מדפסת מקומית או מדפסת רשת מה עדיף?
מדפסת רשת או מקומית?
בשנים האחרונות קיימת מגמה ברורה של הגנה על הסביבה.
במסגרת זו, נעשה ניסיון ממשי לחסוך בהדפסת חומרים ולצמצם את מספר המדפסות בכל משרד.
לשם כך, בתי עסק רבים בוחרים במדפסת רשת איכותית שתשמש את כל עובדי המשרד.
אך מה ההבדל בעצם בין מדפסת מקומית לבין מדפסת רשת, והאם ישנם מקרים שבהם בכל זאת כדאי להעדיף מדפסת מקומית?
כל התשובות במאמר הבא.
מה ההבדל בין מדפסת מקומית לבין מדפסת רשת?
במרבית המשרדים, עיקר העבודה מתבצעת כיום מול המחשב.
התכתובות נעשות דרך תיבת הדואר האלקטרוני, וגם את המטלות השונות מבצעים העובדים באמצעות תוכנות מחשב כאלה ואחרות או דרך הענן.
אלא שגם היום, במקרים מסוימים אנחנו מסתייעים במדפסת.
בעזרתה אנחנו יכולים להדפיס מסמכים שונים עבור הלקוחות שלנו, להפיק עלוני מידע או להדפיס מסמכים ארוכים שקשה מאוד לקרוא ישירות ממסך המחשב המרצד.
במקרים אלו ניתן להיעזר במדפסת מקומית או במדפסת רשת.
מדפסת מקומית מחוברת ישירות למחשב שלנו ונמצאת בקרבתו, ולכן משמשת בעיקר עובד ספציפי ולא את שאר העובדים במשרד.
מדפסת רשת לעומת זאת ממוקמת בדרך כלל באזור מרכזי במשרד והיא משמשת את כלל העובדים.
מדפסת מעין זו מחוברת לראוטר של המשרד דרך כבל רשת וכך כל מחשב המחובר אליה יכול לשלוח אליה עבודות להדפסה.
מהם היתרונות של מדפסת רשת?
מדפסות לעסקים הן כלי מקצועי שהעובדים נעזרים בו מדי יום.
הדפסת חוזים, חשבוניות ומסמכים אחרים נדרשת למילוי המטלות השגרתיות של עובדים רבים.
עם זאת, אין משמעות הדבר כי עסק צריך להחזיק כמה מדפסות למשרד.
למעשה, פעמים רבות תספיק מדפסת רשת אחת. ואכן, למדפסת מסוג זה שלושה יתרונות מרכזיים:
חיסכון בכסף:
מדפסות לעסקים פועלות בדרך כלל בתפוקה גבוהה, ועל כן עלויות התחזוקה והשימוש בהן גבוהות בהתאם.
כאשר מחזיקים במשרד כמה מדפסות צריך בדרך כלל להשקיע יותר בתחזוקתן.
ביקור טכנאי עבור כל מדפסת וטונר נפרד (לעיתים מסוג שונה) לכל מדפסת עלולים להכביד על תקציב המשרד.
לעומת זאת, תחזוקה של מכונה אחת תהיה בדרך כלל זולה יותר.
מלבד זאת, כאשר יש מדפסת רשת מרכזית אחת, הרבה יותר קל לבצע בקרה מסודרת של עלויות ההדפסה, ואם לכל עובד יש קוד הפעלה אישי, קל גם לנטר את עלויות ההדפסה ולפלח אותן לפני מחלקה ולפי עובד.
חיסכון במקום:
כל מדפסת צריכה מקום משלה.
לכן, אם לכל עובד יש מדפסת מקומית משלו, יש לתכנן בקפידה את ארגון עמדות העבודה במשרד, ולוודא כי מספר שקעי החשמל אכן עונה על הצרכים.
מדפסת מרכזית לעומת זאת, תאפשר לנו חיסכון משמעותי במקום, ולכן גם עשויה לשפר את ניראות המשרד.
ניהול קל:
אין ספק כי כאשר ישנה מכונת הדפסה אחת, ניהול שירותי ההדפסה של המשרד הופך להיות הרבה יותר קל.
הזמנת חומרי ההדפסה נעשית דרך ספק מרכזי אחד, וגם כאשר יש צורך בתיקון או החלפה של המכונה, ניתן לעשות זאת בקלות.
הניהול הנוח מוביל לחיסכון בזמן עבודה ומגביר את היעילות באופן משמעותי.
מתי כדאי להשתמש במדפסת מקומית?
כפי שניתן להיווכח, כאשר רוכשים מדפסת למשרד, יש למדפסת הרשת יתרונות רבים על פני המדפסת המקומית.
ובכל זאת, ישנם מקרים שבהם כדאי בכל זאת לשקול לרכוש או לשכור מדפסת מקומית:
שיקולי אבטחה:
במקרים שבהם המדפסת משמשת להפקת חומרים סודיים או רגישים, ניתן להיעזר במדפסת מקומית.
מדפסת מעין זו תהיה סמוכה לעובד הספציפי וכך ניתן לצמצם את הסיכון לחשיפתם של החומרים הרגישים.
עם זאת, חשוב לדעת כי גם במדפסות הרשת ישנם היום פתרונות מתקדמים כגון קוד אישי המאפשר להשלים את עבודת ההדפסה רק לאחר שהעובד הגיע פיזית למדפסת והקליד את הקוד שלו.
טיפול בלקוחות:
מדפסות לעסקים משמשות אותנו לעיתים קרובות לצורך הדפסת חשבוניות או קבלות ללקוחות.
במקרה זה, מומלץ מאוד כי לנותן השירות תהיה גישה מהירה למדפסת קרובה.
במקרים אלו, מדפסת רשת מרוחקת תקשה על העובד להעניק ללקוח טיפול מהיר ואיכותי, ותוביל לבזבוז זמן מיותר.
שיקולי נוחות:
במשרדים גדולים, לכל עובד חדר משלו, ולעיתים כל מחלקה נמצאת בקומה נפרדת ומרוחקת מהשנייה.
במצב זה, מדפסת רשת עלולה להיות מאוד לא נוחה;
העובד יידרש בכל פעם לקום ממושבו וללכת מרחק גדול יחסית עד למדפסת המרכזית.
במצב זה ניתן להיעזר במדפסת מקומית, או לרכוש מדפסת רשת אחת שתשמש אזור מסוים במשרד.
נקודות חשובות נוספות לפני בחירת המדפסת
לכל מדפסת יתרונות משלה, וכאשר בוחרים אותה יש להתחשב בצרכים של כל משרד ובצורכי העובדים.
עם זאת, בין אם אתם בוחרים במדפסת רשת ובין אם אתם מעדיפים מדפסת מקומית, ישנם שיקולים מרכזיים החוזרים על עצמם תמיד:
הדפסה דו-צדדית:
זוהי אחת הפונקציות המועילות ביותר, וכדאי לוודא שהיא קיימת במדפסת.
הדפסה דו צדדית מאפשרת לנו לחסוך בדפים, וכך היא גם מטיבה עם הסביבה ואף חסכונית בכסף.
קוד הפעלה:
מאפיין זה חשוב במיוחד אם בחרתם מדפסת רשת.
הקצאת קוד הפעלה אישי לעובד תאפשר לכם לבצע בקרה אחר שירותי ההדפסה במשרד, ותבטיח כי רק העובד הספציפי יוכל להדפיס במדפסת המרכזית את העובדה ששלח אליה.
לסיכום, לכל סוג מדפסת יתרונות ושימושים משלה.
לכן, לפני רכישתה של מדפסת חדשה, מומלץ לבצע אפיון צרכים מקיף, ולהתייעץ עם חברה המתמחה בתחום המיכון המשרדי כמו יזמקו.
