסק, קטן, בינוני או גדול, להדפיס מסמכים צבעוניים, פליירים, תמונות ואפילו מדבקות, סטיקרים או כרזות קטנות.

מדפסת צבעונית טובה יכולה לשמש ככלי שיווקי לכל דבר והיא מסוגלת לתרום רבות לקידום העסק. כיום בשוק ישנו מגוון רחב של מדפסות מסוגים שונים, בטווח מחירים רחב. ההיצע הגדול יכול לבלבל כל אחד. ניתן למצוא מדפסות הפועלות בטכנולוגיות שונות (מדפסות לייזר, מדפסות הזרקת דיו, מדפסות משולבות), או כאלו המציעות אופציות מתקדמות כמו הדפסה דו צדדית, הדפסה אלחוטית, חיבור לרשת ועוד. בחירת מדפסת צבעונית חייבת להיעשות באופן מקצועי ותוך התחשבות בצורכי המשרד ואופי העבודה הנדרשת מהמדפסת. מהם הקריטריונים שיעזרו לנו לבחור את המדפסת הצבעונית המתאימה ביותר עבור המשרד?

קריטריונים לבחירת מדפסת צבע משרדית

המבחר הגדול של מדפסות הקיים כיום יכול בהחלט לבלבל, אך מצד שני הוא מספק לנו אפשרויות בחירה רבות ויכולת לבחור במדפסת האופטימלית עבור כל משרד. כדי להקל על תהליך הבחירה של מדפסת צבעונית משרדית יש לקחת בחשבון מספר פרמטרים מרכזיים חשובים, הראשון בהם הוא עומס העבודה של המדפסת. הכוונה היא לכמות ההדפסות שהמדפסת אמורה להדפיס בחודש. במשרדים של עסקים או חברות נדרשת לרוב כמות גדולה של הדפסות, הרבה יותר מכמות ההדפסות של משתמש אישי, ולכן כדאי לבחור מדפסת המסוגלת לעמוד בעומס העבודה הנדרש. מדפסת אישית ממוצעת מספקת עומס עבודה של כ- 30,000 דפים בחודש. מדפסת צבע משרדית כמו למשל מדפסת לייזר צבעונית מסוגלת להגיע ל- 75,000 הדפסות בחודש ואף יותר מכך, תלוי בדגם.

קריטריון חשוב נוסף הוא עלויות ההדפסה. כיום ידוע שעלות הדפסה במדפסת הזרקת דיו היא גבוהה בהרבה מזו של מדפסת לייזר צבעונית, בשל העלויות הגבוהות של הדיו והצורך להחליף מחסניות דיו בתכיפות גבוהה. מדפסת לייזר צבעונית נחשבת עמידה וחסכונית יותר אך יש לקחת בחשבון גם אלמנטים בתחזוקה שלה כמו החלפת חלקים.

שיקול נוסף שיש לבחון הוא מהן היכולות הטכניות הנוספות של המדפסת, או במילים אחרות – מה המדפסת אמורה לדעת לעשות? אפשרויות כמו הדפסה דו צדדית, הדפסה על שקפים או מדבקות, מהירות הדפסה, איכות הדפסה, חיבור לרשת של מספר משתמשים, כל אלו הם תכונות חשובות שכדאי לבדוק האם הם קיימים והאם הם נדרשים בטרם רוכשים מדפסת צבעונית למשרד. למשל, במידה והמדפסת נדרשת להפיק תמונות וגרפיקה באיכות גבוהה רצוי לבחור במדפסת צבע עם רזולוציה של 2400 dpi, אך אם הדפסות הצבע הם לצורך הדפסת מסמכי טקסט בלבד אפשר גם לבחור ברזולוציה נמוכה יותר.

לסיום, פרמטר חשוב נוסף הוא העלות. בעבר, מדפסת לייזר צבעונית נחשבה לרכישה יקרה יחסית, אך כיום עם ההתפתחות הטכנולוגית בתחום וירידת המחירים ניתן למצוא מדפסות לייזר צבעוניות איכותיות וזולות. הבחירה במדפסת לייזר צבעונית היא אולי יקרה יותר לעומת מדפסת הזרקת דיו אך היא משתלמת במיוחד עבר עסקים קטנים ובינוניים בשל החיסכון המשמעותי בעלויות ההדפסה.