איך להשכיר מדפסת למשרד ולחסוך כסף באופן חכם?

במשרדים רבים ובבתים פרטיים בארץ ובעולם חל שימוש נרחב במדפסות עבור שימושים רבים. יש כאלו שרוכשים מדפסות ויש כאלו שבוחרים להשכיר מדפסות. 

השכרה של מדפסת למשרד שלכם עשויה לעיתים להיות פתרון יעיל וחסכוני יותר, במיוחד עבור עסקים אשר מעוניינים לנהל בצורה מיטבית את ההוצאות שלהם. 

לצד אפשרויות רבות זמינות, חשוב מאוד להבין איך לבחור את המדפסת הנכונה ולהבין את יתרונות השכרת מדפסות לעומת רכישה. 

בהמשך נרחיב על שיקולים מרכזיים שיש לקחת בחשבון על מנת להבטיח שתקבלו בחירה מושכלת וחסכונית. אז איך להשכיר מדפסת למשרד ולחסוך כסף באופן חכם?

איך לבחור מה נכון לכם?

בחירה של המדפסת המתאימה ביותר עבור המשרד שלכם תהיה תלויה במספר גורמים שונים, לרבות התקציב שלכם, צרכי ההדפסה הנדרשים ואף גודל המשרד שלכם. הנה כמה שלבים חשובים שיסייעו לכם לקבל החלטה על האפשרות הטובה ביותר עבורכם:

צרכי ההדפסה שלכם

חשוב להבין את הצרכים שלכם ממדפסת באופן כללי, כלומר, עליכם להבין קודם כל מהו נפח ההדפסה שלכם באופן יחסי ואת סוג ההדפסה שדורש המשרד שלכם. 

האם אתם צריכים להדפיס תמונות באיכות גבוהה? האם אתם מדפיסים בעיקר מסמכים? האם גם וגם?

הבנה של הצרכים הללו תסייע לכם בבחירה בין הסוגים השונים של המדפסות, כמו למשל מדפסת לייזר למשרד או הזרקת דיו למשל.

תכונות ופונקציות של המדפסת

עליכם לשקול מראש את המאפיינים הדרושים לכם ממדפסות, כמו למשל האם חשוב לכם שהמדפסת תוכל להדפיס דפים בהדפסה דו-צדדית (כלומר משני צידי הנייר)? האם חשוב לכם שהמדפסת גם תסרוק? תעתיק? האם חשוב לכם פקס? 

כך למשל מדפסת משולבת (All in one) מכילה בתוכה את כל הפונקציות הללו ועל ידי כך היא גם יכולה לחסוך לכם כסף (וגם מקום) על ידי ביטול הצורך במספר התקנים. 

אך במידה והצורך שלכם למשל הוא רק הדפסה וסריקה, ישנן מדפסות המציעות רק את האפשרויות הללו, באותו האופן שישנן גם מדפסות אשר רק מבצעות את פעולת ההדפסה ללא יתר התכונות.

קיבולת ומהירות המדפסת

האם חשובה לכם הדפסה מהירה? או שמשך זמן ההדפסה פר עמוד לא כל כך קריטי עבורכם? במשרדים עמוסים למשל, מהירות ההדפסה חשובה לצד מגש נייר גדול, זה עשוי לשפר את הפרודוקטיביות, לדוגמה, במשרדים של עורכי דין למשל, שם מהירות ההדפסה חשובה, או בבתי חולים / קופות חולים לדוגמה.

קישוריות המדפסת

לא כל מדפסת היא בהכרח בעלת קישוריות, ישנן מדפסות אולד-פאשן אשר מתחברות לחשמל ואליהן צריך לחבר כבלים על מנת להדפיס. 

באותה מידה, עם התפתחות הטכנולוגיה של היום, ניתן להדפיס גם על בסיס WIFI או על בסיס בלוטוס. הכל שאלה של מה חשוב לכם יותר. קחו בחשבון – קישוריות במדפסת עשויה להקל על גישת ההדפסה שלכם למשל כאשר מדובר במספר מכשירים תחת הרשת במשרד. 

ישנם גם אנשים פרטיים אשר בוחרים במדפסות המתחברות למחשב על ידי USB ולא דרך קישוריות. ישנן מדפסות המאפשרות את שתי האפשרויות, רק תבחרו.

הגדרת התקציב למדפסת

לא פחות חשוב מכל האפשרויות הנ"ל זה ההגדרה של התקציב, שכן בהתאם לתקציב תוכלו להתחיל ולסנן את המדפסות העומדות בפניכם. 

עליכם לקחת בחשבון כי למרות שלעיתים השכרת מדפסת עשויה להיות הרבה יותר זולה, צריך לשקול גם את העלות של חומרים מתכלים, כמו למשל שירותי תחזוקה, טיונר או דיו והאם הם כלולים תחת הסכם השכירות.

למה כדאי להשכיר מדפסת ולא רכוש אותה?

בחירה במדפסת להשכרה במקום רכישה של מדפסת עשויה להציע מספר יתרונות, במיוחד עבור עסקים אשר מעוניינים לנהל את העלויות שלהם לצד שמירה על גמישות. למה כדאי להשכיר מדפסת ולא לרכוש אותה?

קודם כל, בכל הנוגע להשכרה, העלויות הראשוניות יותר נמוכות, שכן השכירות מאפשרת לפרוש את העלות למשך זמן, מה שעשוי להקל על תזרים המזומנים, בעוד שרכישה של מדפסת דורשת השקעה קצת גדולה יותר מבחינת העלויות הראשוניות.

שנית, מרבית הסכמי שכירות המדפסת כוללים בתוכם גם שירותי תמיכה ותחזוקה של המדפסות, כאשר המשמעות היא שלא תצטרכו לדאוג יותר מדי לגבי עלויות התיקון למשל במידת הצורך. חברת ההשכרה תוכל לטפל בבעיות העולות ולוודא על תקינות המדפסת במשרד שלכם.

בנוסף לכל, השכרה של מדפסת עשויה לעיתים להציע גם הטבות מס, משום שתשלומים עבור שכירות וציוד משרדי לרוב נחשבים כהוצאה עסקית הניתנת לניקוי – בסוף שנת המס זה עשוי להוביל לחיסכון משמעותי עבורכם.

השכרת מדפסת למשרד וחיסכון בצורה מושכלת

השכרה של מדפסת למשרד שלכם הינה החלטה אסטרטגית אשר יכולה לחסוך לכם כספים ולספק את הגמישות הנדרשת לצד תחזוקה וראש שקט. 

על ידי הפעלת שיקול דעת קפדנית של הצרכים שלכם ובחירה נכונה של ספק, גם אתם תוכלו להבטיח למשרד שלכם את פתרונות ההדפסה הטובים ביותר. 

עם יזמקו מדפסות, תמצאו את כל הפתרונות לעסק שלכם במקום אחד. אז למה לשלם הוצאות מיותרות כשאפשר לחסוך? למידע נוסף צרו איתנו קשר.

שאלות נפוצות:

האם ניתן לשכור מדפסות משולבות הכוללות סריקה, צילום ופקס?

כן, ישנן חברות המציעות מדפסות משולבות הכוללות את כל הפונקציות הללו, מה שמקל על ניהול המשרד.

האם החוזה להשכרת המדפסת כולל תחזוקה ותיקונים?

רוב החוזים כוללים שירותי תחזוקה ותיקונים כחלק מהשירות, אך חשוב לוודא זאת מראש עם החברה המשכירה.