חיבור המדפסת לדואר האלקטרוני
המטרה המרכזית של כל בעל עסק היום היא ייעול תהליכי עבודה בשגרת היום-יום.
כאשר פעולות ומטלות מבוצעות במהירות וללא תקלות, הרבה יותר קל לנהל את העסק ואת התקשורת עם גורמים חיצוניים.
על כן, מעת לעת כדאי לבחון אלו אמצעים טכנולוגיים עומדים לרשות הארגון והאם יש אפשרות להטמיע אותם בקלות.
אחד מהפתרונות המוצעים היום בשוק הוא חיבור המדפסת לדואר האלקטרוני של העובדים, ועל כך – במאמר הבא.
במה מדובר?
האפשרות לחבר בין המדפסת לבין הדואר האלקטרוני אינה דבר חדש מאוד, ולמעשה זוהי טכנולוגיה הקיימת בשוק כבר כמה שנים.
אלא שעובדים רבים ומנהלים רבים אינם מודעים לפונקציה הזאת אף על פי שהיא קיימת במדפסת שבה הם משתמשים דרך קבע.
על כן, לפני שמתחילים לדון בשימוש בפונקציה הזאת וביתרונות שלה, חשוב להבין במה מדובר.
בעבר חיבור מחשב למדפסת היה מצריך שימוש בכבלים וכך לכל מחשב היה צורך להקציב מדפסת משלו המשרתת את צרכיו.
אלא שכיום יש כידוע אפשרות לחבר את המחשב למדפסת באופן אלחוטי. למעשה ניתן לחבר מספר מחשבים לאותה המדפסת באופן אלחוטי.
במקביל לכך, ניתן לחבר גם בין הדוא"ל לבין המדפסת באמצעות תהליך הגדרה פשוט יחסית.
בדרך כלל תהליך זה יבוצע במדפסת עצמה, כאשר על המשתמש יהיה להזין את כתובת הדוא"ל שלו.
לאחר ביצוע הפעולה הראשונית יש לבדוק כי קישור זה אכן פועל באופן תקין, ובמידת הצורך יש להיעזר באיש IT או בגורם מומחה אחר.
למה צריך את זה?
טכנולוגיית הדואר האלקטרוני נכנסה לשימוש סדיר כבר בשנות השמונים של המאה הקודמת.
למעשה בקרוב יוחל ככל הנראה החוק המחייב גם משרדי ממשלה לקבל הודעות באמצעות הדוא"ל, ולא רק באמצעות דואר ישראל או הפקס.
על כן, חשוב עוד יותר ליצור נגישות לשליחת מסמכים דרך הדוא"ל, ומומלץ כי עובדי המשרד יכירו את הפונקציה הזאת.
בזכות חיבור לדוא"ל עבור מדפסות לעסקים ניתן לסרוק מסמך כלשהו ישירות לתיבת הדוא"ל של העובד.
מרגע שהמסמך מגיע לתיבת הדוא"ל של העובד ניתן לתייק אותו בקלות ובמהירות ולשלוח אותו לעובדים אחרים ללקוחות, בהתאם לצורך.
פונקציה זו היא חשובה מאוד מכיוון שהיכולת לתייק בקלות את המסמכים השונים מאפשרת ליצור מאגר מידע זמין לשימוש מהיר בעת הצורך.
יש לציין כי את הסריקה של המסמך ניתן לשלוח באמצעות המדפסת למספר נמענים באופן מרוכז ופשוט.
אופן הביצוע
כדי לבצע את החיבור הראשוני בין המדפסת לבין כתובת הדוא"ל, ראשית יש לוודא כי המדפסת העומדת לרשות העסק כוללת פונקציה מעין זו ותומכת במפרט המבוקש.
במרבית הדגמים, במיוחד כאשר מדובר במדפסת רב תכליתית, פעולה זו קיימת, וכל שנותר הוא לוודא כי היא אכן מאפשרת תפעול פשוט.
נוסף על כך, כדי שפעולה זו תשרת את בית העסק כראוי חשוב לוודא כי ניתן לסרוק את המסמך גם על ידי הנחתו על הזכוכית וגם באמצעות הפידר העליון – רק באופן זה ניתן יהיה לסרוק במהירות מסמכים ארוכים המתפרשים על פני כמה דפים.
במידה שהמדפסת אינה כוללת פעולה זו, ניתן לרכוש מדפסת משרדית חדשה או לפנות לשירות השכרת מדפסות.
כך או כך, לפני בחירת הדגם המבוקש רצוי מאוד להתייעץ עם גורם מקצועי שיסייע להתאים לבית העסק את המדפסת הנכונה עבורו.
